義診物料管理制度一、總則（一）目的為規范公司義診活動中物料的管理，確保物料的合理使用、妥善保管和有效調配，保障義診活動的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司組織的各類義診活動所涉及的所有物料，包括但不限于醫療設備、藥品、宣傳資料、禮品等。（三）管理原則1.統一管理原則：公司設立專門的義診物料管理小組，負責對義診物料進行統一規劃、采購、調配、存儲和核算。2.合理使用原則：根據義診活動的實際需求，合理配置物料，避免浪費和濫用。3.安全保障原則：確保物料的質量安全和存儲安全，防止物料損壞、變質和丟失。4.責任明確原則：明確各部門和人員在義診物料管理中的職責，做到責任到人。二、管理機構及職責（一）義診物料管理小組1.組成人員：由公司人事總監擔任組長，財務部門負責人、醫療部門負責人、行政部門負責人為成員。2.職責負責制定和修訂義診物料管理制度。審核義診物料的采購計劃、預算和使用方案。協調各部門之間的物料調配和使用。監督義診物料的采購、存儲、發放和回收等環節的管理。定期對義診物料的管理情況進行檢查和評估，提出改進意見和建議。（二）各部門職責1.醫療部門根據義診活動的需求，提出醫療設備、藥品等物料的采購清單和使用計劃。負責對義診使用的醫療設備進行調試、維護和保養，確保設備正常運行。指導和監督義診人員正確使用醫療設備和藥品，確保醫療安全。負責對義診活動中使用的醫療廢棄物進行分類收集、存放和處理。2.行政部門根據義診物料管理小組的要求，負責義診物料的采購、運輸、存儲和發放等具體工作。建立義診物料臺賬，詳細記錄物料的出入庫情況。負責對義診宣傳資料、禮品等非醫療類物料的設計、制作和發放。協助醫療部門做好義診現場的布置和物料管理工作。3.財務部門負責編制義診物料的采購預算，審核采購費用的報銷。對義診物料的成本進行核算和分析，為物料管理提供財務數據支持。監督義診物料管理小組對物料采購資金的使用情況，確保資金安全。三、物料采購管理（一）采購計劃1.醫療部門應根據義診活動的規模、時間、地點和服務內容等因素，提前制定詳細的醫療設備、藥品等物料采購清單和使用計劃，并提交給義診物料管理小組審核。2.行政部門根據醫療部門的采購清單和使用計劃，結合庫存情況，編制義診物料采購計劃，明確采購物料的名稱、規格、數量、預算等信息，并報義診物料管理小組審批。3.采購計劃應具有前瞻性和合理性，充分考慮義診活動的實際需求和可能出現的變化，避免因計劃不周導致物料短缺或浪費。（二）供應商選擇1.建立合格供應商名錄，由行政部門負責對供應商的資質、信譽、產品質量、價格等進行調查和評估，選擇符合要求的供應商納入名錄。2.在采購義診物料時，應優先從合格供應商名錄中選擇供應商，確保物料的質量和供應穩定性。3.對于新的供應商，應進行嚴格的資質審查和樣品試用，合格后方可納入采購范圍。（三）采購流程1.行政部門根據審批后的采購計劃，向選定的供應商發送采購訂單，明確采購物料的名稱、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點等條款。2.供應商應按照采購訂單的要求及時組織生產和發貨，并提供相應的發票和送貨清單。3.行政部門在收到供應商的貨物后，應及時組織驗收，核對物料的名稱、規格、數量、質量等是否與采購訂單一致。對于驗收合格的物料，辦理入庫手續；對于驗收不合格的物料，應及時與供應商溝通協商，要求其退換貨或采取其他補救措施。4.財務部門根據采購合同和驗收合格的發票，辦理采購款項的支付手續。四、物料存儲管理（一）存儲場所1.設立專門的義診物料倉庫，確保倉庫環境安全、干燥、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.倉庫應劃分不同的區域，分別存放醫療設備、藥品、宣傳資料、禮品等不同類型的物料，并設置明顯的標識牌，便于物料的分類存放和查找。（二）存儲方式1.醫療設備應按照設備的說明書要求進行存放，避免設備受到碰撞、擠壓、潮濕等損壞。對于精密設備，應采取特殊的防護措施，如使用專用的包裝箱、減震材料等。2.藥品應按照藥品的性質和儲存要求進行分類存放，如常溫保存藥品、冷藏保存藥品、陰涼保存藥品等。藥品應放置在干燥、通風、陰涼的地方，避免陽光直射和受潮。3.宣傳資料和禮品應整齊擺放，分類存放，便于發放和查找。對于易損的宣傳資料和禮品，應采取相應的防護措施，如使用保護膜、包裝盒等。（三）庫存管理1.行政部門應建立完善的義診物料庫存管理制度，定期對庫存物料進行盤點，確保賬實相符。2.每月末，行政部門應編制庫存盤點表，詳細記錄庫存物料的名稱、規格、數量、存放位置等信息，并與庫存臺賬進行核對。對于盤盈、盤虧的物料，應及時查明原因，進行相應的處理。3.根據庫存盤點情況，行政部門應及時調整庫存臺賬，確保庫存數據的準確性。同時，應根據義診活動的需求和庫存情況，合理安排物料的采購和補貨計劃，避免庫存積壓或缺貨。五、物料發放管理（一）發放原則1.按需發放原則：根據義診活動的實際需求，按照規定的標準和程序發放物料，確保物料的合理使用。2.先進先出原則：對于有保質期要求的物料，應按照先進先出的原則進行發放，避免物料過期失效。3.簽字確認原則：物料發放時，領取人應在物料發放登記表上簽字確認，明確領取物料的名稱、規格、數量等信息，以便追溯和管理。（二）發放流程1.醫療部門根據義診活動的安排，提前向行政部門提交物料領用申請單，注明領用物料的名稱、規格、數量、用途等信息，并經部門負責人簽字確認。2.行政部門收到物料領用申請單后，對申請內容進行審核，確認無誤后，按照申請單上的要求發放物料。3.物料發放時，行政部門工作人員應與領取人共同核對物料的名稱、規格、數量等信息，確保準確無誤。領取人在物料發放登記表上簽字確認后，方可領取物料。4.對于大型醫療設備或貴重藥品的發放，應安排專人負責運輸和安裝調試，并做好相關記錄。六、物料回收管理（一）回收范圍1.義診活動結束后，應對現場使用的醫療設備、藥品、宣傳資料、禮品等物料進行回收。2.對于未使用完的物料，應及時清理回收，妥善保管，以便下次使用。3.對于義診活動中產生的醫療廢棄物，應按照相關規定進行分類收集、存放和處理。（二）回收流程1.義診活動結束后，醫療部門負責組織人員對現場使用的醫療設備進行清理和回收，檢查設備是否完好，如有損壞應及時維修或報廢處理。2.行政部門負責對現場剩余的宣傳資料、禮品等物料進行回收，整理后存放于倉庫。3.對于義診活動中產生的醫療廢棄物，醫療部門應按照醫療廢棄物管理的相關規定，分類收集、存放于專用的容器中，并做好標識。定期將醫療廢棄物交由有資質的醫療廢棄物處理機構進行處理，并做好交接記錄。七、物料盤點與清查（一）盤點周期1.定期盤點：每月末對義診物料進行一次全面盤點，確保賬實相符。2.不定期盤點：根據實際情況，對義診物料進行不定期盤點，如在義診活動前后、物料采購或發放后等進行盤點，及時發現和解決問題。（二）盤點方法1.實地盤點法：對庫存物料進行實地清點，核對物料的名稱、規格、數量、存放位置等信息。2.賬實核對法：將庫存臺賬與實際庫存進行核對，檢查賬實是否一致。對于賬實不符的情況，應及時查明原因，進行調整。（三）清查結果處理1.對于盤盈的物料，應查明原因，如屬于采購時多采購或入庫時計量錯誤等原因造成的，應及時調整庫存臺賬，并辦理相應的入庫手續。2.對于盤虧的物料，應查明原因，如屬于正常損耗、丟失、損壞等原因造成的，應按照規定的審批程序進行處理。屬于人為原因造成的損失，應追究相關人員的責任。3.盤點結束后，應編制盤點報告，詳細記錄盤點情況、清查結果及處理意見等，并提交給義診物料管理小組審核。八、物料報廢與處置（一）報廢條件1.醫療設備因使用年限過長、技術落后、損壞嚴重等原因無法正常使用的。2.藥品超過有效期、變質、損壞等無法使用的。3.宣傳資料、禮品等因過期、損壞、丟失等原因無法繼續使用的。（二）報廢流程1.使用部門填寫物料報廢申請單，注明報廢物料的名稱、規格、數量、報廢原因等信息，并提交給義診物料管理小組審核。2.義診物料管理小組組織相關人員對報廢申請進行審核，必要時可邀請專業技術人員進行鑒定。審核通過后，報公司領導審批。3.經公司領導批準后，行政部門負責對報廢物料進行處置。對于可回收利用的報廢物料，應按照相關規定進行回收處理；對于不可回收利用的報廢物料，應按照環保要求進行妥善處理，如委托有資質的廢棄物處理機構進行處理等。九、監督與考核（一）監督檢查1.義診物料管理小組定期對義診物料的管理情況進行監督檢查，檢查內容包括物料的采購、存儲、發放、回收、盤點等環節的管理情況。2.對于監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。整改完成后，應進行復查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價1.建立義診物料管理考核評價制度，對各部門和人員在義診物料管理中的工作表現進行考核評價。2.考核評價指標包