橋涵技術檔案管理制度一、總則（一）目的為加強橋涵技術檔案的科學管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發揮檔案在橋涵建設、維護和管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部涉及橋涵技術相關的各類檔案管理工作，包括橋涵規劃設計文件、施工過程資料、檢測報告、維護記錄等。（三）基本原則1.集中統一管理原則橋涵技術檔案由公司指定的檔案管理部門集中統一管理，確保檔案的系統性和完整性。2.真實性原則歸檔的檔案必須真實反映橋涵建設、維護的實際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則涵蓋橋涵從規劃到報廢全過程的各類技術文件、資料，保證檔案的全面性。4.保密性原則對涉及橋涵技術機密的檔案，嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善橋涵技術檔案管理的各項規章制度，并組織實施。2.集中接收、整理、保管橋涵技術檔案，建立檔案數據庫，實現檔案信息化管理。3.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的質量和安全。4.為公司內部各部門及外部相關單位提供檔案查閱、借閱服務。（二）橋涵技術部門職責1.負責本部門產生的橋涵技術文件、資料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交檔案管理部門。2.在橋涵建設、維護過程中，及時將各類技術資料按要求整理歸檔，確保資料的真實、準確和完整。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）項目負責人職責1.對項目全程形成的橋涵技術檔案負總責，確保項目檔案的及時歸檔和質量。2.督促項目成員按時完成檔案整理工作，協調解決檔案管理過程中出現的問題。3.審核項目檔案的完整性和準確性后，向檔案管理部門辦理移交手續。三、檔案收集（一）收集范圍1.橋涵規劃階段：項目建議書、可行性研究報告、規劃設計圖紙及相關批復文件。2.設計階段：初步設計文件、施工圖設計文件、設計變更文件、設計交底記錄等。3.施工階段：施工組織設計、施工方案、施工技術交底、原材料及構配件質量證明文件、試驗檢測報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質量驗收記錄、工程質量事故處理記錄、施工日志、工程照片及影像資料等。4.監理階段：監理規劃、監理細則、監理月報、監理通知單、工程質量評估報告等。5.竣工驗收階段：竣工驗收報告、竣工圖、工程質量保修書等。6.維護階段：維護計劃、維護記錄、維修報告、結構檢測報告等。（二）收集要求1.各部門和項目人員應按照檔案形成的規律和特點，及時收集本部門或項目產生的各類橋涵技術文件、資料，不得延誤。2.收集的檔案應字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，紙質文件應采用耐久性強的書寫材料，電子文件應格式規范、存儲安全。3.對于外來文件，如上級主管部門的批復、相關單位的技術資料等，應及時登記接收并存檔。四、檔案整理（一）分類原則根據橋涵技術檔案的來源、時間、內容等因素，按照以下分類方法進行整理：1.工程前期文件：包括規劃、設計階段的各類文件。2.施工文件：涵蓋施工全過程的技術資料。3.監理文件：監理工作中形成的各類文件。4.竣工驗收文件：工程竣工驗收相關的文件資料。5.維護文件：橋涵維護過程中的各類記錄。（二）整理方法1.紙質檔案按照分類方案，將每份文件材料進行編號，并編制目錄。目錄應包括文件編號、題名、日期、頁號、備注等內容。對每份文件進行裝訂，保持文件的整齊和牢固。裝訂時應去除金屬物，破損文件應進行裱糊或修補。將整理好的文件材料按照分類順序裝入檔案盒，并在盒脊上標明類別、年度、保管期限等信息。2.電子檔案按照分類要求，建立電子文件夾結構，將電子文件分類存儲。對電子文件進行命名，命名規則應清晰反映文件的內容、時間等信息，便于查找和管理。建立電子文件索引目錄，記錄電子文件的文件名、存儲路徑、日期等信息，方便快速檢索。五、檔案保管（一）保管期限橋涵技術檔案的保管期限根據檔案的重要性和歷史價值分為永久、長期和短期三種：1.永久保管的檔案：反映橋涵建設項目全貌、具有重要歷史和現實意義的文件，如項目建議書、可行性研究報告、竣工驗收報告等。2.長期保管的檔案：保存期限為30年的檔案，主要包括施工過程中的重要技術資料、監理文件等。3.短期保管的檔案：保存期限為10年的檔案，如一般性的施工記錄、試驗檢測報告等。（二）保管條件1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內配備必要的檔案裝具，如檔案架、檔案盒等，并保持整潔衛生。3.對電子檔案，應建立安全可靠的存儲系統，定期進行備份，防止數據丟失。（三）檔案清查1.定期對橋涵技術檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數量和質量準確無誤。2.清查內容包括檔案的數量、保管狀況、存儲位置等，對清查中發現的問題及時進行處理，如檔案損壞的修復、丟失檔案的查找等。3.建立檔案清查記錄，將清查時間、范圍、結果等信息詳細記錄，并存檔備查。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據檔案的保管期限和現實利用價值，定期對橋涵技術檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、橋涵技術部門、項目負責人等相關人員組成。鑒定小組負責對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。（三）銷毀程序1.經鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制銷毀清冊，清冊應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內容。2.銷毀清冊經檔案管理部門負責人審核，報公司主管領導批準后實施銷毀。3.檔案銷毀應采用安全可靠的方式，如焚燒、粉碎等，并由兩人以上監銷，確保檔案信息徹底銷毀。4.銷毀工作完成后，監銷人員應在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊存檔。七、檔案查閱與借閱（一）查閱規定1.公司內部各部門因工作需要查閱橋涵技術檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經部門負責人簽字后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應在場監督，查閱人員只能在指定地點查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或拆卷。如需復印檔案，應經檔案管理部門同意，并按規定辦理復印手續。（二）借閱規定1.因特殊原因需要借閱橋涵技術檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由和歸還時間，經部門負責人和檔案管理部門負責人簽字，報公司主管領導批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應辦理續借手續。3.借閱人員應對所借檔案妥善保管，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄或泄露檔案內容。如發生檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應承擔相應責任。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案數量和完整性，確認無誤后辦理歸還手續。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的橋涵技術檔案信息化管理系統，實現檔案的電子歸檔、存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作的效率和質量。（二）信息化管理內容1.檔案數字化對紙質橋涵技術檔案進行數字化處理，通過掃描、圖像處理等技術，將紙質檔案轉化為電子圖像，實現檔案的長期保存和便捷利用。2.電子檔案管理系統建設開發或選用適合公司檔案管理需求的電子檔案管理系統，實現電子檔案的分類存儲、元數據錄入、權限管理、檢索查詢等功能。3.數據安全與備份建立數據安全保障機制，采取數據加密、訪問控制、定期備份等措施，確保電子檔案數據的安全和完整。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握電子檔案管理系統的操作，