中建資料管理制度總則1.目的為了加強中國建筑（以下簡稱“公司”）資料管理工作，規范資料的收集、整理、歸檔、保管和利用，確保資料的完整性、準確性和安全性，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機構、項目部等所有部門和員工。3.基本原則真實性原則：資料應如實反映公司各項活動和業務情況，確保真實可靠。完整性原則：涵蓋公司運營管理的各個方面，保證資料無遺漏。準確性原則：數據準確、表述清晰，避免模糊和歧義。及時性原則：及時收集、整理和歸檔資料，防止信息滯后。保密性原則：對于涉及公司機密的資料，嚴格保密，防止泄露。資料分類與編號1.資料分類行政文件類：包括公司發布的各類規章制度、通知、報告、決定等。人事檔案類：員工個人基本信息、履歷、考核記錄、培訓檔案等。財務資料類：會計憑證、賬簿、報表、財務分析報告等。工程技術資料類：工程項目規劃、設計圖紙、施工方案、技術交底、質量檢驗報告等。市場營銷資料類：市場調研報告、項目投標書、合同文件、客戶資料等。其他資料類：不屬于上述分類的其他各類資料。2.編號規則采用分層分類編號法，每類資料賦予特定的編號范圍。例如，行政文件類編號為A001A999，人事檔案類編號為P001P999，以此類推。具體編號由四位數字組成，前兩位表示資料所屬大類，后兩位表示該大類下的順序號。如A010表示行政文件類中的第10份文件。資料收集1.各部門職責行政部門：負責收集公司行政文件、會議紀要、大事記等資料。人力資源部門：負責收集員工人事檔案資料、招聘與培訓記錄、績效考核結果等。財務部門：負責收集財務相關資料，如會計憑證、報表等，并定期整理歸檔。工程部門：負責工程項目前期文件、施工過程中的技術資料、竣工驗收資料等的收集。市場營銷部門：負責市場調研、項目投標、合同等資料的收集。其他部門：負責本部門業務范圍內相關資料的收集，并及時移交歸口管理部門。2.收集要求各部門應指定專人負責資料收集工作，確保資料及時、準確、完整。收集的資料應具有原件或原始記錄，如因特殊原因無法提供原件，需有相應的復印件，并注明原件存放處及復印日期。對重要資料應進行備份，防止丟失或損壞。備份資料應與原件同時保存，并定期檢查備份的完整性。資料整理1.整理原則根據資料的分類和編號規則，對收集到的資料進行分類整理。同一類資料應按時間順序或重要程度進行排列，便于查找和使用。去除重復、無效的資料，確保資料的簡潔性和有效性。2.整理方法行政文件類：按文件的發文日期、文號、標題等要素進行排序，編制文件目錄。人事檔案類：對員工個人資料進行匯總，更新履歷信息，將考核、培訓等記錄按時間順序插入相應位置，并編制檔案目錄。財務資料類：按照會計科目和時間順序整理會計憑證，編制賬簿、報表索引。工程技術資料類：根據工程項目的階段和專業，對圖紙、施工記錄、試驗報告等進行分類整理，建立資料臺賬。市場營銷資料類：將市場調研報告、投標文件、合同等資料按項目或客戶進行分類，標注關鍵信息，方便查詢。資料歸檔1.歸檔時間各類資料應在形成后的規定時間內歸檔，一般行政文件、人事檔案、財務資料等應在次年第一季度內完成歸檔；工程技術資料應在項目竣工后[X]個月內歸檔；市場營銷資料在業務完成后[X]周內歸檔。對于緊急或重要資料，應隨時歸檔，確保資料的時效性和安全性。2.歸檔流程資料整理完成后，由資料收集責任人填寫《資料歸檔申請表》，詳細說明資料名稱、類別、數量、形成時間等信息，并經部門負責人審核簽字。將申請表及整理好的資料一并提交給公司檔案室。檔案室管理人員對資料進行核對，確認無誤后辦理歸檔手續，在檔案目錄及相關登記簿上登記，并賦予檔案編號。對于電子資料，應進行備份存儲，并建立電子檔案索引，確保與紙質檔案對應一致，便于查詢和使用。資料保管1.保管場所公司設立專門的檔案室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設備，確保檔案安全存放。檔案室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。2.保管要求檔案應分類存放，不同類別的檔案之間應設置明顯的標識。紙質檔案應直立存放，避免折疊或彎曲；電子檔案應存儲在安全可靠的存儲介質上，并定期進行檢查和維護，防止數據丟失。定期對檔案進行清查核對，確保賬實相符。發現檔案丟失、損壞或霉變等情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。嚴格限制非檔案管理人員進入檔案室，因工作需要查閱檔案的，應辦理相關手續，并在檔案室管理人員的監督下查閱。資料利用1.借閱規定公司內部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱檔案名稱及數量等，經部門負責人審批后，到檔案室辦理借閱手續。檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續借手續。借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽換，不得擅自復制檔案內容。如有特殊需要復制檔案，應另行填寫《檔案復制申請表》，經公司領導批準后方可復制。借閱人歸還檔案時，檔案室管理人員應認真核對檔案數量和完整性，確認無誤后辦理歸還手續。2.查閱規定外單位人員查閱公司檔案的，應持有單位介紹信及本人有效身份證件，經公司分管領導批準后，由檔案室管理人員陪同查閱。查閱檔案應在檔案室指定地點進行，查閱內容如需記錄的，應經檔案室管理人員同意，并按照規定的方式進行記錄，不得擅自摘抄、復制檔案內容。3.保密規定涉及公司機密的檔案資料，未經公司領導批準，任何人不得對外泄露。在檔案利用過程中，應嚴格遵守保密制度，確保公司機密信息安全。如發現泄密情況，應及時采取措施，并追究相關人員的責任。資料銷毀1.銷毀范圍已超過保管期限且無繼續保存價值的檔案資料。因保管不善導致損壞、變質，無法修復且無參考價值的檔案資料。根據法律法規或公司規定，需要銷毀的其他檔案資料。2.銷毀流程由檔案室管理人員定期對檔案進行清查，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數量、保管期限等信息，并附上銷毀檔案清單。申請表經部門負責人審核、公司分管領導批準后，方可進行銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責，并在兩人以上監督下進行。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等，確保檔案信息徹底消除。銷毀完成后，監督人員和銷毀人員應在《檔案銷毀記錄》上簽字確認，并存檔備查。監督與考核1.監督檢查公司定期對資料管理工作進行監督檢查，檢查內容包括資料收集、整理、歸檔、保管、利用等各個環節的執行情況。監督檢查可采用現場檢查、資料查閱、問卷調查等方式進行，對發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.考核評價將資料管理工作納入部門和員工的績效考核體系，對資料管理工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵。