企業證明管理制度一、總則（一）目的為規范公司各類證明的開具與管理，確保證明內容真實、準確、規范，維護公司正常辦公秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門及全體員工。（三）職責分工1.人力資源部負責人事相關證明的開具與管理，如在職證明、離職證明、收入證明等。指導、監督各部門規范證明開具流程。定期對證明開具情況進行統計與分析。2.各部門負責本部門業務范圍內相關證明的申請與審核。確保所申請證明內容真實、準確，并配合人力資源部完成相關手續。二、證明分類及開具流程（一）在職證明1.適用場景員工因辦理簽證、信用卡、購房貸款、子女入學等需要提供在職證明的情況。2.開具流程員工填寫《在職證明申請表》，詳細注明申請用途、證明內容要求等信息，并提交所在部門負責人審批。部門負責人審核申請表內容，確認員工在職情況及證明用途的合理性后簽字批準。將申請表交至人力資源部。人力資源部根據員工檔案信息及部門審批意見，開具在職證明。在職證明應包含員工姓名、性別、身份證號、入職日期、所在部門、現任職務、薪資待遇、公司聯系方式等內容，并加蓋公司公章。人力資源部留存申請表及開具的在職證明存根聯，以備查詢。（二）離職證明1.適用場景員工離職后，新用人單位要求提供離職證明以確認其工作經歷及離職狀態等情況。2.開具流程員工離職時，需到人力資源部領取《離職證明申請表》，填寫個人信息、離職日期、離職原因等內容，并提交所在部門負責人簽字確認。部門負責人核實員工離職手續是否辦理完畢，包括工作交接、財務結算等，如無問題則簽字批準。將申請表交至人力資源部。人力資源部根據員工離職手續辦理情況，開具離職證明。離職證明應注明員工姓名、性別、身份證號、入職日期、離職日期、所在部門、離職原因等信息，并加蓋公司公章。員工領取離職證明后，人力資源部將申請表及離職證明存根聯歸檔保存。（三）收入證明1.適用場景員工因購房、購車、貸款等需要提供收入證明以證明其經濟收入情況。2.開具流程員工填寫《收入證明申請表》，明確申請用途、收入證明金額及計算依據等，并提交所在部門負責人審核。部門負責人根據員工實際收入情況及申請用途，審核申請表內容，如認為必要，可向財務部門核實員工工資發放情況。審核通過后簽字批準。將申請表交至人力資源部。人力資源部根據員工檔案工資信息及部門審批意見，開具收入證明。收入證明應注明員工姓名、性別、身份證號、入職日期、所在部門、職務、月收入（或年收入）情況、收入構成等內容，并加蓋公司公章及財務專用章。人力資源部留存申請表及收入證明存根聯，同時將收入證明金額等信息告知財務部門備案。（四）其他業務證明1.適用場景因公司業務往來、項目合作、客戶需求等需要開具的與公司業務相關的證明，如業績證明、資質證明、產品質量證明等。2.開具流程相關業務部門填寫《業務證明申請表》，詳細說明證明事項、用途、涉及業務內容及證明要求等，并提交部門負責人審批。部門負責人對申請表進行審核，確保證明內容與業務實際情況相符，審核通過后簽字批準。將申請表交至公司指定的證明開具部門（一般為相關業務歸口管理部門或綜合管理部門）。證明開具部門根據業務資料及審批意見，起草證明文件。證明文件應內容準確、表述清晰，符合相關法律法規及公司業務規定。證明文件起草完成后，提交公司分管領導審批。分管領導審核證明內容的真實性、準確性及合規性，審批通過后簽字批準。將審批后的證明文件交至公司辦公室加蓋公司公章。辦公室對證明文件格式、內容完整性等進行審核，無誤后加蓋公章。證明開具部門留存申請表及證明文件存根聯，將開具好的證明文件交付申請部門或相關外部單位，并做好發放登記。三、證明內容規范1.證明應使用公司統一格式的紙張打印，字體、字號應保持一致，一般采用宋體小四號字。2.證明內容應準確、清晰、簡潔，避免使用模糊、歧義或容易引起誤解的表述。3.涉及員工個人信息的，如姓名、性別、身份證號、入職日期、職務等，應與員工檔案信息一致。4.證明中應明確注明證明用途、有效期等相關信息。5.證明落款處應加蓋公司公章，公章應清晰、端正，不得模糊或加蓋多個公章。四、證明審核與監督1.審核要求各部門在收到員工證明申請后，應認真審核申請內容，確保證明用途合理、真實。人力資源部及相關證明開具部門在開具證明前，應對證明內容進行再次審核，防止出現錯誤或違規情況。對于涉及重要信息或金額較大的證明，如高額收入證明、重大業績證明等，應進行重點審核，并可根據需要向相關部門或人員核實情況。2.監督機制公司辦公室負責對證明開具及管理情況進行定期檢查，發現問題及時督促整改。設立舉報郵箱和電話，接受公司內部員工及外部相關方對證明開具違規行為的舉報。對于經查實的違規行為，將嚴肅追究相關責任人的責任。五、證明存檔與查詢1.存檔管理人力資源部及各證明開具部門應按照檔案管理規定，對各類證明申請表及開具的證明文件進行分類存檔。存檔資料應包括申請表原件、證明文件原件、審批簽字頁等，確保資料完整、可追溯。證明存檔期限按照公司檔案管理相關規定執行，一般為[X]年。2.查詢規定公司內部員工因工作需要查詢本人相關證明存檔資料的，應填寫《證明查詢申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到人力資源部查詢。外部單位或個人因特殊原因需要查詢公司證明存檔資料的，須持有合法有效的證明文件及查詢申請函，經公司分管領導批準后，由人力資源部安排專人負責查詢，并做好查詢記錄。查詢記錄應包括查詢時間、查詢單位或個人信息、查詢內容等。六、證明遺失補辦1.若員工遺失已開具的證明，應及時向人力資源部提出書面補辦申請，并說明遺失原因。2.人力資源部核實證明開具存根聯及相關申請資料后，如情況屬實，可根據原證明內容重新開具證明，但應在證明上注明“此證明為補辦，原證明編號為[X]，已于[X]年[X]月[X]日開具，原證明作廢”字樣。3.證明遺失補辦流程與原證明開具流程相同，相關部門及人員應按照規定進行審核與審批。七、違規處理1.員工或部門違反本制度規定，提供虛假信息或協助他人開具虛假證明的，一經查實，公司將視情節輕重給予警告、記過、降職、撤職、解除勞動合同等處分，并依法追究相關法律責任。2.因證明開具錯誤或違規給公司