標準物質臺賬管理制度一、總則（一）目的為加強公司標準物質的管理，規范標準物質臺賬的建立、使用、維護和更新，確保標準物質的準確性、完整性和可追溯性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及標準物質的采購、驗收、儲存、使用、發放、校準、報廢等環節的管理。（三）職責分工1.質量管理部門負責標準物質臺賬管理制度的制定、修訂和監督執行。負責標準物質的整體規劃和需求審核。定期組織對標準物質臺賬的檢查和審計。2.采購部門根據質量管理部門的需求計劃，負責標準物質的采購工作。確保所采購的標準物質符合相關標準和規定，并提供有效的質量證明文件。3.倉庫管理部門負責標準物質的驗收、儲存和發放管理。建立標準物質庫存臺賬，記錄標準物質的出入庫情況。確保標準物質的儲存條件符合要求，保證其質量穩定。4.使用部門負責本部門標準物質的領用、使用和日常保管。按照規定的方法和要求正確使用標準物質，并做好使用記錄。定期對使用的標準物質進行盤點，發現問題及時報告。二、標準物質臺賬的建立（一）臺賬內容標準物質臺賬應詳細記錄每一種標準物質的基本信息，包括但不限于：1.名稱：標準物質的通用名稱和商品名稱。2.編號：標準物質的唯一標識編號。3.規格：標準物質的濃度、含量、純度等技術指標。4.生產廠家：標準物質的生產企業名稱。5.證書編號：標準物質附帶的證書編號。6.有效期：標準物質的有效期限。7.購置日期：標準物質的采購時間。8.采購價格：標準物質的采購成本。9.存放位置：標準物質在倉庫中的具體存放地點。10.使用記錄：包括使用日期、使用人、使用量、用途等信息。（二）臺賬格式標準物質臺賬應采用電子表格或專門的管理軟件進行記錄，確保數據的準確性和可查詢性。臺賬格式應包括表頭信息和詳細的數據記錄行，表頭信息應明確各列所代表的內容。（三）建立流程1.采購部門在采購標準物質后，應及時將標準物質的相關信息傳遞給倉庫管理部門。2.倉庫管理部門收到標準物質后，按照臺賬內容要求進行驗收，并將驗收合格的標準物質信息錄入臺賬。3.質量管理部門對錄入的臺賬信息進行審核，確保信息的準確性和完整性。審核通過后，臺賬正式建立。三、標準物質的采購與驗收（一）采購計劃1.使用部門根據工作需要，提前向質量管理部門提交標準物質需求計劃，明確標準物質的名稱、規格、數量、預計使用時間等信息。2.質量管理部門對需求計劃進行審核，結合公司庫存情況和標準物質的有效期，制定合理的采購計劃。采購計劃應報公司相關領導審批后執行。（二）供應商選擇1.采購部門應選擇具有良好信譽和資質的供應商，優先選擇通過質量管理體系認證的企業。2.對供應商提供的標準物質進行評估，包括其生產能力、質量控制水平、售后服務等方面。評估合格的供應商列入公司合格供應商名錄。（三）采購合同1.采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確標準物質的名稱、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式等條款。2.采購合同應確保所采購的標準物質符合國家相關標準和公司的使用要求。（四）驗收1.標準物質到貨后，倉庫管理部門應按照采購合同和相關標準進行驗收。驗收內容包括外觀、包裝、數量、規格、證書等。2.對標準物質的質量進行檢驗，可采用與已知標準物質進行比對、送第三方檢測機構檢測等方式。3.驗收合格的標準物質，倉庫管理部門填寫驗收記錄，并在臺賬中更新相關信息；驗收不合格的標準物質，應及時與供應商聯系，辦理退換貨手續。四、標準物質的儲存與保管（一）儲存條件1.根據標準物質的特性和要求，設置專門的儲存場所，確保儲存條件符合標準物質證書規定的要求。儲存場所應具備溫度、濕度控制設施，以及防火、防潮、防蟲、防鼠等安全措施。2.對有特殊儲存要求的標準物質，如低溫儲存、避光儲存等，應嚴格按照要求進行儲存。（二）分類存放1.標準物質應按照類別、性質、有效期等進行分類存放，便于查找和管理。2.不同類別的標準物質應分開存放，避免相互污染或混淆。（三）標識管理1.在標準物質的儲存容器上應貼上明顯的標識，注明標準物質的名稱、編號、規格、有效期等信息。2.標識應清晰、牢固，易于識別。（四）庫存盤點1.倉庫管理部門應定期對標準物質進行庫存盤點，確保賬物相符。盤點周期一般為每月或每季度一次。2.盤點過程中發現的賬物不符情況，應及時查明原因，并進行相應的調整和處理。對盤盈或盤虧的標準物質，應填寫盤點報告，報質量管理部門審核。五、標準物質的使用與發放（一）領用流程1.使用部門需要領用標準物質時，應填寫標準物質領用申請表，注明標準物質的名稱、編號、規格、數量、用途等信息。2.領用申請表經部門負責人簽字審批后，提交給倉庫管理部門。3.倉庫管理部門根據領用申請表，核實庫存情況，如庫存充足，則辦理發放手續；如庫存不足，應及時通知采購部門進行采購。（二）發放記錄1.倉庫管理部門在發放標準物質時，應填寫標準物質發放記錄，記錄發放日期、領用部門、領用人、標準物質名稱、編號、規格、數量等信息。2.發放記錄應妥善保存，以備查詢。（三）使用要求1.使用部門應按照標準物質證書規定的方法和要求正確使用標準物質，確保使用過程的準確性和可靠性。2.使用人員在使用標準物質前，應對標準物質的外觀、包裝、有效期等進行檢查，如發現問題應及時報告。3.使用過程中應做好使用記錄，記錄使用日期、使用人、使用量、用途、剩余量等信息。使用記錄應真實、完整，可追溯。六、標準物質的校準與期間核查（一）校準計劃1.質量管理部門應根據標準物質的特性和使用情況，制定校準計劃。校準計劃應明確校準周期、校準方法、校準機構等信息。2.校準周期應根據標準物質的穩定性、使用頻率等因素合理確定，一般不超過標準物質證書規定的有效期。（二）校準實施1.按照校準計劃，定期將標準物質送有資質的校準機構進行校準。校準機構應具備相應的計量認證資質。2.校準機構出具的校準證書應包含標準物質的校準結果、不確定度等信息。倉庫管理部門收到校準證書后，應及時將校準結果錄入臺賬，并更新相關信息。（三）期間核查1.在兩次校準期間，應對標準物質進行期間核查，以確保其準確性和可靠性。期間核查可采用與已知標準物質進行比對、穩定性考察等方法。2.期間核查應制定詳細的核查方案，明確核查方法、核查周期、核查人員等信息。核查結果應記錄在案，如發現標準物質出現異常情況，應及時采取措施進行處理。七、標準物質的報廢與處置（一）報廢條件1.標準物質超過有效期且無使用價值的。2.標準物質在儲存或使用過程中出現質量問題，經檢驗確認無法滿足使用要求的。3.因公司業務調整或其他原因，不再需要使用的標準物質。（二）報廢申請1.使用部門或倉庫管理部門發現標準物質符合報廢條件時，應填寫標準物質報廢申請表，注明標準物質的名稱、編號、規格、數量、報廢原因等信息。2.報廢申請表經部門負責人簽字審批后，提交給質量管理部門。（三）報廢審批1.質量管理部門對報廢申請進行審核，必要時可組織相關人員進行現場核實。審核通過后，報公司相關領導審批。2.經公司領導批準后的報廢標準物質，方可進行處置。（四）處置方式1.對報廢的標準物質，應根據其性質和環保要求，選擇合適的處置方式，如回收、銷毀等。2.處置過程應做好記錄，記錄處置日期、處置方式、處置人員等信息。處置記錄應妥善保存，以備查閱。八、監督與考核（一）監督檢查1.質量管理部門定期對標準物質臺賬的管理情況進行監督檢查，檢查內容包括臺賬的建立、使用、維護、更新等方面。2.對標準物質的采購、驗收、儲存、使用、發放、校準、報廢等環節進行不定期抽查，確保各項管理工作符合制度要求。（二）考核機制1.建立標準物質臺賬管