珠寶門店采購管理制度總則目的為了規范珠寶門店的采購管理工作，確保采購活動的順利進行，保障門店商品的質量和供應，降低采購成本，提高經濟效益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司旗下所有珠寶門店的采購活動，包括但不限于珠寶首飾、飾品配件、包裝材料等的采購。基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和公司的相關規定。2.經濟性原則：在保證商品質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購商品符合質量要求。4.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，杜絕不正當競爭行為。5.誠實守信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系。采購組織與職責采購部門設置公司設立專門的采購部門，負責珠寶門店的采購工作。采購部門根據工作需要，可下設采購經理、采購專員等崗位。采購部門職責1.制定采購計劃：根據門店銷售情況、庫存狀況等，制定合理的采購計劃，確保商品的及時供應。2.供應商開發與管理：積極開發優質供應商，建立供應商檔案，對供應商進行評估和管理，定期進行供應商考核。3.采購洽談與合同簽訂：與供應商進行采購洽談，簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。4.采購執行與跟蹤：按照采購合同的要求，組織采購活動，跟蹤采購進度，確保商品按時、按質、按量到貨。5.采購成本控制：通過市場調研、談判等方式，降低采購成本，提高采購效益。6.采購數據分析：定期對采購數據進行分析，為采購決策提供依據。7.其他相關工作：完成領導交辦的其他與采購相關的工作。采購人員職責1.采購經理職責全面負責采購部門的日常管理工作。制定采購部門的工作計劃和目標，并組織實施。指導和監督采購專員的工作，確保采購任務的順利完成。參與供應商的開發與管理，維護良好的供應商關系。負責采購成本的控制和采購效益的提升。定期向上級領導匯報采購工作情況，提出改進建議。2.采購專員職責協助采購經理制定采購計劃。負責供應商信息的收集、整理和分析，參與供應商的開發與評估。與供應商進行采購洽談，簽訂采購合同。負責采購訂單的下達、跟蹤和催貨，確保商品按時到貨。負責采購商品的質量檢驗和驗收工作。整理和歸檔采購相關文件和資料。完成采購經理交辦的其他工作任務。采購流程采購申請1.門店需求提出：各珠寶門店根據銷售情況、庫存狀況等，定期提出采購需求，填寫《采購申請表》，詳細注明商品名稱、規格、型號、數量、預計到貨時間等信息。2.審批流程：《采購申請表》經門店店長審核后，提交至采購部門。采購部門根據采購計劃和實際情況進行審批，對于金額較大或特殊的采購申請，需上報公司領導審批。供應商選擇與評估1.供應商開發：采購部門根據采購需求，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，收集其相關資料，包括營業執照、生產許可證、產品質量認證、經營業績、信譽狀況等。2.供應商評估：采購部門組織相關人員對篩選后的供應商進行實地考察和評估，評估內容包括供應商的生產能力、質量控制體系、價格水平、交貨期、售后服務等。根據評估結果，建立供應商檔案，對供應商進行分類管理，分為A、B、C三類，其中A類為優質供應商，B類為合格供應商，C類為待改進供應商。3.供應商選擇：采購人員在進行具體采購時，應優先選擇A類供應商。如遇特殊情況需選擇B類或C類供應商，需經采購經理審批。對于新的采購項目，采購部門應組織相關人員對供應商進行重新評估和選擇。采購談判與合同簽訂1.采購談判：采購人員與選定的供應商進行采購談判，明確商品的價格、質量標準、交貨期、付款方式、售后服務等條款。在談判過程中，采購人員應充分了解市場行情，爭取有利的采購條件。2.合同簽訂：采購談判達成一致后，采購人員負責起草采購合同，經法務部門審核后，提交至雙方簽字蓋章。采購合同應明確雙方的權利和義務，確保合同的合法性和有效性。采購執行與跟蹤1.采購訂單下達：采購人員根據采購合同的要求，及時下達采購訂單給供應商，明確商品的規格、數量、交貨期、交貨地點等信息。2.采購跟蹤：采購人員定期跟蹤采購訂單的執行情況，與供應商保持溝通，及時了解生產進度、發貨情況等。如遇問題或異常情況，應及時與供應商協商解決，并向上級領導匯報。3.到貨驗收：商品到貨前，采購人員應通知門店做好驗收準備工作。商品到貨時，門店應按照采購合同和相關標準進行驗收，檢查商品的數量、質量、規格等是否符合要求。如發現問題，應及時與供應商聯系，協商解決辦法，并做好記錄。采購付款1.付款申請：采購人員根據采購合同和到貨驗收情況，填寫《付款申請表》，詳細注明供應商名稱、采購合同編號、商品名稱、數量、金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息。2.審批流程：《付款申請表》經采購部門負責人審核后，提交至財務部門。財務部門根據公司財務制度和采購合同進行審核，對于金額較大或特殊的付款申請，需上報公司領導審批。3.付款執行：財務部門根據審批結果，及時辦理付款手續，確保供應商按時收到貨款。采購成本控制成本預算采購部門在制定采購計劃時，應同時編制采購成本預算，明確采購商品的預計價格、采購數量、采購金額等信息。采購成本預算應根據市場行情、歷史采購數據等進行合理預測，并報上級領導審批。價格談判采購人員應積極與供應商進行價格談判，爭取有利的采購價格。在談判過程中，采購人員應充分了解市場行情，掌握供應商的成本結構和價格底線，通過比較不同供應商的價格和質量，選擇性價比最優的供應商。成本分析與監控采購部門應定期對采購成本進行分析，比較實際采購成本與預算成本的差異，找出成本控制的薄弱環節，并采取相應的措施加以改進。同時，采購部門應建立采購成本監控機制，對采購活動進行全過程監控，確保采購成本在預算范圍內。采購質量管理質量標準制定采購部門應根據珠寶行業的相關標準和公司的要求，制定采購商品的質量標準，明確商品的材質、工藝、款式、色澤、重量等方面的要求。質量標準應在采購合同中明確約定，作為供應商供貨的依據。質量檢驗與驗收1.進貨檢驗：商品到貨后，門店應按照采購合同和質量標準進行進貨檢驗，檢查商品的外觀、尺寸、重量、材質等是否符合要求。對于貴重珠寶首飾，應進行專業的質量檢測，確保商品質量合格。2.驗收記錄：門店應做好進貨檢驗記錄，記錄商品的名稱、規格、型號、數量、供應商名稱、檢驗結果等信息。驗收記錄應妥善保存，以備查詢。3.不合格處理：如發現采購商品存在質量問題，門店應及時與供應商聯系，協商解決辦法。對于不合格商品，應按照合同約定進行退換貨處理，確保門店銷售的商品質量合格。供應商質量管理采購部門應加強對供應商的質量管理，定期對供應商進行質量評估和考核。對于質量問題較多或整改不力的供應商，采購部門應采取相應的措施，如減少訂單量、暫停合作、直至取消合作資格等。采購文件與檔案管理采購文件管理采購部門應建立健全采購文件管理制度，對采購過程中產生的各種文件進行分類、整理、歸檔和保管。采購文件包括采購申請表、采購計劃、采購合同、采購訂單、驗收報告、付款憑證等。采購文件應妥善保管，保存期限按照公司檔案管理制度執行。供應商檔案管理采購部門應建立供應商檔案，對供應商的基本信息、經營狀況、產品質量、交貨期、售后服務等情況進行詳細記錄。供應商檔案應定期更新，確保檔案信息的準確性和完整性。供應商檔案是采購決策和供應商管理的重要依據，采購部門應妥善保管。采購績效評估評估指標設定采購部門應建立采購績效評估指標體系，對采購人員的工作績效進行全面、客觀的評估。評估指標包括采購成本控制、采購質量保證、采購交貨期、供應商管理、內部協作等方面。評估方法與頻率采購績效評估采用定性與定量相結合的方法，定期對采購人員的工作績效進行評估。評估頻率為每季度一次，由采購部門負責人組織實施，評估結果報上級領導審核。績效反饋與改進采購部門根據績效評估結果，及時與采購人員進行溝通，反饋評估意見和建議，幫助采購人員發現問題，改進工作。采購人員應根據績效評估結果，制定改進計劃，明確改進目標和措施，不斷提高工作績效。監督與審計內部監督公司內部審計部門應定期對采購活動進行監督和審計，檢查采購流程是否合規、采購成本是否合理、采購質量是否合格等。對于發現的問題，審計部門應及時提出整改意見，督促采購部門進行整改。外部監督采購活動應接受政府相關部門和社會公眾的監督。公司應嚴格遵守國家法律法規和相關政策的要