珍貴樣本存儲管理制度一、總則（一）目的為規范公司珍貴樣本的存儲管理，確保樣本的安全性、完整性和可追溯性，特制定本制度。本制度適用于公司內部涉及珍貴樣本存儲的所有部門和人員。（二）定義本制度所稱珍貴樣本，是指在公司業務活動中產生或獲取的具有重要價值、稀缺性或特殊意義的各類樣本，包括但不限于生物樣本、數據樣本、文物樣本、技術資料樣本等。二、存儲環境與設施（一）選址1.樣本存儲區域應選擇在安全、干燥、通風良好、溫度和濕度相對穩定的位置，遠離火源、水源、污染源以及可能對樣本造成損害的區域。2.避免選擇在地下室、低洼地帶或容易受到自然災害影響的區域。（二）建筑結構與布局1.存儲區域的建筑結構應具備良好的密封性和防火、防潮、防蟲、防盜等性能。2.按照樣本的類別、性質和存儲要求進行合理分區，設置不同的存儲區域，如常溫區、低溫區、超低溫區等，并設置明顯的標識。3.應設有樣本接收區、存儲區、樣本處理區、廢棄物處理區等功能區域，各區域之間應保持相對獨立，避免交叉污染。（三）溫濕度控制1.根據不同樣本的存儲要求，配備相應的溫濕度調節設備，確保存儲環境的溫濕度符合規定標準。2.定期對存儲環境的溫濕度進行監測和記錄，發現異常情況及時采取措施進行調整。（四）安全防護設施1.安裝門禁系統，限制無關人員進入存儲區域。門禁系統應具備權限管理功能，根據人員的工作職責和安全級別設置不同的訪問權限。2.配備監控設備，對存儲區域進行24小時實時監控，監控數據應至少保存[X]天。監控設備應具備高清畫質、夜視功能和數據存儲功能。3.安裝火災自動報警系統、滅火設備等消防設施，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。消防設施應符合國家相關標準和規定。4.配備防盜報警裝置，如紅外探測器、門窗傳感器等，當存儲區域發生非法入侵時，能夠及時發出警報。（五）樣本存儲設備1.根據樣本的特性和存儲要求，配備合適的存儲設備，如冰箱、冰柜、液氮罐、保險柜、文件柜等。存儲設備應具備良好的性能和可靠性，定期進行檢查和維護，確保其正常運行。2.對于需要長期存儲的樣本，應采用備份存儲設備或異地存儲的方式，以防止因存儲設備故障、自然災害等原因導致樣本丟失或損壞。三、樣本接收與登記（一）樣本接收流程1.樣本提交部門或人員應填寫樣本接收清單，詳細注明樣本的名稱、來源、數量、存儲要求等信息，并簽字確認。2.樣本接收人員應對樣本的外觀、數量、質量等進行檢查，核對樣本接收清單上的信息是否準確無誤。如發現問題，應及時與樣本提交部門或人員溝通并核實情況。3.樣本接收人員在確認樣本無誤后，將樣本送至指定的存儲區域進行存儲，并在樣本接收清單上簽字確認接收。（二）樣本登記1.建立樣本登記臺賬，對每一批次的樣本進行詳細登記。登記內容應包括樣本的名稱、編號、來源、接收日期、存儲位置、存儲條件、樣本類型、數量、有效期等信息。2.樣本登記臺賬應采用紙質和電子兩種形式進行記錄，確保記錄的準確性和完整性。紙質臺賬應定期進行歸檔保存，電子臺賬應進行備份存儲，防止數據丟失。3.對珍貴樣本應進行唯一編號管理，編號應具有唯一性、系統性和可追溯性。編號應包含樣本類別、年份、批次等信息，以便于識別和管理。四、樣本存儲與保管（一）分類存儲1.根據樣本的類別、性質、存儲要求等因素，對樣本進行分類存儲。不同類別的樣本應存放在不同的區域或存儲設備中，避免相互混淆或交叉污染。2.對于生物樣本，應按照細胞系、組織樣本、血液樣本等不同類型進行分類存儲，并根據其存儲條件分別存放在相應的冰箱、液氮罐等存儲設備中。3.對于數據樣本，應按照數據類型、數據來源、數據用途等進行分類存儲，并采用加密存儲、備份存儲等方式確保數據的安全性和完整性。4.對于文物樣本、技術資料樣本等，應根據其特點和價值，選擇合適的存儲設備和存儲環境進行保管，并采取相應的保護措施，如防潮、防蟲、防火等。（二）標識管理1.在每個樣本存儲容器上應粘貼清晰、準確的標識，標明樣本的名稱、編號、來源、存儲位置、存儲條件、有效期等信息。2.標識應采用耐久性好、不易褪色的材料制作，確保標識信息的長期清晰可讀。3.定期對樣本標識進行檢查和更新，如發現標識損壞或信息變更，應及時更換標識，確保標識信息的準確性和完整性。（三）庫存盤點1.定期對樣本進行庫存盤點，確保賬實相符。盤點周期應根據樣本的性質、數量和存儲情況等因素確定，一般不少于每年[X]次。2.盤點人員應由財務人員、倉庫管理人員、樣本使用部門人員等共同組成，確保盤點工作的全面性和準確性。3.盤點過程中應詳細記錄樣本的實際數量、存儲位置、狀態等信息，并與樣本登記臺賬進行核對。如發現賬實不符，應及時查明原因，并進行相應的調整和處理。4.對盤點結果應形成書面報告，報告內容應包括盤點時間、盤點范圍、盤點結果、差異情況及原因分析、處理建議等。盤點報告應由盤點人員簽字確認，并提交給相關部門負責人審核。（四）樣本保管責任1.明確樣本保管人員的職責和權限，樣本保管人員應負責樣本的日常存儲、保管、維護等工作。2.樣本保管人員應熟悉樣本的存儲要求和保管方法，嚴格按照規定的存儲條件和操作流程進行樣本的存儲和管理。3.定期對樣本存儲設備進行檢查和維護，確保設備的正常運行。如發現設備故障或異常情況，應及時報告并采取相應的措施進行處理，防止樣本受到損害。4.樣本保管人員應做好樣本存儲區域的清潔衛生工作，保持存儲環境的整潔和安全。5.嚴格遵守公司的保密制度，對樣本信息予以保密，不得泄露樣本的相關信息。五、樣本使用與發放（一）樣本使用申請1.公司內部各部門因工作需要使用珍貴樣本時，應填寫樣本使用申請表，詳細注明樣本的名稱、編號、使用目的、使用數量、使用時間等信息，并簽字確認。2.樣本使用申請表應提交給樣本管理部門進行審核，樣本管理部門應根據樣本的存儲情況、使用需求等因素進行綜合評估，審核通過后予以批準。（二）樣本發放流程1.樣本管理部門根據樣本使用申請表，通知樣本保管人員準備相應的樣本。樣本保管人員應按照申請表上的要求，對樣本進行核對和清點，確保樣本的準確性和完整性。2.樣本發放時，樣本保管人員與樣本使用人員應在樣本發放登記表上簽字確認，記錄樣本的發放時間、發放數量、發放用途等信息。3.樣本使用人員應按照規定的使用方法和操作流程使用樣本，不得擅自更改樣本的用途或處理方式。如因特殊情況需要更改樣本用途或處理方式，應重新提交樣本使用申請表，并經樣本管理部門批準。（三）樣本歸還1.樣本使用完畢后，樣本使用人員應及時將樣本歸還至樣本管理部門，并填寫樣本歸還登記表。樣本管理部門應對歸還的樣本進行檢查和核對，確保樣本的數量、質量、狀態等與發放時一致。2.如發現樣本在使用過程中出現損壞、丟失等情況，樣本使用人員應及時向樣本管理部門報告，并說明原因。樣本管理部門應根據實際情況進行調查和處理，如需要賠償的，應按照公司相關規定進行賠償。六、樣本銷毀與處置（一）樣本銷毀條件1.樣本超過有效期且無保留價值的；2.樣本因存儲條件不當或其他原因導致損壞、變質，無法使用的；3.公司因業務調整、戰略變更等原因不再需要的樣本；4.法律法規規定需要銷毀的樣本。（二）樣本銷毀申請1.樣本使用部門或樣本管理部門根據樣本銷毀條件，填寫樣本銷毀申請表，詳細注明樣本的名稱、編號、銷毀原因、銷毀數量等信息，并簽字確認。2.樣本銷毀申請表應提交給樣本管理部門進行審核，樣本管理部門應組織相關人員對樣本銷毀申請進行評估和審批。審批通過后，方可進行樣本銷毀工作。（三）樣本銷毀流程1.制定樣本銷毀方案，明確樣本銷毀的方法、程序、時間、地點等信息。樣本銷毀方法應符合環保、安全等相關要求，確保銷毀過程不對環境和人員造成危害。2.按照樣本銷毀方案，組織相關人員實施樣本銷毀工作。在銷毀過程中，應進行全程記錄，記錄內容包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方法、銷毀人員等信息。3.樣本銷毀完成后，由樣本管理部門、財務部門、審計部門等相關人員對銷毀情況進行檢查和確認，并在樣本銷毀登記表上簽字確認。4.對樣本銷毀過程中產生的廢棄物應按照環保要求進行分類處理，確保不對環境造成污染。七、監督與檢查（一）內部監督1.公司設立樣本管理監督小組，定期對珍貴樣本存儲管理工作進行監督檢查。監督小組應由公司高層管理人員、樣本管理部門負責人、財務人員等組成，確保監督檢查工作的獨立性和權威性。2.監督檢查內容包括樣本存儲環境、設施設備、樣本接收與登記、存儲與保管、使用與發放、銷毀與處置等環節的管理情況，以及相關制度的執行情況。3.對監督檢查中發現的問題，監督小組應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。整改完成后，責任部門應提交整改報告，監督小組對整改情況進行復查，確保問題得到徹底解決。（二）外部審計1.定期聘請外部審計機構對公司珍貴樣本存儲管理工作進行審計，審計內容包括樣本存儲管理制度的執行情況、樣本資產的真實性和完整性、樣本使用和銷毀的合規性等方面。2.外部審計機構應出具審計報告，對公司珍貴樣本存儲管理工作進行評價，并提出審計意見和建議。公司應根據審計報告，及時采取措施進行改進和完善。八、培訓與教育（一）培訓計劃1.制定樣本存儲管理培訓計劃，定期組織樣本管理部門人員、樣本保管人員、樣本使用人員等相關人員參加培訓。培訓計劃應根據公司業務發展需求、人員變動情況等因素進行適時調整。2.培訓內容應包括樣本存儲管理相關法律法規、公司制度、樣本分類與標識、存儲環境與設施管理、樣本接收與登記、存儲與保管、使用與發放、銷毀與處置等方面的知識和技能。（二）培訓方式1.采用內部培訓、外部培訓、在線學習、實地操作等多種方式相結合的培訓模式，提高培訓效果。2.內部培訓由公司樣本管理部門負責人或業務骨干擔任培訓講師，結合實際工作案例進行講解和培訓。外部培訓可邀請行業專家或專業培訓機構進行授課，拓寬員工的知識面和視野。在線學習可利用網絡學習平臺，提供豐富的學習資源，方便員工隨時隨地進行學習。實地操作培訓可組織員工到樣本存儲現場進行實際操作演練，增強員工的實踐能力。（三