檔案公司檔案管理制度一、總則1.目的為加強檔案公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，提高檔案利用效率，特制定本制度。本制度旨在規范檔案公司各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀及利用等工作流程，保障公司正常運營及業務開展。2.適用范圍本制度適用于檔案公司全體員工及在公司從事相關業務活動涉及檔案管理的外部人員。涵蓋公司各類業務檔案，包括但不限于文書檔案、業務合同檔案、客戶檔案、財務檔案、人事檔案等。3.基本原則集中統一原則。檔案由公司指定的檔案管理部門統一管理，確保檔案管理的一致性和規范性。真實性原則。檔案應如實反映公司各項業務活動的真實情況，不得偽造、篡改檔案內容。完整性原則。全面收集、整理與公司業務相關的各類檔案，保證檔案信息的完整無缺。保密性原則。嚴格遵守國家保密法律法規，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。方便利用原則。建立科學合理的檔案檢索體系，便于公司內部及外部授權人員快速準確地查閱和利用檔案。二、檔案管理部門及職責1.檔案管理部門設置公司設立獨立的檔案管理部，負責統籌規劃、組織實施公司的檔案管理工作。檔案管理部配備專業的檔案管理人員，明確各崗位的職責分工，確保檔案管理工作的順利開展。2.檔案管理部職責制定和完善公司檔案管理制度，并負責組織實施和監督檢查。負責公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的有序存放。建立檔案信息管理系統，對檔案進行信息化錄入、存儲和檢索，提高檔案管理的效率和準確性。定期對檔案進行鑒定，提出檔案保管期限的調整建議，對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規定程序進行銷毀。負責檔案的安全保管工作，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的實體安全。同時，做好檔案信息的安全保密工作，防止檔案信息泄露。為公司內部各部門及外部有關單位提供檔案查閱、借閱等服務，做好檔案利用登記和跟蹤管理工作。組織開展檔案業務培訓，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平。參與公司重大項目和重要業務活動的檔案管理工作，確保項目檔案的完整、準確和規范。三、檔案的收集與整理1.檔案收集范圍文書檔案：包括公司各類文件、通知、報告、請示、批復、會議紀要、工作計劃與總結等。業務合同檔案：涵蓋公司簽訂的各類業務合同、協議、意向書等。客戶檔案：涉及公司客戶的基本信息、業務往來記錄、服務反饋等資料。財務檔案：包含會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料等。人事檔案：員工個人基本信息、入職離職手續、工資福利記錄、培訓考核資料等。項目檔案：針對公司各類項目形成的立項文件、項目計劃、技術資料、驗收報告等。其他檔案：如公司榮譽證書、資質文件、宣傳資料、知識產權相關資料等。2.檔案收集要求各部門應指定專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案資料及時、準確、完整地移交至檔案管理部。檔案形成部門應在業務活動結束后[X]個工作日內，將相關檔案資料整理齊全并移交檔案管理部。對于重要緊急的檔案，應及時移交。檔案收集過程中，要對檔案資料進行初步審核，確保資料的真實性、完整性和有效性。對于不符合要求的檔案，應及時退回形成部門補充或修正。3.檔案整理方法檔案管理部按照檔案的類別和形成時間，對收集到的檔案進行分類整理。文書檔案按照年度保管期限機構（問題）進行分類，業務合同檔案按照業務類型合同簽訂時間進行分類，客戶檔案按照客戶名稱檔案形成時間進行分類等，確保分類科學合理，便于查找和管理。每份檔案應編制唯一的檔案編號，編號應體現檔案類別、年度和順序號等信息。例如，文書檔案的編號格式為：WS[年度][順序號]；業務合同檔案編號格式為：HT[業務類型代碼][簽訂年度][順序號]。對檔案進行編目，編制檔案目錄。檔案目錄應包含檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、頁數等信息。同時，根據檔案的實際情況，編制相應的檢索工具，如文號索引、合同索引、客戶索引等，方便快速查找檔案。對檔案進行裝訂，去除金屬物，破損的檔案應進行修復或復制。裝訂應整齊牢固，便于翻閱和保存。四、檔案的保管1.檔案保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應永久保存。如公司成立以來的重要章程、制度、決議、重大項目資料、財務審計報告等。長期保管：保管期限為[X]年的檔案，主要是反映公司一般業務活動，在較長時間內對公司有查考利用價值的檔案。如一般業務合同、中期項目檔案、常規人事檔案等。短期保管：保管期限為[X]年的檔案，是指在較短時間內對公司有參考價值的檔案。如一般性的文件、臨時性業務資料等。2.檔案庫房管理設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備良好的通風、防潮、防火、防蟲、防盜等條件。檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、滅火器、防蟲藥品、防盜門窗等，確保檔案的安全保管。檔案庫房應劃分不同的區域，分別存放不同類別的檔案，并設置明顯的標識牌。檔案應按照編號順序排列上架，便于查找和管理。定期對檔案庫房進行檢查和維護，及時發現和處理檔案保管中存在的問題。如對庫房設施設備進行檢查維修，對檔案進行清點核對等。3.電子檔案保管建立電子檔案管理系統，對公司各類電子檔案進行集中存儲和管理。電子檔案應與紙質檔案同步整理、編號和編目。對電子檔案進行定期備份，備份數據應存儲在不同的介質上，并分別存放在不同的地點。備份周期為[X]月/季/年，具體根據檔案的重要性和存儲容量而定。嚴格控制電子檔案的訪問權限，設置不同的用戶角色和權限級別。只有經過授權的人員才能訪問和操作電子檔案，確保電子檔案的信息安全。定期對電子檔案管理系統進行維護和升級，保證系統的正常運行。同時，對電子檔案的存儲介質進行定期檢查和更換，防止數據丟失。五、檔案的鑒定與銷毀1.檔案鑒定原則根據檔案的保管期限、價值和現實利用情況，定期對檔案進行鑒定。檔案鑒定工作應遵循全面審查、慎重決定的原則，確保鑒定結果的準確性和客觀性。鑒定工作由檔案管理部牽頭，組織公司內部相關部門的人員組成鑒定小組進行。2.檔案鑒定方法鑒定小組對檔案進行逐卷審查，根據檔案的內容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案的保存價值。對于保管期限已滿的檔案，重點審查其是否仍具有查考利用價值。如涉及未了結的債權債務、法律糾紛等事項的檔案，應繼續保存，直至相關事項處理完畢。對于已失去保存價值的檔案，填寫檔案鑒定審批表，詳細說明檔案的名稱、數量、保管期限、鑒定理由等信息。3.檔案銷毀程序檔案鑒定審批表經檔案管理部負責人審核、公司分管領導批準后，方可進行檔案銷毀。檔案銷毀應在指定的地點進行，采用適當的銷毀方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。檔案銷毀過程中，應安排專人負責監銷，并在銷毀清冊上簽字確認。銷毀清冊應注明檔案的名稱、數量、銷毀時間、銷毀方式等信息，作為檔案銷毀的憑證，永久保存。六、檔案的利用1.檔案查閱權限公司內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容、查閱期限等信息，經所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部。檔案管理部根據查閱申請表，對查閱權限進行審核。一般檔案，由檔案管理部負責人批準；涉及公司機密的檔案，需經公司分管領導批準。查閱檔案時，查閱人員應在檔案查閱登記薄上如實填寫查閱日期、檔案名稱、查閱人姓名、查閱內容等信息。禁止未經授權的人員查閱檔案。對于涉及公司機密的檔案，查閱人員應嚴格遵守保密規定，不得擅自復印、拍照、傳播檔案內容。2.檔案借閱規定公司內部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經所在部門負責人、檔案管理部負責人簽字同意后，提交公司分管領導審批。檔案借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前向檔案管理部辦理續借手續。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、污損、抽取、撤換、添加等。如有檔案損壞或丟失，借閱人員應承擔相應的賠償責任。檔案借閱歸還時，檔案管理部應對檔案進行檢查，確認檔案完好無損后，辦理歸還手續，并在檔案借閱登記薄上注明歸還日期。3.檔案利用統計與分析檔案管理部應建立檔案利用統計制度，定期對檔案查閱、借閱的人次、內容、目的等進行統計分析。通過檔案利用統計分析，了解公司業務活動對檔案的需求情況，評估檔案管理工作的成效，為檔案管理工作的改進提供依據。根據檔案利用統計結果，對檔案管理工作中存在的問題及時進行調整和完善，如優化檔案檢索體系、增加檔案編研成果等，提高檔案利用效率和服務質量。七、檔案管理人員職責與考核1.檔案管理人員職責檔案管理人員應嚴格遵守國家法律法規和公司檔案管理制度，認真履行檔案管理職責。負責檔案的日常收集、整理、保管、鑒定、銷毀及利用等工作，確保檔案管理工作的規范、有序進行。熟練掌握檔案管理業務知識和技能，不斷提高檔案管理水平。積極參加檔案業務培訓和學習交流活動，及時了解和掌握檔案管理的新政策、新技術、新方法。做好檔案庫房的安全管理工作，定期檢查庫房設施設備，及時發現和處理安全隱患。同時，嚴格遵守檔案信息安全保密制度，防止檔案信息泄露。熱情接待檔案查閱、借閱人員，提供優質高效的檔案利用服務。耐心解答查閱人員的咨詢，幫助查閱人員查找所需檔案，做好檔案利用登記和跟蹤管理工作。積極配合公司內部各部門及外部有關單位的檔案管理工作，及時提供所需的檔案資料，協助解決檔案管理工作中存在的問題。2.檔案管理人員考核檔案管理部制定檔案管理人員考核辦法，建立科學合理的考核指標體系。考核指標應包括工作業績、專業能力、工作態度、團隊協作等方面。檔案管理人員的考核采取年度考核與日常考核相結合的方式。年度考核于每年年底進行，日常考核根據檔案管理工作的實際情況隨時開展。考核結果分為優秀、合格、不合格三個等次。對于考核優秀的檔案管理人員，給予表彰和獎勵；對于考核不合格的檔案管理人員，根據具體情況進行批評教育、調整崗位或解除勞動合同等處理。將檔案管理人員考核結果作為檔案管理部績效評估和薪酬分配的重要依據，激