珠寶門店貨物管理制度一、總則1.目的本制度旨在規范珠寶門店貨物的管理流程，確保貨物的安全、準確、高效流轉，保障門店運營的順利進行，提高客戶滿意度，維護公司的利益。2.適用范圍本制度適用于公司旗下所有珠寶門店。3.基本原則貨物管理應遵循準確、及時、安全的原則，確保貨物數量與賬目相符，流轉過程順暢，避免貨物丟失、損壞等情況發生。堅持責任到人原則，明確各崗位在貨物管理中的職責，做到獎懲分明。嚴格遵守法律法規及公司相關規定，規范貨物管理操作流程。二、貨物采購管理1.需求預測門店銷售人員應根據過往銷售數據、市場趨勢、客戶需求等因素，定期對各類珠寶產品的銷售情況進行分析，提前向店長提交貨物需求預測報告。店長結合門店實際庫存狀況、陳列展示需求及市場變化，對需求預測報告進行審核與調整，確定合理的采購需求，并報公司采購部門。2.采購流程公司采購部門收到門店采購需求后，及時與供應商進行溝通洽談，獲取產品報價、質量標準、供貨期等信息。根據采購需求和供應商情況，采購部門編制采購訂單，明確產品規格、數量、價格、交貨地點等詳細條款，并經相關負責人審核批準。采購訂單下達后，采購部門應跟蹤訂單執行情況，確保供應商按時、按質、按量供貨。貨物到貨前，采購部門應及時通知門店做好收貨準備。三、貨物驗收管理1.驗收準備門店在收到貨物到貨通知后，應安排專人負責驗收工作，并確保驗收場地清潔、安全，驗收工具齊全。驗收人員應熟悉所驗收珠寶產品的質量標準、規格要求等相關知識。2.數量驗收驗收人員按照采購訂單核對貨物的品種、數量，確保與訂單一致。逐一清點貨物包裝數量，檢查外包裝是否完好，有無破損、變形等情況。如發現數量不符或包裝破損，應及時與供應商聯系并做好記錄。3.質量驗收根據珠寶產品的質量標準，對貨物的外觀、色澤、質地、鑲嵌工藝等進行仔細檢查。檢查珠寶的證書是否齊全、真實有效，證書信息應與貨物相符。對于貴重珠寶或有特殊質量要求的產品，可邀請專業鑒定人員進行抽檢鑒定。如發現質量問題，應立即停止驗收，并與供應商協商解決辦法。4.驗收記錄驗收人員應詳細填寫貨物驗收記錄，包括貨物名稱、規格、數量、質量狀況、供應商名稱、訂單編號、驗收日期、驗收人員簽字等信息。驗收記錄應妥善保存，以備查詢和追溯。四、貨物存儲管理1.存儲環境珠寶門店應設置專門的貨物存儲區域，確保存儲環境安全、干燥、通風良好，溫度和濕度適宜。存儲區域應配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲等設施設備，如保險柜、監控攝像頭、除濕機等。2.分類存放按照珠寶產品的種類、款式、材質、價格、等級等因素進行分類存放，便于管理和查找。將貴重珠寶和普通珠寶分開存放，設置專門的保險柜存放貴重珠寶，并配備專人負責保管鑰匙和密碼。不同等級的珠寶應分區存放，避免混淆。3.庫存盤點門店應定期進行庫存盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據實際情況確定，一般每月或每季度進行一次全面盤點，也可進行不定期抽查盤點。盤點前，應制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、方法、人員分工等。盤點過程中，盤點人員應認真核對貨物數量、規格、質量等信息，并做好記錄。盤點結束后，應編制庫存盤點報告，對盤盈、盤虧情況進行分析說明，提出處理意見，并上報公司相關部門。根據盤點結果，及時調整庫存賬目，確保庫存數據的準確性。五、貨物銷售管理1.銷售流程顧客進店選購珠寶產品時，銷售人員應熱情接待，了解顧客需求，提供專業的產品介紹和建議。根據顧客選擇的產品，銷售人員開具銷售小票，詳細填寫產品名稱、規格、數量、價格、顧客信息等內容，并請顧客簽字確認。收款人員按照銷售小票金額收款，收款過程中應仔細核對金額，確保收款準確無誤。銷售人員將收款小票交予倉庫發貨人員，發貨人員根據銷售小票核對庫存，確認有貨后進行發貨，并在銷售小票上簽字確認。發貨人員將貨物連同產品證書、包裝等一起交給銷售人員，銷售人員再次對貨物進行核對后交給顧客，并告知顧客相關售后服務事項。2.銷售退貨管理如顧客因質量問題或其他合理原因要求退貨，銷售人員應及時受理，并按照公司相關規定辦理退貨手續。銷售人員檢查退貨產品的質量狀況，確認符合退貨條件后，填寫退貨申請單，注明退貨原因、產品名稱、規格、數量、購買日期等信息，并報店長審批。店長審核退貨申請單，批準后簽字確認，并通知倉庫接收退貨產品。倉庫接收退貨產品后，應進行質量檢查和數量核對，確認無誤后辦理入庫手續，并在退貨申請單上簽字確認。財務部門根據退貨申請單和入庫單進行退款處理。六、貨物損耗管理1.損耗界定珠寶門店貨物損耗主要包括正常損耗和非正常損耗。正常損耗是指在貨物采購、存儲、銷售等過程中，因合理原因導致的一定程度的損耗，如珠寶輕微磨損、包裝損壞等。非正常損耗是指因人為過失、自然災害、盜竊等原因導致的貨物損失。2.損耗控制措施加強員工培訓，提高員工對貨物保護意識和操作技能，減少人為因素導致的損耗。優化貨物存儲環境和條件，采取有效的防潮、防火、防盜等措施，降低自然損耗和意外損耗的發生概率。建立嚴格的貨物出入庫管理制度，規范操作流程，確保貨物數量準確、流轉順暢，避免因管理不善導致損耗增加。定期對貨物損耗情況進行分析統計，找出損耗原因，制定針對性的改進措施，并跟蹤改進效果。3.損耗處理對于正常損耗，經店長審核確認后，按照公司相關規定進行賬務處理，在合理范圍內攤入成本。對于非正常損耗，應立即查明原因，分清責任，屬于員工責任的，按照公司獎懲制度進行處理；屬于意外事故的，應及時采取措施減少損失，并向公司相關部門報告。七、貨物盤點差異管理1.差異發現在庫存盤點過程中，如發現實際庫存與賬面庫存存在差異，應立即停止盤點，對差異情況進行詳細記錄。差異記錄應包括差異金額、差異產品名稱、規格、數量、存放位置、盤點日期、盤點人員等信息。2.差異調查成立差異調查小組，對盤點差異原因進行調查。調查小組應由店長、財務人員、倉庫管理人員、銷售人員等相關人員組成。調查人員通過查閱賬目、核對出入庫記錄、詢問相關人員、查看監控錄像等方式，全面排查差異產生的原因。在調查過程中，應收集相關證據，如出入庫憑證、銷售記錄、監控視頻等，以便準確分析差異原因。3.差異處理根據差異調查結果，明確差異責任歸屬。屬于人為原因造成的差異，如員工操作失誤、違規行為等，按照公司獎懲制度追究相關人員責任，并要求其賠償相應損失。屬于系統錯誤、數據錄入錯誤等原因導致的差異，應及時調整賬目，并對相關系統和數據進行修正，防止類似問題再次發生。對于無法查明原因的差異，應根據公司財務制度和實際情況進行處理，一般可在一定范圍內進行核銷或暫掛賬處理，待查明原因后再做進一步處理。八、貨物信息管理1.產品信息維護門店應建立完善的珠寶產品信息檔案，詳細記錄產品的名稱、規格、材質、款式、價格、等級、證書編號、進貨日期、銷售記錄等信息。產品信息發生變更時，如產品價格調整、款式更新、質量證書變更等，門店應及時更新產品信息檔案，并確保信息的準確性和及時性。定期對產品信息檔案進行整理和備份，防止數據丟失或損壞。2.庫存信息管理倉庫管理人員應實時掌握貨物庫存動態，及時更新庫存信息，確保庫存數據的準確性。庫存信息應包括貨物的品種、數量、存儲位置、出入庫時間、庫存狀態等內容。通過庫存管理系統，門店相關人員可以實時查詢庫存信息，以便合理安排采購、銷售等業務活動。九、人員職責與權限1.店長職責全面負責門店貨物管理工作，確保貨物管理各項制度的有效執行。審核貨物采購需求、銷售退貨申請等，對門店貨物管理決策負責。監督庫存盤點工作，對盤點結果進行審核和分析，提出改進措施。協調門店內部各崗位之間的工作關系，確保貨物管理流程順暢。2.采購人員職責根據門店采購需求，與供應商進行溝通洽談，簽訂采購合同，確保采購貨物的質量、價格、供貨期等符合要求。跟蹤采購訂單執行情況，及時處理采購過程中的問題，確保貨物按時、按質、按量到貨。收集供應商信息，評估供應商資質和信譽，建立良好的合作關系。3.驗收人員職責負責貨物的驗收工作，按照驗收標準和流程，對貨物的數量、質量進行認真檢查。填寫貨物驗收記錄，對驗收結果負責，如發現問題及時與供應商溝通解決。協助處理驗收過程中的異常情況，配合相關部門進行調查和處理。4.倉庫管理人員職責負責貨物的存儲管理工作，按照規定對貨物進行分類存放、保管，確保貨物安全。做好貨物出入庫登記工作，嚴格執行貨物出入庫手續，保證賬目與實物相符。定期進行庫存盤點，編制庫存盤點報告，對庫存差異情況進行調查和處理。維護倉庫存儲環境和設施設備，確保倉庫正常運行。5.銷售人員職責向顧客介紹珠寶產品，提供專業的銷售服務，促成交易。開具銷售小票，確保銷售信息準確無誤，并及時傳遞給收款人員和倉庫發貨人員。負責銷售退貨的受理和跟進工作，按照規定辦理退貨手續。協助倉庫管理人員進行庫存盤點，提供銷售數據支持。十、監督與檢查1.內部審計公司內部審計部門定期對珠寶門店貨物管理情況進行審計檢查，監督貨物管理制度的執行情況。審計內容包括貨物采購、驗收、存儲、銷售、盤點、損耗處理等各個環節，檢查相關記錄、憑證、賬目等是否真實、完整、合規。對審計發現的問題，提出整改意見和建議，督促門店及時整改，并跟蹤整改效果。