中藥購進管理制度一、總則1.目的為加強公司中藥購進管理，規范中藥采購行為，確保所購進中藥的質量符合標準，滿足臨床需求，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有涉及中藥購進業務的部門和人員，包括采購部門、質量部門、倉儲部門及相關臨床使用科室等。3.基本原則依法購進原則：嚴格遵守國家有關法律法規和政策規定，確保中藥購進渠道合法、合規。質量優先原則：把中藥質量放在首位，選擇質量可靠、信譽良好的供應商，購進優質合格的中藥。計劃采購原則：根據臨床需求和庫存情況，合理制定采購計劃，避免盲目采購和庫存積壓。公平公正原則：在采購過程中，遵循公平、公正、公開的原則，維護公司和供應商的合法權益。二、職責分工1.采購部門負責中藥采購計劃的制定、執行和采購合同的簽訂。選擇合格的中藥供應商，建立供應商檔案，并定期進行評估和更新。負責與供應商溝通協調，確保采購任務按時、按質、按量完成。及時掌握中藥市場價格動態，進行合理的價格談判，降低采購成本。2.質量部門負責對購進中藥的質量進行審核和檢驗，確保所購中藥符合質量標準。參與供應商的評估和選擇，對供應商的質量保證能力進行考察。對采購過程中的質量問題進行監督和處理，防止不合格中藥進入公司。3.倉儲部門負責中藥的驗收入庫工作，核對到貨中藥的品種、數量、規格等與采購合同的一致性。對入庫中藥進行妥善保管，確保中藥的儲存條件符合要求，防止中藥變質、損壞。負責中藥庫存的管理和盤點，及時反饋庫存信息，協助采購部門合理調整采購計劃。4.臨床使用科室根據臨床需求，提出中藥采購申請，提供準確的中藥品種、規格、數量等信息。參與對購進中藥的質量評價和反饋工作，為采購決策提供參考依據。三、中藥供應商管理1.供應商選擇采購部門應根據公司中藥采購需求，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，收集其營業執照、藥品生產（經營）許可證、GSP認證證書等相關資質證明文件，并進行審核。實地考察供應商的生產經營場所、質量管理體系、倉儲物流條件等，評估其質量保證能力。向供應商索取樣品，送質量部門進行檢驗，檢驗合格后方可確定為合格供應商。2.供應商檔案建立采購部門負責為每個合格供應商建立檔案，檔案內容包括供應商基本信息（名稱、地址、聯系人、聯系電話等）、資質證明文件、質量評估報告、合作記錄（采購品種、數量、價格、交貨期等）等。供應商檔案應及時更新，確保信息的準確性和完整性。3.供應商評估與更新質量部門定期對供應商進行評估，評估內容包括產品質量穩定性、售后服務質量、價格合理性等。根據評估結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予適當獎勵，對于不符合要求的供應商及時進行警告、整改或淘汰。采購部門應每年對供應商進行一次全面評估，根據評估結果調整供應商名單，并及時更新供應商檔案。四、中藥采購計劃管理1.采購計劃制定依據臨床使用科室應根據臨床需求，結合本科室患者數量、病種分布、用藥習慣等因素，每月定期向采購部門提交中藥采購申請。倉儲部門應定期對中藥庫存進行盤點，及時掌握庫存動態，根據庫存數量和有效期等情況，向采購部門提供庫存預警信息。采購部門應綜合考慮臨床需求、庫存情況、市場供應情況等因素，制定月度中藥采購計劃。2.采購計劃審批采購計劃制定完成后，應提交相關部門進行審批。審批流程如下：采購部門負責人審核采購計劃的合理性和可行性，確保采購計劃符合公司實際需求。質量部門審核采購計劃中中藥的質量標準和檢驗要求，確保所購中藥質量可控。財務部門審核采購計劃的資金預算，確保采購資金的合理性和充足性。公司主管領導審批采購計劃，批準后方可執行。3.采購計劃執行與調整采購部門應嚴格按照審批后的采購計劃組織采購活動，確保采購任務按時、按質、按量完成。在采購計劃執行過程中，如遇市場供應短缺、臨床需求變化、質量問題等特殊情況，采購部門應及時與相關部門溝通協調，對采購計劃進行調整，并重新履行審批手續。五、中藥采購合同管理1.合同簽訂采購部門在確定供應商后，應與供應商簽訂中藥采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括中藥品種、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式等條款。采購合同簽訂前，應提交質量部門和法務部門審核，確保合同條款符合法律法規和公司規定要求，避免法律風險。采購合同簽訂后，雙方應嚴格履行合同約定，確保合同的順利執行。2.合同變更與解除在采購合同執行過程中，如因特殊原因需要變更合同條款，雙方應協商一致，并簽訂書面變更協議。變更協議應作為原采購合同的補充文件，具有同等法律效力。如因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因導致采購合同無法履行或部分無法履行，雙方應及時協商解決辦法，可依法解除或變更采購合同。3.合同檔案管理采購部門負責采購合同的整理、歸檔和保管工作。采購合同檔案應包括合同文本、變更協議、補充協議、驗收記錄、付款憑證等相關資料。采購合同檔案應妥善保管，保存期限應符合國家法律法規和公司規定要求，以備查閱和審計。六、中藥購進驗收管理1.驗收準備倉儲部門在接到到貨通知后，應根據采購合同和驗收標準，準備好驗收場地、設備和工具等，安排專人負責驗收工作。驗收人員應熟悉中藥驗收標準和方法，具備相關專業知識和技能。2.驗收內容數量驗收：核對到貨中藥的品種、規格、數量等與采購合同是否一致。質量驗收：按照國家藥品標準和公司制定的驗收標準，對到貨中藥的外觀、性狀、色澤、氣味、包裝等進行檢查，必要時進行抽樣檢驗。包裝驗收：檢查中藥包裝是否完好，標簽是否清晰、準確，說明書是否齊全等。3.驗收記錄驗收人員應如實填寫中藥購進驗收記錄，記錄內容包括到貨日期、供應商名稱、藥品名稱、規格、數量、批準文號、生產批號、有效期、驗收結果等。驗收記錄應字跡清晰、內容完整、準確無誤，并由驗收人員簽字確認。驗收記錄應妥善保管，保存期限應符合國家法律法規和公司規定要求。4.驗收結果處理驗收合格的中藥，應及時辦理入庫手續，并在驗收記錄上注明“驗收合格”字樣。驗收不合格的中藥，應及時通知采購部門和質量部門，采購部門負責與供應商協商處理退貨、換貨等事宜，質量部門負責對不合格中藥進行調查和分析，采取相應的糾正措施，防止不合格中藥再次流入公司。七、中藥購進儲存與養護管理1.儲存條件倉儲部門應根據中藥的特性和儲存要求，為其提供適宜的儲存條件。一般中藥應儲存在干燥、通風、防潮、防蟲、防鼠的倉庫內，溫度、濕度應符合規定要求。對于易受潮、易霉變、易揮發、易氧化等特殊性質的中藥，應采取相應的特殊儲存措施，如密封保存、冷藏保存、避光保存等。2.分區分類存放倉儲部門應按照中藥的品種、規格、性質、用途等進行分區分類存放，便于管理和查找。中藥應與非藥品、內服藥與外用藥、處方藥與非處方藥等分開存放，避免混淆。3.庫存管理倉儲部門應建立健全中藥庫存管理制度，定期對庫存中藥進行盤點，確保賬物相符。對庫存中藥應進行動態管理，掌握中藥的出入庫情況，及時清理積壓、變質、過期等不合格中藥。庫存中藥應按照規定的有效期順序存放，遵循“先進先出、近期先出”的原則，確保中藥質量安全。4.養護措施倉儲部門應定期對庫存中藥進行養護檢查，及時發現和處理中藥在儲存過程中出現的質量問題。根據中藥的特性和季節變化，采取相應的養護措施，如通風、除濕、降溫、熏蒸、防蟲等。對養護檢查中發現的質量可疑的中藥，應及時送質量部門進行檢驗，確認合格后方可繼續儲存。八、中藥購進信息化管理1.建立中藥采購信息系統公司應建立中藥采購信息系統，將中藥采購計劃、供應商管理、采購合同、購進驗收、庫存管理等環節納入信息化管理，實現信息的實時共享和動態監控。2.信息錄入與維護采購部門、質量部門、倉儲部門等相關人員應及時將中藥采購業務信息錄入信息系統，確保信息的準確性和完整性。信息系統應定期進行維護和更新，保證系統的正常運行和數據安全。3.數據分析與利用通過對中藥采購信息系統中的數據進行分析，能夠及時掌握中藥采購動態、庫存情況、質量狀況等，為公司的采購決策、質量管理、庫存控制等提供數據支持。九、監督與考核1.內部監督公司內部審計部門應定期對中藥購進業務進行審計監督，檢查采購流程是否合規、合同執行是否到位、質量控制是否有效等。質量部門應加強對中藥購進質量的監督檢查，對發現的質量問題及時進行處理，并跟蹤整改情況。2.考核機制建立中藥購進業務考核機制，對采購部門、