正規企業文檔管理制度一、總則（一）目的為加強公司文檔管理，確保公司各類文檔的規范、完整、安全和有效利用，提高公司管理效率和決策科學性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中形成的各類文檔的管理。（三）基本原則1.集中統一原則公司文檔管理工作實行集中統一管理，由專門的文檔管理部門或指定專人負責，確保文檔的收集、整理、存儲、檢索、利用等環節的規范有序。2.真實準確原則文檔內容應真實反映公司各項業務活動和工作實際情況，數據準確、表述清晰，不得弄虛作假、歪曲事實。3.及時歸檔原則各部門及員工應及時將工作中形成的文檔整理歸檔，不得積壓或拖延，確保文檔的時效性和完整性。4.安全保密原則嚴格遵守國家有關法律法規和公司保密規定，加強文檔的安全保密措施，防止文檔泄露、丟失或損壞，確保公司機密信息的安全。二、文檔分類與編號（一）文檔分類1.行政公文類包括公司發布的各類通知、通報、報告、請示、批復、決定、命令等正式公文。2.業務文檔類涵蓋公司各業務部門在日常工作中產生的合同協議、項目文檔、業務報表、市場調研報告、技術資料等。3.人事檔案類包含員工個人基本信息、入職離職資料、考勤記錄、培訓檔案、績效考核檔案、薪酬福利檔案等。4.財務檔案類涉及公司財務收支憑證、會計報表、審計報告、稅務資料、預算決算文件等。5.其他文檔類如公司規章制度、會議紀要、工作計劃與總結、宣傳資料、客戶資料、證照文件等不屬于上述分類的其他文檔。（二）編號規則1.行政公文類按照公司公文管理規定的編號方式進行編號，一般采用年份+發文順序號的形式，如“[20XX]XX號”。2.業務文檔類根據業務類型和文檔性質進行編號，例如合同協議類可按照合同簽訂年份+合同類別+合同順序號編號，如“[20XX]HTXX號”；項目文檔類可按照項目編號+文檔序號編號，如“[項目編號]XX”。3.人事檔案類員工檔案編號采用員工工號+檔案類別代碼的方式，如“[工號]RD（入職檔案）、[工號]XK（培訓檔案）”等。4.財務檔案類按照財務檔案管理要求進行編號，如會計憑證可按照年份+月份+憑證序號編號，如“[20XX]XXXX號”。5.其他文檔類根據文檔內容和管理需要自行設定編號規則，但應保證編號的唯一性和系統性，便于識別和管理。三、文檔管理職責（一）文檔管理部門職責1.制定和完善公司文檔管理制度，并監督執行。2.負責公司各類文檔的集中收集、整理、分類、編號、存儲、保管和定期清查等工作。3.建立文檔管理信息系統，實現文檔的電子化管理和快速檢索，提高文檔利用效率。4.對各部門文檔管理工作進行指導、培訓和監督檢查，確保文檔管理工作規范有序。5.按照規定做好文檔的借閱、歸還、銷毀等工作，嚴格執行文檔保密制度。6.定期對公司文檔管理工作進行總結和評估，提出改進措施和建議，不斷提高文檔管理水平。（二）各部門職責1.負責本部門在工作過程中產生的各類文檔的收集、整理和初步分類，并按照規定的時間和要求移交至公司文檔管理部門。2.明確本部門文檔管理責任人，負責督促本部門員工及時將文檔歸檔，確保文檔的完整性和準確性。3.根據工作需要，向文檔管理部門提出文檔借閱申請，并按照規定使用和歸還文檔。4.配合文檔管理部門做好本部門文檔的清查、盤點等工作，接受文檔管理部門的業務指導和監督檢查。（三）員工職責1.嚴格遵守公司文檔管理制度，在工作中及時形成和整理各類文檔，并按照要求提交給本部門文檔管理責任人。2.妥善保管好自己在工作中使用的文檔，不得隨意丟棄、損毀或泄露公司文檔信息。3.根據工作需要，按照規定辦理文檔借閱手續，確保文檔的安全和正常使用。4.離職時，應將本人保管的公司文檔全部移交至所在部門文檔管理責任人，不得私自留存。四、文檔收集與整理（一）收集范圍1.公司內部各部門在日常工作中形成的各類文件、資料、報表、記錄等，包括紙質文檔和電子文檔。2.公司對外簽訂的合同協議、合作意向書、招投標文件等。3.公司員工參加各類培訓、會議、活動等形成的學習資料、會議紀要、活動總結等。4.公司獲得的榮譽證書、資質證書、專利證書等各類證照文件。5.其他與公司業務相關的有保存價值的文檔。（二）收集要求1.各部門應明確文檔收集的責任人，定期對本部門工作中產生的文檔進行收集和整理，確保文檔的齊全、完整。2.文檔收集應做到及時、準確，不得遺漏重要信息。對于重要文檔，應在形成后立即收集歸檔，避免延誤或丟失。3.收集的文檔應保持原始狀態，不得擅自修改、涂抹或偽造。如有需要對文檔進行補充或修正，應在備注中說明情況，并經相關負責人簽字確認。（三）整理方法1.對收集到的文檔進行分類整理，按照本制度規定的文檔分類標準進行歸類，確保文檔分類準確、清晰。2.對每份文檔進行編號，按照編號規則賦予唯一的編號，便于識別和查詢。3.去除文檔中的無關附件、重復頁等，對文檔進行裝訂、編頁碼，使其整齊規范。4.對于電子文檔，應按照統一的命名規則進行命名，并存儲在指定的文件夾或存儲設備中，同時建立相應的索引目錄，方便檢索。五、文檔存儲與保管（一）存儲方式1.紙質文檔存儲設立專門的文檔檔案室，配備必要的檔案柜、貨架等存儲設備，按照文檔類別和編號順序進行存放，確保紙質文檔存放有序、便于查找。2.電子文檔存儲建立公司文檔管理信息系統，將各類電子文檔進行分類存儲，并定期進行數據備份。備份數據應存儲在不同的介質上，并分別存放在不同的地點，以防止數據丟失。（二）保管要求1.文檔檔案室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關檔案保管的標準要求，防止文檔受潮、發霉、蟲蛀等。2.對紙質文檔應定期進行清查盤點，核對文檔數量、編號、內容等是否一致，發現問題及時查找原因并進行處理。3.加強對電子文檔的安全管理，設置嚴格的訪問權限，防止未經授權的人員訪問、修改或刪除電子文檔。定期對電子文檔進行病毒查殺和維護，確保數據安全。4.對于涉及公司機密的文檔，應按照公司保密制度的要求進行單獨存放和保管，采取加密存儲、專人負責等措施，嚴格限制知悉范圍，防止機密信息泄露。六、文檔檢索與利用（一）檢索方式1.在文檔檔案室設置紙質文檔檢索目錄，包括文檔編號、名稱、日期、來源等信息，便于快速查找紙質文檔。2.利用公司文檔管理信息系統進行電子文檔的檢索，通過輸入文檔編號、關鍵詞、類別等信息，快速定位所需文檔。3.對于重要文檔或常用文檔，可建立專門的索引卡片或電子索引清單，進一步提高檢索效率。（二）利用流程1.內部利用公司員工因工作需要查閱文檔時，應填寫《文檔借閱申請表》，注明借閱文檔的名稱、編號、用途、預計歸還日期等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到文檔管理部門辦理借閱手續。文檔管理部門根據申請提供相應的文檔，并做好借閱登記。2.外部利用公司外部單位或個人因工作需要查閱公司文檔時，必須經公司相關領導批準，并由文檔管理部門指定專人陪同查閱，不得將文檔帶離公司。查閱過程中，查閱人員不得擅自摘抄、復制、拍照或傳播文檔內容。如需摘抄、復制等，應按照公司規定辦理相關手續。（三）歸還規定1.借閱人員應按照《文檔借閱申請表》中注明的預計歸還日期及時歸還所借文檔。如需延期歸還，應提前向文檔管理部門提出申請，并說明延期原因，經批準后方可延期。2.文檔歸還時，文檔管理部門應認真核對文檔的完整性和準確性，檢查文檔是否有損壞、涂改等情況。如發現問題，應及時向借閱人員核實，并要求其承擔相應責任。3.借閱人員歸還文檔后，文檔管理部門應在《文檔借閱登記表》上注明歸還日期，并將文檔歸還原位。七、文檔保密與安全（一）保密措施1.加強對文檔管理人員的保密教育，提高其保密意識和責任感，簽訂保密協議，明確保密責任。2.對涉及公司機密的文檔，應嚴格按照公司保密制度的規定進行標識、存儲和管理，采取加密、訪問控制等技術手段，確保機密信息不被泄露。3.限制文檔的知悉范圍，只有經過授權的人員才能接觸和處理機密文檔。在文檔的傳遞、使用過程中，應采取必要的保密措施，如密封、專人送達等。4.定期對文檔保密情況進行檢查和評估，發現問題及時整改，對違反保密制度的行為進行嚴肅處理。（二）安全管理1.建立健全文檔安全管理制度，加強對文檔存儲場所、設備和網絡的安全管理，采取防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等措施，確保文檔的安全。2.對文檔管理信息系統進行安全防護，設置防火墻、入侵檢測系統等安全設備，定期進行系統漏洞掃描和修復，防止黑客攻擊和惡意軟件入侵。3.制定文檔備份與恢復計劃，定期對重要文檔進行備份，并將備份數據存儲在安全的地方。定期進行數據恢復演練，確保在數據丟失或損壞時能夠及時恢復。4.加強對文檔管理人員的安全培訓，提高其安全意識和應急處理能力，確保在發生安全事故時能夠迅速采取措施，減少損失。八、文檔銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保存期限且無繼續保存價值的文檔。2.因工作失誤或其他原因形成的重復、無效或錯誤的文檔。3.涉及公司機密但已不再具有保密價值的文檔（需按照公司保密制度規定的程序進行銷毀）。（二）銷毀程序1.由文檔管理部門定期對公司文檔進行清查盤點，確定需要銷毀的文檔清單，并填寫《文檔銷毀申請表》，注明文檔名稱、編號、數量、銷毀原因等信息。2.《文檔銷毀申請表》經公司相關領導審批同意后，由文檔管理部門負責組織實施文檔銷毀工作。3.對于紙質文檔，應采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，確保文檔內容無法恢復。銷毀過程中，應安排專人監督，