檔案行業部門管理制度一、總則1.目的本管理制度旨在規范檔案行業部門的各項工作流程，確保檔案的收集、整理、保管、利用等環節的標準化、規范化和科學化，提高檔案管理工作的質量和效率，為公司的發展提供有力的支持和保障。2.適用范圍本制度適用于檔案行業部門全體工作人員，包括檔案管理人員、檔案整理人員、檔案利用服務人員等。3.基本原則真實性原則：檔案應如實反映公司各項業務活動的實際情況，確保檔案內容的真實性和可靠性。完整性原則：全面收集和整理公司在各個業務領域形成的各類檔案，保證檔案的完整性和系統性。安全性原則：采取有效的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。便利性原則：檔案管理應便于檢索、查詢和利用，提高檔案服務工作的效率和質量，滿足公司各部門及相關人員對檔案信息的需求。二、檔案管理職責分工1.部門負責人職責全面負責檔案行業部門的日常管理工作，制定部門工作計劃和目標，并組織實施。協調與公司其他部門的關系，確保檔案管理工作與公司整體業務工作的有效銜接。審核檔案管理制度、流程和標準，監督檔案管理工作的執行情況，定期對部門工作進行總結和評估，及時發現并解決存在的問題。負責檔案管理工作所需資源的配置和調配，包括人員、設備、經費等，保障檔案管理工作的正常開展。2.檔案管理人員職責負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等基礎工作，確保檔案的規范化和標準化。建立和維護檔案管理系統，錄入檔案信息，實現檔案的電子化管理，方便檔案的查詢和利用。對檔案進行定期檢查和清點，及時發現檔案的損壞、丟失等問題，并采取相應的措施進行處理。按照檔案保管期限和保密要求，對檔案進行妥善保管，做好檔案庫房的安全管理工作，包括防火、防潮、防蟲、防盜等。負責接待檔案利用者，按照規定為其提供檔案查閱、借閱等服務，并做好登記和記錄工作。3.檔案整理人員職責根據檔案分類標準和整理規范，對各類檔案進行分類整理，確保檔案的條理清晰、排列有序。對檔案進行編目和編號，編制檔案目錄和檢索工具，方便檔案的查找和利用。協助檔案管理人員進行檔案的裝訂和裝盒工作，保證檔案的整齊美觀和牢固耐用。對整理過程中發現的檔案問題，及時反饋給檔案管理人員，并協助進行處理。4.檔案利用服務人員職責負責受理檔案利用申請，對申請進行審核，確保申請的合理性和合規性。根據檔案利用者的需求，提供檔案查閱、借閱等服務，協助利用者查找和獲取所需檔案信息。對檔案利用情況進行登記和記錄，包括利用時間、利用者姓名、利用目的、利用檔案內容等，建立檔案利用臺賬。向檔案利用者宣傳檔案利用的相關規定和注意事項，提醒利用者保護檔案的安全和機密。定期對檔案利用情況進行統計和分析，總結檔案利用工作中存在的問題和需求，為檔案管理工作的改進提供參考依據。三、檔案收集1.收集范圍公司在經營管理活動中形成的各類文件材料，包括但不限于行政文件、財務文件、業務合同、技術資料、人事檔案、項目檔案等。公司對外交往中形成的文件材料，如信函、傳真、電子郵件、會議紀要、協議等。公司內部各部門在工作過程中產生的文件材料，如工作計劃、總結、報告、報表、記錄等。公司員工個人在工作中形成的與公司業務相關的文件材料，如工作筆記、調研報告、技術方案等。公司獲得的榮譽證書、資質證書、專利證書等相關文件材料。2.收集要求各部門應指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。文件材料應齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續完備，底稿與正文、附件等應一并收集。對于電子文件，應同時收集其元數據信息，保證電子文件的真實性和完整性。電子文件應采用通用格式存儲，并定期進行備份，防止數據丟失。各部門應在文件材料形成后的規定時間內，將其整理后移交至檔案行業部門。檔案行業部門應及時對接收的文件材料進行核對和登記，發現問題及時與移交部門溝通解決。3.收集流程各部門文件材料收集人員定期對本部門產生的文件材料進行清理和整理，按照檔案分類標準進行初步分類。將整理好的文件材料填寫《檔案移交清單》，詳細注明文件材料的名稱、數量、形成時間、保管期限等信息，一式兩份，一份留存本部門，一份隨文件材料一同移交至檔案行業部門。檔案行業部門接收人員對移交的文件材料進行核對，核對無誤后在《檔案移交清單》上簽字確認，并將其中一份返還給移交部門作為回執。檔案管理人員對接收的文件材料進行進一步的審核和整理，不符合收集要求的及時與移交部門聯系補充或更正。四、檔案整理1.整理原則遵循文件材料的形成規律和有機聯系，保持檔案的系統性和完整性。便于檔案的保管和利用，提高檔案管理工作的效率和質量。符合國家和行業有關檔案整理的標準和規范。2.分類標準年度分類法：根據文件材料形成的年度進行分類，同一年度的文件材料集中排列在一起。組織機構分類法：按照公司內部的組織機構設置，將文件材料分為不同的類別，每個組織機構下再按照年度進行細分。問題分類法：根據文件材料所反映的問題或主題，將其分為若干類別，如行政、財務、業務、技術等，每個類別下再按照年度和組織機構進行排列。保管期限分類法：根據文件材料的重要程度和保存價值，確定其保管期限，分為永久、長期（[具體年限]年）、短期（[具體年限]年），不同保管期限的文件材料分別整理。3.整理步驟裝訂：對紙張破損、字跡模糊、頁面不整齊的文件材料進行修復和裝訂，使其整齊、牢固。裝訂應使用線繩或縫紉機，避免使用金屬釘等可能對檔案造成損壞的裝訂方式。分類：根據確定的分類標準，對文件材料進行分類，將同一類別的文件材料集中在一起。編號：為每一份檔案或每一組檔案編制唯一的編號，編號應具有系統性和連貫性，便于檔案的標識和查詢。編號規則應明確、統一，并在檔案管理系統中進行記錄。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、責任者、日期、保管期限、密級等項目。檔案目錄應打印或手寫清晰、準確，一式多份，一份留存檔案庫，一份作為檢索工具供查閱使用，同時在檔案管理系統中錄入相應信息。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，檔案盒應標明檔案類別、年度、保管期限等信息。每個檔案盒內的檔案應按照編號順序排列，并在盒脊上標注檔案起止編號。五、檔案保管1.保管場所設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。庫房內溫度應控制在[適宜溫度范圍]℃，相對濕度應保持在[適宜濕度范圍]%。檔案庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調節設備、防蟲藥品、防盜報警裝置等設施設備，確保檔案的安全保管。檔案庫房應保持清潔衛生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案造成損害。2.保管要求按照檔案的分類和編號順序，將檔案整齊排列存放在檔案架上，便于查找和管理。對不同保管期限、不同密級的檔案應進行分開存放，并有明顯的標識。定期對檔案進行檢查和清點，檢查檔案的保管狀況、有無損壞或丟失等情況。發現問題應及時記錄，并采取相應的措施進行處理。對電子檔案應進行定期備份，備份數據應存儲在不同的介質上，并分別存放在不同的地點。備份數據應進行定期檢查，確保數據的可用性。嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，如需進入，必須經過檔案部門負責人的批準，并在檔案管理人員的陪同下進行。3.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進行鑒定，根據檔案的保管期限、現實利用價值等因素，確定檔案的存毀。成立檔案鑒定小組，由檔案行業部門負責人、檔案管理人員及相關業務部門人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。檔案鑒定小組應根據檔案鑒定標準和方法，對檔案逐卷進行審查，提出鑒定意見，形成檔案鑒定報告。經鑒定確無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀清單》，詳細注明檔案的名稱、編號、數量、保管期限等信息，報公司領導審批。檔案銷毀應在指定的地點進行，由檔案管理人員和監銷人員共同實施，確保銷毀過程的徹底和安全。銷毀完畢后，監銷人員應在《檔案銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀清單歸檔保存。六、檔案利用1.利用范圍公司內部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。公司員工因個人工作或學習需要查閱與其本人相關的檔案。因法律法規要求或其他特殊原因，需要向公司以外的單位或個人提供檔案查閱的情況。2.利用流程申請：檔案利用者填寫《檔案利用申請表》，詳細說明利用檔案的目的、內容、范圍等信息，并簽字確認。申請表應提交至檔案行業部門負責人進行審核。審核：檔案行業部門負責人對申請進行審核，重點審查申請的合理性和合規性。對于涉及公司機密或重要信息的檔案利用申請，需經公司分管領導批準。審核通過后，在申請表上簽署意見并加蓋部門印章。查閱：檔案利用者憑審核通過的《檔案利用申請表》到檔案庫房查閱檔案。檔案管理人員應按照規定為其提供所需檔案，并在現場監督查閱過程，確保檔案的安全和完整。查閱過程中，檔案利用者不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換等。借閱：對于需要借閱檔案的情況，檔案管理人員應根據審批意見辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過[規定期限]天，如需延期，應提前辦理續借手續。借閱者應在借閱登記表上簽字確認，注明借閱檔案的名稱、數量、借閱時間等信息。檔案管理人員應將檔案交借閱者當面清點，并提醒借閱者妥善保管檔案，按時歸還。歸還：借閱者應在規定的借閱期限內歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行認真檢查，確認檔案無損壞、丟失等情況后，在借閱登記表上注明歸還時間，并辦理注銷借閱手續。3.利用登記檔案利用服務人員應建立檔案利用臺賬，對每一次檔案利用情況進行詳細登記，包括利用申請時間、利用者姓名、部門、利用目的、利用檔案內容、查閱或借閱時間、歸還時間等信息。檔案利用臺賬應定期進行整理和歸檔，以便于查詢和統計分析。七、檔案信息化管理1.信息化建設目標建立完善的檔案管理信息系統，實現檔案的電子化收集、整理、存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作的信息化水平和效率。實現檔案信息資源的共享，方便公司各部門及相關人員對檔案信息的查詢和利用，為公司的決策提供及時、準確的信息支持。保障檔案信息的安全，采取有效的安全防護措施，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。2.系統功能模塊檔案錄入模塊：用于錄入檔案的基本信息，包括檔案編號、題名、責任者、日期、保管期限、密級等，以及檔案的數字化副本。檔案檢索模塊：提供多種檢索方式，如按關鍵詞檢索、按分類檢索、按日期檢索等，方便用戶快速查找所需檔案信息。檔案借閱模塊：用于辦理檔案借閱手續，記錄借閱者信息、借閱檔案信息、借閱時間、歸還時間等，并進行借閱權限控制。檔案統計分析模塊：對檔案利用情況、檔案數量、檔案類別等進行統計分析，生成各類統計報表，為檔案管理工作提供數據支持。系統管理模塊：包括用戶管理、權限管理、數據備份與恢復、系統設置等功能，確保系統的正常運行和數據安全。3.數據錄入與維護檔案管理人員應按照檔案整理和編目要求，將檔案信息準確錄入檔案管理信息系統。錄入的數據應與紙質檔案內容一致，確保數據的真實性和完整性。定期對檔案管理信息系統中的數據進行維護和更新，包括檔案信息的修改、補充、刪除等操作。同時，對系統中的數據進行備份，備份數據應存儲在安全可靠的介質上，并按照規定的時間間隔進行存儲。加強對檔案管理信息系統的安全管理，設置不同的用戶權限，確保只有授權人員才能訪問和操作相關功能模塊。定期對系統進行安全檢查和漏洞掃描，及時發現并處理安全隱患。八、監督與檢查1.內部監督檔案行業部門應建立內部監督機制，定期對檔案管理工作進行自查自糾，發現問題及時整改。檔案管理人員應定期對檔案的保管狀況、利用情況等進行檢查，確保檔案管理工作符合規定要求。部門負責人應不定期對檔案管理工作進行抽查，對發現的問題進行督促整改，并對相關責任人進行考核