中海結(jié)算管理制度總則制度目的本制度旨在規(guī)范中海公司的結(jié)算管理工作，確保公司財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時性和完整性，保障公司資金的合理流動和有效使用，維護(hù)公司的經(jīng)濟(jì)利益，促進(jìn)公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的健康穩(wěn)定發(fā)展。適用范圍本制度適用于中海公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)、子公司的所有結(jié)算業(yè)務(wù)，包括但不限于銷售結(jié)算、采購結(jié)算、費(fèi)用報銷結(jié)算、資金收付結(jié)算等。基本原則1.準(zhǔn)確性原則：結(jié)算數(shù)據(jù)必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，確保財務(wù)信息能夠準(zhǔn)確反映公司的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)狀況。2.及時性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的時間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行結(jié)算操作，及時處理各類款項(xiàng)的收付，避免逾期結(jié)算帶來的風(fēng)險和損失。3.合規(guī)性原則：結(jié)算工作必須遵守國家法律法規(guī)、財經(jīng)紀(jì)律以及公司內(nèi)部的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保結(jié)算活動合法合規(guī)。4.保密性原則：涉及結(jié)算業(yè)務(wù)的各類信息和數(shù)據(jù)屬于公司機(jī)密，相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。結(jié)算職責(zé)分工財務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司結(jié)算管理制度及流程，并組織實(shí)施和監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)審核各類結(jié)算憑證和單據(jù)，確保其真實(shí)性、準(zhǔn)確性和合規(guī)性。3.負(fù)責(zé)辦理公司各類款項(xiàng)的收付結(jié)算業(yè)務(wù)，包括銀行轉(zhuǎn)賬、支票支付、現(xiàn)金收付等，并及時登記入賬。4.定期編制結(jié)算報表，對公司的結(jié)算情況進(jìn)行分析和匯報，為管理層提供決策支持。5.負(fù)責(zé)與銀行、客戶、供應(yīng)商等相關(guān)方進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，處理結(jié)算過程中的各類問題和糾紛。業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的結(jié)算工作，包括但不限于銷售合同的簽訂、執(zhí)行及款項(xiàng)回收，采購合同的簽訂、執(zhí)行及款項(xiàng)支付等。2.按照公司結(jié)算制度和流程，及時準(zhǔn)確地提交各類結(jié)算憑證和單據(jù)，確保業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性。3.協(xié)助財務(wù)部門進(jìn)行結(jié)算對賬工作，及時解決對賬過程中發(fā)現(xiàn)的問題。4.負(fù)責(zé)跟蹤業(yè)務(wù)款項(xiàng)的回收和支付情況，對逾期款項(xiàng)及時采取催款或付款措施，并向財務(wù)部門反饋相關(guān)信息。審批部門職責(zé)1.根據(jù)公司授權(quán)審批制度，對各類結(jié)算業(yè)務(wù)進(jìn)行審批，確保結(jié)算事項(xiàng)符合公司規(guī)定和業(yè)務(wù)需求。2.對結(jié)算申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查業(yè)務(wù)的真實(shí)性、必要性、合規(guī)性以及資金預(yù)算情況，簽署審批意見。銷售結(jié)算管理銷售合同管理1.業(yè)務(wù)部門在簽訂銷售合同前，應(yīng)確保合同條款清晰明確，包括產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、付款方式等內(nèi)容。合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本提交給財務(wù)部門備案。2.財務(wù)部門應(yīng)參與銷售合同的審核，重點(diǎn)關(guān)注付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等條款，確保合同條款符合公司結(jié)算管理制度和財務(wù)規(guī)定。3.銷售合同執(zhí)行過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時跟蹤發(fā)貨、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，確保客戶按時簽收貨物或接受服務(wù)。如發(fā)生合同變更或終止情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知財務(wù)部門，并辦理相關(guān)手續(xù)。收款結(jié)算流程1.銷售業(yè)務(wù)發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時開具銷售發(fā)票，并將發(fā)票及相關(guān)發(fā)貨憑證、驗(yàn)收單等結(jié)算單據(jù)提交給財務(wù)部門。2.財務(wù)部門收到結(jié)算單據(jù)后，應(yīng)進(jìn)行仔細(xì)審核，確保發(fā)票內(nèi)容與合同一致，發(fā)貨及驗(yàn)收情況屬實(shí)。審核無誤后，根據(jù)合同約定的付款方式和結(jié)算周期，及時與客戶溝通收款事宜。3.對于現(xiàn)款現(xiàn)貨的銷售業(yè)務(wù)，財務(wù)部門應(yīng)在收到客戶貨款后，及時辦理收款手續(xù)，并開具收款收據(jù)給客戶。4.對于賒銷業(yè)務(wù)，財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的收款日期，提前向客戶發(fā)送催款通知。如客戶逾期未付款，財務(wù)部門應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通，共同采取催款措施，必要時通過法律途徑解決。應(yīng)收賬款管理1.財務(wù)部門應(yīng)建立應(yīng)收賬款臺賬，詳細(xì)記錄每筆銷售業(yè)務(wù)的客戶信息、合同金額、發(fā)貨日期、收款情況等，實(shí)時跟蹤應(yīng)收賬款的變動情況。2.定期對應(yīng)收賬款進(jìn)行賬齡分析，對于逾期較長的應(yīng)收賬款，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注并采取相應(yīng)的催收措施。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)協(xié)助財務(wù)部門進(jìn)行應(yīng)收賬款的催收工作，提供客戶的相關(guān)信息和聯(lián)系方式，積極配合財務(wù)部門與客戶溝通協(xié)商。4.對于確實(shí)無法收回的應(yīng)收賬款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時提供相關(guān)證明材料，按照公司壞賬管理制度的規(guī)定，辦理壞賬核銷手續(xù)。經(jīng)審批后，財務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。采購結(jié)算管理采購合同管理1.采購部門在簽訂采購合同前，應(yīng)進(jìn)行充分的市場調(diào)研和供應(yīng)商評估，確保合同條款合理、有利。合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本提交給財務(wù)部門備案。2.財務(wù)部門應(yīng)參與采購合同的審核，重點(diǎn)關(guān)注付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等條款，確保合同條款符合公司結(jié)算管理制度和財務(wù)規(guī)定。3.采購合同執(zhí)行過程中，采購部門應(yīng)及時跟蹤到貨、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，確保采購物資按時、按質(zhì)、按量交付。如發(fā)生合同變更或終止情況，采購部門應(yīng)及時通知財務(wù)部門，并辦理相關(guān)手續(xù)。付款結(jié)算流程1.采購業(yè)務(wù)發(fā)生后，采購部門應(yīng)在收到供應(yīng)商的發(fā)票及相關(guān)送貨憑證、驗(yàn)收單等結(jié)算單據(jù)后，及時提交給財務(wù)部門進(jìn)行審核。2.財務(wù)部門收到結(jié)算單據(jù)后，應(yīng)進(jìn)行仔細(xì)審核，確保發(fā)票內(nèi)容與合同一致，送貨及驗(yàn)收情況屬實(shí)。審核無誤后，根據(jù)合同約定的付款方式和結(jié)算周期，填寫付款申請單，提交給審批部門進(jìn)行審批。3.審批部門應(yīng)按照公司授權(quán)審批制度對付款申請進(jìn)行審核，簽署審批意見。審批通過后，財務(wù)部門根據(jù)審批意見辦理付款手續(xù)。4.對于預(yù)付款項(xiàng)的采購業(yè)務(wù)，采購部門應(yīng)在簽訂合同后，按照合同約定的預(yù)付款比例填寫預(yù)付款申請單，提交給財務(wù)部門審核。財務(wù)部門審核無誤后，報審批部門審批，審批通過后辦理預(yù)付款支付手續(xù)。應(yīng)付賬款管理1.財務(wù)部門應(yīng)建立應(yīng)付賬款臺賬，詳細(xì)記錄每筆采購業(yè)務(wù)的供應(yīng)商信息、合同金額、發(fā)貨日期、付款情況等，實(shí)時跟蹤應(yīng)付賬款的變動情況。2.定期對應(yīng)付賬款進(jìn)行賬齡分析，合理安排資金支付，確保按時足額支付供應(yīng)商貨款，維護(hù)公司良好的商業(yè)信譽(yù)。3.采購部門應(yīng)協(xié)助財務(wù)部門進(jìn)行應(yīng)付賬款的核對工作，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，解決對賬過程中發(fā)現(xiàn)的問題。4.對于因質(zhì)量問題、交貨延遲等原因需要調(diào)整貨款金額的情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并將相關(guān)情況通知財務(wù)部門。財務(wù)部門根據(jù)協(xié)商結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。費(fèi)用報銷結(jié)算管理費(fèi)用報銷制度1.公司制定明確的費(fèi)用報銷制度，明確各類費(fèi)用的報銷范圍、標(biāo)準(zhǔn)、審批流程等。費(fèi)用報銷應(yīng)嚴(yán)格遵循“誰發(fā)生、誰報銷”的原則，確保費(fèi)用支出真實(shí)、合理、合規(guī)。2.費(fèi)用報銷應(yīng)提供真實(shí)有效的發(fā)票及相關(guān)憑證，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與報銷事項(xiàng)相符，且發(fā)票應(yīng)加蓋發(fā)票專用章。對于不符合規(guī)定的發(fā)票，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷。3.員工應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后及時辦理報銷手續(xù)，填寫費(fèi)用報銷單，并按照規(guī)定粘貼相關(guān)憑證。報銷單應(yīng)注明費(fèi)用發(fā)生的日期、事由、金額等信息，確保字跡清晰、內(nèi)容完整。費(fèi)用報銷流程1.員工將填寫完整的費(fèi)用報銷單及相關(guān)憑證提交給所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)重點(diǎn)審核費(fèi)用的真實(shí)性、合理性、必要性以及是否符合公司費(fèi)用報銷制度的規(guī)定，簽署初審意見。2.初審?fù)ㄟ^后，員工將費(fèi)用報銷單提交給財務(wù)部門進(jìn)行審核。財務(wù)部門應(yīng)按照公司財務(wù)規(guī)定和費(fèi)用報銷制度，對報銷憑證的真實(shí)性、合法性、完整性進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核發(fā)票的真?zhèn)巍箐N金額是否超標(biāo)、報銷事項(xiàng)是否符合規(guī)定等。審核無誤后，簽署審核意見。3.財務(wù)部門審核通過的費(fèi)用報銷單，按照公司授權(quán)審批制度提交給相應(yīng)的審批領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定和業(yè)務(wù)實(shí)際情況，對報銷事項(xiàng)進(jìn)行審批，簽署審批意見。4.審批通過的費(fèi)用報銷單，由財務(wù)部門辦理報銷付款手續(xù)。對于現(xiàn)金報銷的，財務(wù)部門審核無誤后支付現(xiàn)金；對于轉(zhuǎn)賬報銷的，財務(wù)部門將報銷款項(xiàng)轉(zhuǎn)入員工指定的銀行賬戶。費(fèi)用報銷監(jiān)督與控制1.財務(wù)部門應(yīng)定期對費(fèi)用報銷情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)費(fèi)用報銷過程中存在的問題和異常情況，并向管理層匯報。2.加強(qiáng)對費(fèi)用報銷憑證的審核力度，對于發(fā)現(xiàn)的虛假報銷、超標(biāo)準(zhǔn)報銷等違規(guī)行為，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，追回違規(guī)報銷款項(xiàng)，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。3.建立費(fèi)用報銷預(yù)警機(jī)制，對費(fèi)用支出較大的部門和項(xiàng)目進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控，及時提醒相關(guān)人員控制費(fèi)用支出，確保費(fèi)用報銷符合公司預(yù)算和成本控制要求。資金收付結(jié)算管理資金收付流程1.公司所有資金收付業(yè)務(wù)均通過財務(wù)部門統(tǒng)一辦理，其他部門和個人不得擅自收付資金。2.財務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門提交的結(jié)算單據(jù)和審批意見，辦理資金收付手續(xù)。對于收付款業(yè)務(wù)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的結(jié)算方式進(jìn)行操作，確保資金安全、準(zhǔn)確、及時收付。3.現(xiàn)金收付應(yīng)嚴(yán)格遵守現(xiàn)金管理規(guī)定，超過現(xiàn)金結(jié)算起點(diǎn)的款項(xiàng)應(yīng)通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式進(jìn)行結(jié)算。現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)應(yīng)做到日清月結(jié)，確保現(xiàn)金賬實(shí)相符。4.銀行轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)應(yīng)按照銀行規(guī)定的操作流程辦理，填寫準(zhǔn)確的收款人和付款人信息、賬號、開戶行等內(nèi)容。在辦理轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)前，應(yīng)仔細(xì)核對轉(zhuǎn)賬金額、收款方信息等，確保轉(zhuǎn)賬信息準(zhǔn)確無誤。資金安全管理1.加強(qiáng)資金安全防范意識教育，提高財務(wù)人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員的風(fēng)險防范能力。2.嚴(yán)格執(zhí)行資金授權(quán)審批制度，明確各層級人員的資金審批權(quán)限，嚴(yán)禁越權(quán)操作。3.定期對公司資金賬戶進(jìn)行核對和清查，確保資金賬實(shí)相符。加強(qiáng)對銀行賬戶的管理，定期更換網(wǎng)銀密碼等重要信息，防止資金被盜用。4.安裝必要的財務(wù)軟件和安全防護(hù)設(shè)備，對財務(wù)信息系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)泄露和系統(tǒng)故障。5.制定資金應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對可能出現(xiàn)的資金安全突發(fā)事件，如銀行賬戶凍結(jié)、資金被盜刷等情況。一旦發(fā)生突發(fā)事件，應(yīng)及時啟動應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施保障公司資金安全，并及時向上級匯報。結(jié)算檔案管理檔案范圍結(jié)算檔案包括各類銷售合同、采購合同、發(fā)票、結(jié)算單據(jù)、付款申請單、收款收據(jù)、銀行對賬單、財務(wù)報表等與結(jié)算業(yè)務(wù)相關(guān)的文件和資料。檔案整理1.財務(wù)部門應(yīng)定期對結(jié)算檔案進(jìn)行整理和歸檔，確保檔案資料完整、有序。檔案整理應(yīng)按照業(yè)務(wù)類型、時間順序等進(jìn)行分類，便于查閱和管理。2.對每份檔案資料應(yīng)進(jìn)行編號和標(biāo)識，注明檔案名稱、日期、來源等信息，建立檔案索引目錄，方便快速查找和定位。3.對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并按照規(guī)定的命名規(guī)則和存儲路徑進(jìn)行管理，確保電子檔案的安全性和可讀取性。檔案保管1.結(jié)算檔案應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備良好的保密意識和檔案管理知識，確保檔案資料的安全。2.檔案保管應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，并配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案存放環(huán)境安全。3.按照檔案保管期限的規(guī)定，對結(jié)算檔案進(jìn)行分類保管。一般情況下，合同類檔案保管期限為[X]年，結(jié)算單據(jù)、發(fā)票等檔案保管期限為[X]年，其他相關(guān)檔案根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限。期滿后，經(jīng)審批同意方可進(jìn)行銷毀處理。檔案查閱與借閱1.內(nèi)部人員因工作需要查閱結(jié)算檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱檔案。查閱時應(yīng)在檔案保管人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、復(fù)印、損毀檔案資料。2.因特殊情況需要借閱結(jié)算檔案的，借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，按時歸還檔案。3.外部單位因?qū)徲?/p>