檔案制度安全管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所指檔案是指公司在各項經(jīng)營活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，對檔案進行分類、編號、整理、存放等工作。3.負責(zé)檔案的收集、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等日常管理工作。4.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案的安全與完整。5.為公司各部門及員工提供檔案查詢、借閱等服務(wù)。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確一名兼職檔案員，負責(zé)本部門檔案工作的日常管理，確保檔案的及時歸檔和安全保管。3.配合檔案管理部門做好檔案的清查、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作。4.在檔案管理部門的指導(dǎo)下，正確使用和維護本部門的檔案。（三）員工職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，妥善保管個人在工作中形成的各類文件資料。2.及時將應(yīng)歸檔的文件資料移交本部門兼職檔案員或檔案管理部門。3.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查閱、復(fù)制、轉(zhuǎn)借、銷毀公司檔案。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷過程中形成的各類文件，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。2.公司各項規(guī)章制度、操作規(guī)程、管理辦法等。3.公司各類會議文件、記錄、紀(jì)要等。4.公司業(yè)務(wù)活動中形成的合同、協(xié)議、訂單、報價單、發(fā)票等。5.公司員工的人事檔案，包括入職登記表、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核材料、獎懲記錄等。6.公司財務(wù)檔案，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。7.公司固定資產(chǎn)檔案，如購置合同、發(fā)票、驗收報告、使用說明書等。8.公司項目檔案，包括項目立項文件、可行性研究報告、項目計劃、項目總結(jié)等。9.公司榮譽檔案，如獲獎證書、榮譽牌匾等。10.其他具有保存價值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)建立健全文件資料收集制度，明確專人負責(zé)，確保文件資料的及時收集。2.收集的文件資料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、真實，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)同時收集其對應(yīng)的紙質(zhì)文件，并確保兩者內(nèi)容一致。（三）歸檔時間1.當(dāng)年形成的文件資料，一般應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.跨年度的項目文件，應(yīng)在項目結(jié)束后三個月內(nèi)完成歸檔。（四）歸檔流程1.各部門兼職檔案員對收集到的文件資料進行初步整理，按照檔案分類方案進行分類、編號、編目等工作。2.編制檔案移交清單，一式兩份，一份隨檔案移交檔案管理部門，一份留存本部門備查。3.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，核對檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與移交部門溝通，要求其補充或更正。4.審核無誤后，檔案管理部門在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，將檔案妥善存放，并建立檔案臺賬。四、檔案的整理與分類（一）整理原則1.遵循文件資料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.便于保管和利用，提高檔案管理效率。（二）分類方法1.公司檔案分為行政管理類、人事管理類、財務(wù)管理類、業(yè)務(wù)管理類、項目管理類、聲像檔案類、實物檔案類等七大類。2.行政管理類檔案包括公司文件、會議文件、規(guī)章制度、證照印章等。3.人事管理類檔案包括員工人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案、獎懲檔案等。4.財務(wù)管理類檔案包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。5.業(yè)務(wù)管理類檔案包括市場調(diào)研、銷售合同、采購合同、客戶檔案等。6.項目管理類檔案包括項目立項、計劃、實施、驗收等過程中形成的文件資料。7.聲像檔案類包括照片、錄音帶、錄像帶、光盤等。8.實物檔案類包括公司榮譽牌匾、獎杯、證書等。（三）編號規(guī)則1.檔案編號采用“分類號+年度+流水號”的結(jié)構(gòu)。2.分類號按照上述分類方法進行編制，用大寫字母表示。3.年度用公元紀(jì)年的四位數(shù)字表示。4.流水號按照檔案形成的先后順序依次編寫，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。（四）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.檔案目錄應(yīng)打印或手寫清晰、整齊，一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨存放。3.定期對檔案目錄進行更新，確保與檔案實際情況一致。五、檔案的保管（一）保管期限1.公司檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷的相關(guān)文件，公司章程，重要會議記錄，年度財務(wù)報告等。3.長期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括一般性業(yè)務(wù)文件、人事檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要包括臨時性文件、一般性報表等。（二）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和編號順序進行存放。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（三）保管措施1.對檔案進行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。2.加強檔案的安全保衛(wèi)工作，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進入檔案庫房。3.對電子檔案應(yīng)進行備份，并存儲在不同的介質(zhì)上，分別存放于不同的地點。4.定期對檔案進行盤點，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量與檔案臺賬一致。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的。2.公司員工因個人工作需要查閱本人人事檔案的。3.外單位因工作需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，并經(jīng)本部門負責(zé)人簽字同意。2.檔案管理部門對《檔案查閱申請表》進行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并告知查閱人查閱檔案的地點和注意事項。3.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。查閱時應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換等。4.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進行登記和收費。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對檔案進行檢查，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）借閱管理1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等，并經(jīng)本部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意。2.檔案管理部門根據(jù)批準(zhǔn)的《檔案借閱申請表》，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人發(fā)放檔案，并登記借閱檔案的編號、名稱、數(shù)量、借閱時間、歸還時間等信息。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、公開檔案內(nèi)容。如因特殊情況需要延長借閱時間，應(yīng)提前向檔案管理部門申請。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還時間內(nèi)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人擔(dān)任組長，各部門兼職檔案員為成員。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行鑒定。2.對保管期滿且確無保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對檔案進行清查，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對需要鑒定的檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。3.對擬銷毀的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，并附檔案鑒定工作報告，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門組織實施檔案銷毀工作。（四）銷毀方法1.對紙質(zhì)檔案，采用粉碎、焚燒等方法進行銷毀。2.對電子檔案，采用格式化、刪除等方法進行銷毀，并確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。（五）銷毀記錄1.檔案銷毀時，應(yīng)安排專人負責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。2.銷毀清單應(yīng)包括檔案編號、名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等內(nèi)容，并歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為公司經(jīng)營決策提供有力支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案信息的錄入與維護，包括檔案的基本信息、目錄信息、全文信息等。2.檔案的檢索與查詢，提供多種檢索方式，方便用戶快速查找所需檔案。3.檔案的借閱與歸還管理，實現(xiàn)網(wǎng)上申請、審批和辦理借閱手續(xù)。4.檔案的統(tǒng)計與分析，對檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進行統(tǒng)計分析。5.檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、訪問控制、加密存儲等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.