第5章文字處理軟件Word2003

文字處理軟件Word2003中文版（以下簡稱Word）是一個功能強大且使用靈活的軟件，許多操作都可以通過多種方式來實現(xiàn)，是一款非常優(yōu)秀的軟件。本章集中精選了Word中最基礎、最常用的功能進行說明，以便讀者能盡快掌握Word的核心內(nèi)容并能開始獨立工作。

用戶可以在桌面上為Word建立快捷圖標，雙擊Word的快捷圖標也可以啟動Word。

啟動Word的幾種常用方法如下。

1．“程序”項啟動Word2．通過“新建/打開Office文檔”啟動Word，如圖5-1所示的“新建Office文檔”對話框。

右圖5-1“新建Office文檔”對話框窗口。也可以通過“打開Office文檔”啟動Word應用程序并打開此文檔。

3．通過已有的文檔啟動Word4．通過快捷方式啟動Word。5.1Word的啟動與退出5.1.1Word的啟動圖5-1“新建Office文檔”對話框

退出Word的方法有以下幾種：①單擊標題欄右上角的“關閉”按鈕，或雙擊Word窗口標題圖標“”（按快捷鍵Alt+F4）。②單擊“文件”→“文件”→“退出”命令。在退出Word時，如果輸入或修改后的文檔尚未保存，那么Word將出現(xiàn)一個對話框，詢問是否要保存未保存的文檔。

啟動Word后，用戶即可看到Word應用程序窗口。圖6-2顯示了在Word窗口的工作區(qū)中打開了一個名為“闊的海”的文檔窗口。5.1.2Word的退出5.1.3Word窗口的組成圖6-2Word窗口界面

啟動Word時，會自動創(chuàng)建一個空白文檔。如果再要創(chuàng)建新的空白文檔，則直接單擊工具欄中的【新建空白文檔】按鈕“”即可。要創(chuàng)建一個新文檔，還可使用如下的方法：①在“開始工作”任務窗格中單擊“新建文檔”命令，打開“新建文檔”任務窗格，然后在“新建文檔”任務窗格中選擇新建文檔的類型。圖6-6利用模板新建文檔對話框5.2Word文件的基本操作5.2.1創(chuàng)建新文檔②按下快捷鍵Ctrl+N，可創(chuàng)建一空白文檔。③單擊“文件”菜單中的“新建”命令，打開“新建文檔”任務窗格，然后在“新建文檔”任務窗格中選擇新建文檔的類型，如圖6-6所示。

打開一個或多個已存在的Word文檔的方法有以下三種：①單擊“常用”工具欄中的“打開”按鈕。②單擊“文件”菜單中的“打開”命令。③直接按Ctrl+O快捷鍵。

以上三種方法均會彈出如圖6-7所示的“打開”對話框。

在“文件”菜單所保留的最近用過的文檔名（默認保留4個最近使用過的文檔名），或在“開始工作”任務窗格中選擇最近用過的文檔并打開。圖6-7打開一個或多個Word文檔的“打開”對話框5.2.3

打開最近使用過的文檔5.2.2

打開新文檔1．保存新建文檔要保存此文檔，其方法有。①單擊工具欄中的“保存”或“另存為”按鈕“”。②單擊“文件”菜單中的“保存”命令，或直接按快捷Ctrl+S。2．保存已有的文檔對已有的文件進行編輯和修改后，用上述方法進行保存時不再出現(xiàn)“另存為”對話框。5.2.4

保存文檔3．保存多個文檔按住Shift鍵的同時單擊“文件”菜單，選擇相應的菜單項。

4．自動保存文檔單擊“工具”→“選項”→“保存”選項卡標簽，指定自動保存時間間隔，系統(tǒng)默認為10分鐘。

密碼可以是字母、數(shù)字、空格以及符號的任意組合，最長可達15個字符且區(qū)分大小寫。設置打開和修改權(quán)限密碼的方法如下：①依次單擊“文件”→“另存為”命令，打開“另存為”對話框。②單擊“另存為”對話框中的“工具”下拉列表中的“安全措施選項”命令，打開“安全性”對話框，如圖6-10、圖6-11和圖6-12所示。

關閉文檔有以下幾種方法。①使用“文件”菜單下的“關閉”命令。②按著Shift鍵，并單擊“文件”菜單下的“全部關閉”命令。③單擊標題欄上的“關閉”按鈕，或按Alt+F4鍵。5.2.5

文檔的保護5.2.6

關閉文檔

文檔的基本操作包括：確定插入點位置、輸入文字、文字的移動、復制與刪除、文字的查找與替換等。②用鍵盤移動插入點。如表6-1所示。③使用定位命令進行定位到特定的頁、表格或其他項目：可以使用編輯菜單中“定位”命令（或按ctrl+G鍵），這時彈出“定位”對話框，如圖6-13所示。圖6-13“定位”對話框5.3.1插入點位置的確定5.3文字的錄入與編輯

在Word中，有一個垂直閃爍的光標豎“|”，這就是插入點，也稱為當前輸入位置。移動插入點的常用方法如下。①用鼠標移動插入點。移動文檔內(nèi)容到要插入的位置，單擊鼠標。

在Word中可以錄入的內(nèi)容有：1．自動換行與人工換行；2．顯示或隱藏編輯標記；3．插入符號；4．插入數(shù)學公式；5．插入日期和時間；5.插入文件；7．其他，如圖形和表格等。可以按BackSpace鍵刪除該錯字，按Del鍵刪除插入點右邊的字或字符，然后繼續(xù)輸入。

【例6-1】插入下面的的數(shù)學公式。5.3.2文字的錄入1．對象的選取對象的選定是一項基本的操作。用戶經(jīng)常需要選取某個字符、某一行、某一段或整個文檔進行處理。被選取的文本，稱為文本塊，通常情況下以反白（即白字黑底的方式）顯示在屏幕上。選取操作也可以選對一個圖形等對象。⑴使用鼠標選取對象。如在一個對象上單擊即可選取一個對象。這里主要是指文本塊的選取。選定任何數(shù)量的文字：將鼠標指針移到要選擇文本的開始位置的文字前，按下左鍵不放，拖動鼠標使所需內(nèi)容都反白顯示。選定一個單詞；雙擊該單詞。選定一行或多行文字：將鼠標移動到該行的左側(cè)，直到光標指針變成一個指向右上的箭頭“

”區(qū)域，該區(qū)域稱為選定區(qū)或選定欄，然后單擊。在選定區(qū)向上或向下拖動鼠標，可以選定多行。選定一個句子：按下Ctrl鍵，然后在某句的任何地方單擊。選定一個段落：在選定區(qū)雙擊，或者在該段落的任何地方三擊。選定多個段落：將鼠標移動到選定區(qū)域后雙擊，并向上或向下拖動鼠標。5.3.3編輯文檔

選定一大塊文字：單擊所選內(nèi)容的開始，滾動到所選內(nèi)容的結(jié)束，然后按下Shift鍵，并單擊。選定整篇文檔：在選定區(qū)三擊，或按Ctrl后，單擊左鍵（或按Ctrl+A鍵）。

注：按下Alt鍵不放，然后拖動鼠標，可選定垂直的一塊文字。⑵使用鍵盤選取文本。用戶在編輯文檔時，可以將光標移到想要選取的文本起始位置，按住Shift鍵不放，再用↑、↓、←、→等可以移動插入點的鍵（見表6-1所示）來選取范圍。⑶使用擴展方式選取文本。略⑷多重選定多重選定（或不連續(xù)）區(qū)域：選定一塊區(qū)域后，再按住Ctrl鍵，選定其他的區(qū)域。

此外，Word還為用戶提供了一個非常快捷的方式，就是將插入點移到要選取文本的起始處，按F8鍵進入擴展選擇方式，然后再安F8鍵選取插入點的漢字或單詞第三次按F8鍵選取插入點所在的句子，第四次按F8鍵選取插入點所在的段落，第五次按F8鍵則選取整個文檔。而其間每按一次Shift+F8鍵可以逐步縮小選取范圍。當按下Ctrl+Shift+F8鍵，狀態(tài)欄中的“擴展”框顯示為“列”，此時用↑、↓、←、→等鍵，就可按矩形方式從文檔中選取從插入點開始的任意大小的矩形文本塊。2．刪除、移動或復制文本在選定了操作對象后，可在文檔內(nèi)、文檔間或應用程序間移動文本或復制文本，也可以刪除文本。⑴刪除文本。按BackSpace鍵刪除它，同時后面的字符左移一格不定期填補被刪除的位置。按Delete鍵可以刪除插入點后面的字符。按Ctrl+BackSpace鍵，可刪除插入點左邊的字符；要刪除插入點右邊的字符，按Ctrl+Delete鍵。⑵在窗口內(nèi)移動或復制文本。⑶遠距離移動或復制文本，或?qū)⑵湟苿訌椭浦疗渌臋n。⑷利用剪貼板移動文本。選定要移動的文本對象，單擊“剪切”按鈕，確定目的地，單擊“粘貼”按鈕。⑸利用剪貼板復制文本。⑹使用鍵盤復制文本。使用鍵盤可以方便地復制文本。選取要復制的文檔，按Shift+F2鍵，狀態(tài)欄將顯示“復制到何處”提示信息，將鼠標移動到目標位置處（此時光標呈虛線），然后按ENTER鍵，完成復制。3．撤消與恢復①撤消“”。②重復“”。4．查找和替換查找和替換的主要對象有：文字、短語或詞、指定的格式、特殊字符等。例如把“資本”替換為“資本經(jīng)濟”。①查找文本。單擊“編輯”菜單上的“查找”命令（或按Ctrl+F鍵），打開“查找和替換”對話框，如圖6-22所示。圖6-22“查找”對話框②查找特定格式。雙擊狀態(tài)行。③使用“選擇瀏覽對象”按鈕。單擊垂直滾動條上的“選擇瀏覽對象”按鈕，可以快速查找某項，如圖形、表格或批注等，如圖6-25所示。5．替換文本利用Word中提供的替換功能，可以方便地完成這個工作。①利用替換功能可以刪除找到的文本。②可以替換指定的格式。③可以查找并替換段落標記、分頁符和其他項。④使用通配符簡化搜索。圖6-25選擇瀏覽對象5.自動更正利用Word提供的自動更正功能可以幫助用戶更正一些常見的鍵入錯誤、拼寫和語法錯誤等。在“工具”菜單中選擇“自動更正”命令，將打開“自動更正”對話框，如圖6-26所示。單擊“自動更正”選項卡，選中“鍵入時自動替換”項，在“替換”和“替換為”中輸入原內(nèi)容的需要替換的內(nèi)容，可以簡化輸入。例如在文檔中輸入“JSJ”，將自動替換為“計算機”。圖6-26“自動更正”對話框窗口

在Word中，為了便于觀察和操作，可以同時打開若干個文檔窗口，對多個文檔進行操作。也可以將文檔邏輯上分成多個窗口，對一個文檔的不同部分進行操作。

1．多文檔窗口的轉(zhuǎn)換。

2．查看一個文檔的不同部分。

3．多個文檔窗口的排列。5.3.4多窗口和多文檔的編輯

所謂排版就是將文檔中插入的文本、圖像、表格等基本元素進行格式化處理，以便打印輸出。圖6-29“紙型”選項卡5.4頁面設置與文檔排版5.4.1頁面設置

頁面設置根據(jù)需要可以重新對包括對整個頁面、頁邊距、每頁的行數(shù)和每行的字數(shù)，如圖6－29、圖6－30所示。

1．選擇紙型；2．調(diào)整行數(shù)、字符數(shù)、欄數(shù)、文字排列等；3．頁邊距的調(diào)整；4．版式。用戶還可以給文檔加上頁眉、頁腳、頁碼等。Word是一個功能強大的桌面排版系統(tǒng)，它利用本身提供了多種字體、字形及其他漂亮的外觀，對文本進行正確合理的排版（格式或修飾），實現(xiàn)“所見即所得”的效果。

1．字符的格式化；2．段落的格式化；3．段落字體對齊方式；4．使用“格式刷”復制字符和段落格式；5．分欄；5.頁眉和頁腳；7．首字下沉；8．增加邊框；9．項目符號與編號；10．文檔分頁；11．插入頁碼。5.4.2

文檔排版1．打印預覽如圖6－50所示，打印預覽用于顯示文檔的打印效果，在打印之前可通過打印預覽觀看文檔全貌，包括文本、圖形、多個分欄、圖文框、頁碼、頁眉、頁腳等。5.4.3

預覽與打印文檔如圖6-50所示的是一屏顯示4頁的效果和“打印預覽”工具欄2．打印⑴快速打印：選擇直接打印時，請單擊工具欄中的“打印”按鈕（也可按Ctrl+P鍵），或在“打印預覽”窗口中單擊“打印”按鈕，都可以實現(xiàn)一次打印全部文檔。“打印”設置對話框，如圖6-51所示⑵一般打印方式：如果需要自行設置打印方式或打印文檔的某一部分，則需要對打印進行一些必要的設置。圖6-51“打印”對話框在“打印”對話框中可進行相關的設置，如打印的頁面范圍；需要打印的份數(shù)；打印的方式，如逐份打印等。Word允許在文檔中插入多種格式的圖形文件，并且可以將其任意放大、縮小、改變縱橫比例、裁剪、控制色彩、修改圖片等，也可在文檔中直接繪圖。5.5Word的圖文混排1．從剪貼畫庫中插入剪貼畫或圖片；2．從另一個文件插入圖片；3．復制和粘貼圖形；4．繪制圖形；5．藝術(shù)字的使用；5.圖片的編輯。

通常，錄入的文字、圖片、或表格等在Word中是按先后順序顯示的。有時為了某種效果，例如將表格或圖片或某些文本放在版面的中央，其他正文文本從旁繞過，這時就需要使用文本框，圖6-59所示的就是文本框的使用。

1．建立文本框；2．編輯文本框；3．文本框應用；4．文本框的刪除。5.5.1插入圖片5.5.2圖文混排5.5.3使用文本框

在“設置圖片格式”對話框，單擊“版式”選項卡，如圖6-58所示。利用該對話框，可以對文檔中的圖、文進行混排（圖文位置的調(diào)整）。圖6-59文本框的鏈接Word可以方便地制作出復雜的表格，同時它還提供了大量精美、復雜的表格樣式，套用這些表格樣式，可使表格具有專業(yè)化。

1．創(chuàng)建和刪除表格一張表格的創(chuàng)建可以采用自動制表也可以采用人工制表來完成。⑴自動制表；⑵人工制表；⑶將文本轉(zhuǎn)換成表格；⑷輸入和編輯表格內(nèi)容。

2．編輯表格表格建立好后，就可以對表格進行編輯，如調(diào)整行高與列寬，合并、拆分、增加、刪除單元格等有關操作。⑴表格的選取；⑵調(diào)整列寬；⑶調(diào)整行高；⑷插入、刪除行或列；⑸合并、拆分單元格。

3．設置表格格式⑴自動套用表格格式；⑵添加邊框和底紋；⑶在后續(xù)各頁中重復表格標題；⑷防止跨頁斷行5.5.4Word的表格制作4．數(shù)據(jù)排序與計算可以對表格中的內(nèi)容進行排序和計算等工作。⑴數(shù)據(jù)排序所謂排序就是對表格中的所有行數(shù)據(jù)（第一行除外）按照某種依據(jù)進行重排，在排序，最多一次使用3個關鍵字。如圖6-67所示的是對表格按某一列進行排序。⑵數(shù)據(jù)計算，如圖6-68所示是“公式”對話框。 圖6-67表格數(shù)據(jù)的排序圖6-68“公式”對話框5．單元格地址及其引用在Word中，表格中的各單元格都有一個內(nèi)容名稱，稱為地址，引用時可以使用這些地址。⑴地址名稱的安排