中餐采購管理制度一、總則1.目的本制度旨在規范公司中餐采購工作，確保采購食材的質量安全，降低采購成本，提高采購效率，滿足公司員工的用餐需求，保障公司餐飲服務的正常運行。2.適用范圍本制度適用于公司內部中餐食材及相關用品的采購活動，包括但不限于蔬菜、肉類、禽類、水產、糧油、調料、餐具等。3.基本原則質量第一原則：優先采購符合食品安全標準、品質優良的食材及用品，確保員工用餐安全和健康。公平公正原則：在采購過程中，遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益，杜絕不正當交易行為。成本控制原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高資金使用效益。效率優先原則：優化采購流程，提高采購工作效率，及時滿足公司餐飲服務的需求，避免因采購延誤影響正常用餐。二、采購組織與職責1.采購部門采購專員負責收集、整理供應商信息，建立和維護供應商檔案。根據公司需求，制定采購計劃，下達采購訂單，并跟進訂單執行情況。負責與供應商進行商務談判，簽訂采購合同，確保采購價格、質量、交貨期等條款符合公司要求。對采購的食材及用品進行驗收，確保符合質量標準，對不合格品及時處理。定期對采購數據進行統計分析，為采購決策提供依據。采購主管負責采購部門的日常管理工作，制定采購工作計劃和目標，并組織實施。指導和監督采購專員的工作，協調解決采購過程中出現的問題。審核采購合同、采購訂單等文件，確保采購工作的合規性。定期向上級領導匯報采購工作進展情況，提出改進建議和措施。2.其他相關部門餐飲部門根據公司員工用餐需求，提供每日食材用量清單及特殊菜品需求信息，協助采購部門制定采購計劃。參與采購食材的驗收工作，對食材的質量、口味等方面提出意見和建議。質量控制部門負責制定食材及用品的質量檢驗標準和驗收流程。對采購的食材及用品進行抽檢或全檢，確保符合質量要求，對不合格品進行判定和處理。財務部門負責審核采購預算，監督采購資金的使用情況。協助采購部門進行成本核算和控制，提供財務分析和建議。三、供應商管理1.供應商選擇供應商篩選采購部門通過多種渠道收集供應商信息，包括網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對收集到的供應商進行初步篩選，評估其資質、信譽、生產能力、產品質量等方面情況，確定潛在供應商名單。實地考察對于初步篩選合格的供應商，采購部門組織相關人員進行實地考察。考察內容包括供應商的生產基地、加工車間、倉儲物流等環節，了解其生產經營狀況、質量管理體系、食品安全保障措施等。實地考察后，填寫《供應商實地考察報告》，對供應商進行綜合評價，確定是否符合公司采購要求。供應商評估與準入采購部門定期對供應商進行評估，評估指標包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。根據評估結果，對表現優秀的供應商給予優先合作機會，對不符合要求的供應商進行淘汰或整改。建立供應商準入制度，只有通過評估且符合公司要求的供應商才能進入公司供應商名錄，成為公司正式的合作伙伴。2.供應商檔案管理采購部門為每個供應商建立獨立的檔案，檔案內容包括供應商基本信息、營業執照、食品生產許可證、產品質量檢測報告、合作記錄、評估報告等。定期更新供應商檔案信息，確保檔案內容的準確性和完整性。3.供應商合作與溝通采購部門與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括產品規格、價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款。建立與供應商的定期溝通機制，及時了解供應商的生產經營狀況、產品供應情況等信息，協調解決合作過程中出現的問題。鼓勵供應商提出改進建議和意見，共同推動采購工作的持續優化。四、采購流程1.需求預測與計劃制定餐飲部門根據公司員工人數、用餐習慣、菜品安排等因素，每周五前向采購部門提供下周的食材用量預測清單。采購部門結合庫存情況、市場價格波動等因素，綜合分析后制定下周采購計劃，明確采購食材的品種、規格、數量、預計采購時間等信息。采購計劃經采購主管審核后報上級領導審批，確保采購計劃符合公司實際需求和預算安排。2.采購訂單下達采購專員根據審批后的采購計劃，選擇合適的供應商，通過郵件、電話、傳真等方式向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購物品的詳細信息，包括名稱、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點等，確保供應商準確理解采購要求。在下達采購訂單后，采購專員及時跟蹤訂單執行情況，與供應商保持密切溝通，確保訂單按時、按質、按量完成。3.采購合同簽訂對于金額較大或采購周期較長的采購項目，采購部門與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括產品規格、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同經采購主管審核后，報公司法務部門審核，確保合同的合法性和有效性。審核通過后，由公司法定代表人或授權代表簽字蓋章，并加蓋公司公章。采購合同簽訂后，采購專員負責將合同副本存檔，并跟蹤合同執行情況，確保雙方嚴格履行合同約定。4.采購驗收食材及用品到貨前，采購專員提前通知餐飲部門和質量控制部門做好驗收準備工作。食材及用品到貨時，采購專員、餐飲部門驗收人員和質量控制部門檢驗人員共同進行驗收。驗收內容包括數量、規格、質量、外觀等方面，確保與采購訂單和合同要求一致。質量控制部門按照制定的質量檢驗標準和驗收流程對食材進行抽檢或全檢，對驗收合格的食材出具《驗收合格報告》，對不合格品填寫《不合格品處理單》，并及時通知采購專員與供應商協商處理。驗收合格的食材及用品辦理入庫手續，由倉庫管理人員按照規定進行存放和管理。5.采購付款采購專員根據采購合同約定和驗收情況，填寫《付款申請單》，附上采購發票、驗收報告、采購合同等相關憑證，經采購主管審核后報財務部門。財務部門對《付款申請單》及相關憑證進行審核，確認無誤后按照公司財務制度辦理付款手續。采購專員負責跟蹤付款進度，確保供應商按時收到貨款，維護公司與供應商的良好合作關系。五、采購成本控制1.價格管理采購專員定期收集市場價格信息，了解食材及用品的價格波動情況，分析價格走勢。與供應商進行價格談判時，采購專員應充分了解市場行情，運用談判技巧爭取有利的采購價格。同時，關注供應商的成本變化，與供應商共同探討降低成本的可能性，尋求雙方共贏的合作模式。建立采購價格定期評估機制，采購部門每月對采購價格進行分析評估，與市場價格進行對比，及時發現價格異常情況并采取相應措施進行調整。2.庫存管理倉庫管理人員根據采購計劃和實際需求，合理控制食材及用品的庫存水平，避免庫存積壓或缺貨現象的發生。建立庫存盤點制度，定期對庫存進行盤點，確保賬實相符。對于積壓庫存，采購部門應及時與相關部門溝通協調，采取促銷、退貨、換貨等方式進行處理，降低庫存成本。采購專員根據庫存情況調整采購計劃，避免不必要的重復采購，提高資金使用效率。3.成本分析與考核采購部門定期對采購成本進行分析，對比不同供應商的采購價格、質量、交貨期等因素，評估采購工作的績效。建立采購成本考核制度，將采購成本控制指標納入采購專員的績效考核體系，對成本控制效果顯著的采購專員給予獎勵，對未能完成成本控制目標的進行相應處罰。六、采購風險管理1.質量風險采購部門加強對供應商的質量管理，要求供應商提供產品質量檢測報告等相關證明文件，確保所采購的食材及用品符合食品安全標準和質量要求。質量控制部門加大對采購食材及用品的抽檢力度，嚴格按照質量檢驗標準進行驗收，對不合格品及時處理，防止流入公司食堂。建立質量追溯機制，一旦發現質量問題，能夠迅速追溯到供應商和采購批次，及時采取召回、換貨、退貨等措施，降低質量風險對公司造成的損失。2.供應風險采購部門與主要供應商建立戰略合作伙伴關系，確保供應商有足夠的生產能力和供應穩定性。同時，開發多家備選供應商，避免因單一供應商出現問題導致供應中斷。關注市場動態和行業信息，及時了解供應商的生產經營狀況、原材料供應情況等，提前做好應對供應風險的準備措施。制定應急預案，當出現供應中斷等突發情況時，能夠迅速啟動應急采購渠道，確保公司餐飲服務的正常供應。3.合同風險采購合同簽訂前，由公司法務部門對合同條款進行審核，確保合同的合法性、有效性和完整性，避免合同糾紛給公司帶來損失。在合同執行過程中，采購專員嚴格按照合同約定履行雙方義務，及時跟蹤合同執行情況，發現問題及時與供應商溝通協商解決。定期對合同執行情況進行總結分析，評估合同風險，不斷完善合同管理流程，降低合同風險。七、監督與檢查1.內部審計監督公司內部審計部門定期對采購工作進行審計監督，檢查采購流程的執行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購成本的控制情況等。審計部門對發現的問題及時提出整改意見和建議，采購部門應積極配合整改，確保采購工作規范、合規運行。2.紀檢監察監督公司紀檢監察部門負責對采購工作中的廉潔自律情況進行監督檢查，防止采購人員出現違規違紀行為。加強對采購人員的廉政教育，建立廉潔風險防控機制，對違反廉潔紀律的行為嚴肅查處，維護公司良好形象。3.員工監督鼓勵公司員工對采購工作進行監督