中國公章管理制度一、總則（一）目的為加強公司公章的管理，規范公章的使用流程，保障公司的合法權益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部、各分公司及下屬子公司的公章管理。（三）定義1.公章：指公司正式對外使用的印章，包括公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章等具有法律效力的印章。2.使用人：指經公司授權，有權使用公章的部門或個人。二、公章的刻制與啟用（一）公章的刻制1.根據公司經營管理需要，由行政管理部門提出刻制公章申請，填寫《公章刻制申請表》，詳細說明所需刻制公章的名稱、規格、用途等信息。2.申請表經部門負責人審核、分管領導審批后，提交至公司法定代表人簽字確認。3.行政管理部門持審批通過的申請表到公安機關指定的具有資質的印章刻制單位進行公章刻制。4.刻制完成后，行政管理部門應及時對新刻公章進行登記備案，記錄公章的名稱、規格、編號、刻制日期、領取日期等信息，并將《公章刻制申請表》、刻制后的公章及印模等資料存檔。（二）公章的啟用1.新公章刻制完成后，由行政管理部門負責辦理啟用手續。2.啟用前，行政管理部門應在公司內部發布《公章啟用通知》，明確新公章的啟用日期、使用范圍、管理要求等內容，并組織相關人員進行培訓，確保其熟悉公章的使用流程和規定。3.新公章啟用后，原相關公章同時廢止，行政管理部門應及時收回廢止公章，并進行封存或銷毀處理，同時做好相應記錄。三、公章的保管（一）保管原則1.公章應指定專人負責保管，確保公章安全存放，防止遺失、被盜用或損壞。2.公章保管人員應具備責任心強、工作認真細致等條件，熟悉公章使用流程和規定。（二）保管職責1.建立公章保管臺賬，詳細記錄公章的名稱、規格、編號、保管人、保管地點、領取時間、歸還時間等信息，確保公章使用情況可追溯。2.妥善保管公章，將公章存放于安全可靠的保險柜或專門的印章保管箱內，并設置必要的防盜、防火、防潮等措施。3.嚴格遵守公章使用制度，按照規定流程審核、登記、用印，對不符合規定的用印申請有權拒絕。4.定期檢查公章的使用情況，發現問題及時報告，并協助采取相應措施進行處理。5.公章保管人員因工作變動等原因需要交接時，應辦理嚴格的交接手續，確保公章交接過程清晰、準確，避免出現管理漏洞。（三）保管地點1.公司公章的保管地點原則上為公司行政管理部門辦公室或專門設立的印章保管室。2.各分公司及下屬子公司公章的保管地點由其根據實際情況自行確定，但應確保安全、保密，并報公司總部行政管理部門備案。3.因工作需要暫時外出攜帶公章時，必須經相關領導批準，并采取必要的安全措施，確保公章安全。四、公章的使用（一）使用范圍1.公司公章：用于公司各類對外文件、報告、合同、協議、證明等正式公文的簽署，以及公司授權的其他對外事務。2.合同專用章：專門用于公司簽訂各類經濟合同、業務協議等具有法律約束力的文件。3.財務專用章：用于公司財務管理相關的各類票據、憑證、報表等的簽章，以及與銀行等金融機構的業務往來。4.法定代表人章：用于特定的公司財務、法律等文件的簽章，或根據法定代表人授權在相關文件上加蓋。（二）使用流程1.用印申請：使用人需填寫《公章使用申請表》，詳細說明用印事由、文件名稱、文號、用印份數、涉及金額等信息，并附上需加蓋公章的文件原件或復印件。2.審核簽字：申請表經部門負責人審核簽字后，根據用印事項的性質和金額大小，分別報分管領導、財務負責人、法定代表人審批簽字。重大事項或涉及金額較大的用印申請，需經公司領導班子集體研究決定。3.印章保管人核對：印章保管人在接到經審批的《公章使用申請表》后，仔細核對申請內容與文件原件是否相符，確認無誤后方可進行用印操作。4.用印登記：用印時，印章保管人應在《公章使用登記簿》上詳細記錄用印時間、用印事項、文件名稱、文號、用印份數、涉及金額、申請人、批準人等信息，并由用印人簽字確認。5.用印蓋章：用印人應在場監督蓋章過程，確保公章加蓋清晰、端正，位置準確無誤。印章保管人在用印后，應及時將《公章使用申請表》及相關文件資料整理歸檔。（三）特殊情況用印1.緊急情況下，無法及時履行正常審批流程的，使用人應電話向相關領導匯報，經同意后先行用印，但事后必須及時補辦審批手續。2.異地用印時，如確實無法將文件原件帶回公司蓋章，可通過傳真、掃描等方式將審批后的《公章使用申請表》及需加蓋公章的文件頁面發送給印章保管人，印章保管人在確認無誤后，按照規定加蓋公章，并將蓋章后的文件通過快遞等方式寄回申請部門。同時，申請部門應及時將文件原件帶回公司備案。五、公章的停用與銷毀（一）停用情形1.公司名稱變更、重組、注銷等原因導致公章不再適用。2.公章損壞無法正常使用。3.因其他原因需要停用公章。（二）停用程序1.由行政管理部門提出公章停用申請，填寫《公章停用申請表》，說明停用原因、停用公章名稱、編號等信息。2.申請表經部門負責人審核、分管領導審批后，報公司法定代表人簽字確認。3.行政管理部門發布《公章停用通知》，明確公章停用日期，并通知相關部門和人員不再使用該公章。（三）銷毀程序1.對于停用的公章，由行政管理部門負責組織銷毀。2.銷毀前，行政管理部門應填寫《公章銷毀申請表》，詳細記錄擬銷毀公章的名稱、編號、停用原因、銷毀方式等信息，并報公司分管領導審批。3.銷毀方式可采用砸碎、焚燒等物理方式進行徹底破壞，確保公章無法恢復使用。銷毀過程中，應由行政管理部門、審計部門等相關人員共同監督，并在《公章銷毀記錄》上簽字確認。4.銷毀完成后，行政管理部門應將《公章銷毀申請表》、《公章銷毀記錄》等資料存檔備案。六、監督與檢查（一）監督職責公司行政管理部門負責對公章的使用、保管等情況進行日常監督檢查，確保公章管理制度的嚴格執行。（二）檢查內容1.公章保管情況：檢查公章保管人員是否嚴格遵守保管制度，公章存放是否安全，保管臺賬記錄是否準確、完整。2.公章使用情況：抽查《公章使用申請表》、《公章使用登記簿》等記錄，檢查用印申請是否按規定流程審批，用印登記是否規范，用印事項是否符合規定范圍。3.公章停用與銷毀情況：檢查停用公章的處理是否及時、合規，銷毀過程是否符合要求，相關記錄是否齊全。（三）違規處理1.對于違反公章管理制度的行為，一經發現，應及時責令糾正，并視情節輕重給予相應的處罰。2.對因公章管理不善導致公司遭受經濟損失或造成不良影響的，將追究相關責任人的責任，包括但不限于賠償經濟損失、給予行政處分等。3