鄉鎮衛生院文件收發與歸檔管理制度?

一、總則1.為加強鄉鎮衛生院文件收發與歸檔管理工作，確保文件處理的及時、準確、安全和完整，提高工作效率和管理水平，依據國家有關法律法規及衛生系統相關規定，結合本衛生院實際情況，制定本制度。2.本制度適用于鄉鎮衛生院各科室及全體工作人員在日常工作中涉及的文件收發、登記、傳閱、辦理、歸檔等管理活動。二、文件收發管理1.收文管理-專人負責：指定專門的文件收發人員負責文件的接收工作，確保收文渠道的暢通。收發人員應每日定時到上級部門、郵政部門等指定地點接收文件，并對收到的文件進行初步檢查，查看文件的完整性、密封性等。-收文登記：對收到的文件進行詳細登記，登記內容包括收文日期、來文單位、文號、文件標題、份數、密級等信息。使用統一的收文登記簿或利用信息化管理系統進行登記，確保登記信息準確無誤。-文件分類：根據文件的性質、來源、內容等進行分類，如上級來文、平級來文、下級來文等，同時區分普通文件和涉密文件，以便后續的處理和管理。-文件呈送：收文登記分類后，及時將文件呈送衛生院領導或相關科室負責人批閱。急件、要件應優先處理，并根據文件要求的緊急程度及時提醒相關人員處理。2.發文管理-發文擬稿：各科室根據工作需要起草文件，擬稿人應確保文件內容準確、規范、條理清晰，并符合國家法律法規和衛生院的相關規定。文件應注明發文科室、文號、主送單位、抄送單位、主題詞等要素。-審核把關：擬好的文件需經科室負責人審核，重點審核文件內容的準確性、政策的合規性、格式的規范性等。審核通過后，將文件送交衛生院辦公室進行復核，辦公室主要從文字表述、格式規范、發文流程等方面進行審核。-簽發審批：經審核后的文件，由衛生院主管領導或主要領導簽發。重要文件或涉及全局性工作的文件，需經領導班子集體研究決定后簽發。簽發人應認真審閱文件內容，簽署明確的意見和姓名、日期。-發文編號：辦公室根據衛生院的發文規定，對簽發后的文件進行統一編號，編號應遵循一定的規則，便于識別和管理。-發文登記：對發文進行登記，登記內容包括發文日期、文號、文件標題、主送單位、抄送單位、份數等信息。登記完成后，按照規定的渠道進行發文，如郵寄、專人送達、電子傳輸等。三、文件傳閱與辦理1.文件傳閱-傳閱安排：收文后，辦公室根據文件內容和領導批示意見，合理安排文件傳閱范圍和順序。傳閱文件應使用專門的文件傳閱夾，并附上文件傳閱單，注明傳閱人姓名、傳閱時間等信息。-傳閱要求：傳閱人應在規定時間內閱讀文件，并在傳閱單上簽名確認。傳閱過程中，要確保文件的安全，不得隨意轉借、丟失或損壞文件。如遇特殊情況需延長傳閱時間，應向辦公室說明原因。-催閱提醒：辦公室負責對文件傳閱情況進行跟蹤和催閱，及時提醒相關人員閱讀文件，確保文件傳閱的及時性和連續性。對于緊急文件，要重點跟蹤，確保在規定時間內傳閱完畢。2.文件辦理-承辦落實：根據領導批示意見，明確文件承辦科室和責任人。承辦科室應按照批示要求和規定的時限認真辦理文件，將辦理情況及時反饋給辦公室。-協調溝通：對于涉及多個科室的文件，由辦公室牽頭組織相關科室進行協調溝通，明確各科室職責，共同推進文件的辦理工作。在辦理過程中，各科室應密切配合，不得推諉扯皮。-辦理反饋：承辦科室完成文件辦理后，應將辦理結果形成書面材料，經科室負責人審核后報送辦公室。辦公室對辦理結果進行審核，如符合要求，將辦理結果反饋給相關領導和來文單位；如不符合要求，應及時退回承辦科室重新辦理。四、文件歸檔管理1.歸檔范圍-凡是反映鄉鎮衛生院工作活動、具有查考利用價值的各種文件材料，包括收文、發文、內部文件、會議文件、統計報表、照片、音像資料等，均應納入歸檔范圍。-重點歸檔涉及衛生院發展規劃、重要決策、醫療業務、行政管理、財務審計等方面的文件材料。2.歸檔要求-整理分類：文件承辦人員在文件辦理完畢后，應及時將文件整理分類，按照年度、來源、內容等進行分類編號。同一類文件應按照時間順序或重要程度進行排列。-裝訂編目：對紙質文件進行裝訂，確保文件的整齊、牢固。同時，編制文件目錄，目錄應包括文件編號、文號、標題、日期、來源、保管期限等信息。對于電子文件，應按照規定的格式和存儲方式進行整理存儲，并建立相應的電子目錄。-移交歸檔：各科室應定期將整理好的文件移交至衛生院檔案室，移交時應填寫文件移交清單，雙方簽字確認。檔案室對移交的文件進行檢查驗收，符合要求的予以接收歸檔。3.保管期限-根據文件的重要程度和查考利用價值，確定文件的保管期限，一般分為永久、長期（10年以上）、短期（1-10年）三種。具體保管期限按照國家有關檔案管理規定和衛生院實際情況執行。-定期對檔案保管期限進行審查，根據實際情況對保管期限進行調整，確保檔案的合理保管和有效利用。4.檔案保管-檔案室應配備必要的檔案保管設施，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設備，確保檔案的安全保管。-對檔案進行科學存放，按照分類編號順序排列，便于查找和利用。定期對檔案進行清查盤點，確保檔案數量準確、無丟失損壞等情況。5.檔案利用-建立檔案借閱制度，明確借閱流程和要求。因工作需要借閱檔案的人員，應填寫檔案借閱申請表，經所在科室負責人和檔案室負責人審批后，方可借閱。-借閱檔案應在規定的時間內歸還，不得擅自轉借他人。借閱過程中，要愛護檔案，不得涂改、圈劃、損壞檔案。如需摘抄、復印檔案內容，應按照規定辦理審批手續。五、保密管理1.加強對文件收發、傳閱、歸檔等過程中的保密管理，嚴格遵守國家保密法律法規和衛生院的保密制度。2.對涉密文件應進行嚴格標識，在收發、傳遞、保管、歸檔等環節采取專門的保密措施，如專人傳遞、加密存儲、專柜保管等。3.涉及國家秘密、工作秘密、患者隱私等敏感信息的文件，在處理過程中要嚴格控制知悉范圍，嚴禁無關人員接觸和傳播。4.對保密文件的銷毀應按照規定的程序進行，采用合適的銷毀方式，確保文件信息無法恢復。銷毀過程應有專人監督，并做好記錄。六、監督與考核1.衛生院辦公室負責對文件收發與歸檔管理制度的執行情況進行定期檢查和不定期抽查，及時發現問題并督促整改。2.將文件收發與歸檔管理工