企劃物料管理制度一、總則（一）目的為加強公司企劃物料的管理，規范企劃物料的采購、使用、存儲等流程，確保企劃物料的合理利用，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及企劃物料管理的部門和人員。（三）定義1.企劃物料：指用于公司各類企劃活動、宣傳推廣、項目執行等所需的各類物品，包括但不限于宣傳資料、禮品、道具、展示器材等。2.采購：指根據公司需求，通過各種渠道獲取企劃物料的行為。3.庫存管理：對企劃物料的入庫、存儲、盤點、出庫等環節進行管理。二、職責分工（一）企劃部門1.根據公司業務需求，制定企劃物料的需求計劃。2.負責企劃物料的設計、創意策劃等工作。3.對采購回來的企劃物料進行驗收，確保符合設計要求和質量標準。（二）采購部門1.根據企劃部門的需求計劃，負責企劃物料的采購工作。2.尋找合適的供應商，進行詢價、比價、議價，確保采購成本合理。3.負責與供應商簽訂采購合同，并跟進合同執行情況。（三）倉庫管理部門1.負責企劃物料的入庫、存儲、保管等工作。2.建立庫存臺賬，定期進行盤點，確保賬物相符。3.根據審批后的領料單，及時準確地發放企劃物料。（四）財務部門1.負責審核企劃物料采購費用的報銷憑證，確保費用支出合理合規。2.對企劃物料的成本進行核算和分析，為公司決策提供數據支持。（五）使用部門1.根據工作需要，填寫領料申請，經審批后到倉庫領取企劃物料。2.合理使用企劃物料，避免浪費和丟失。3.對使用后的企劃物料進行妥善保管，如需報廢或處理，按規定流程辦理。三、企劃物料需求計劃（一）需求預測1.各部門應根據年度工作計劃、項目安排等，提前預測本部門對企劃物料的需求。2.對于臨時性或突發性的企劃活動，相關部門應及時向企劃部門通報，以便企劃部門調整需求計劃。（二）計劃編制1.企劃部門根據各部門的需求預測，結合公司整體戰略和業務目標，編制年度企劃物料需求計劃。2.年度需求計劃應包括物料名稱、規格型號、數量、預計采購時間等詳細信息。3.對于季度或月度的企劃物料需求，企劃部門應根據實際情況進行滾動調整和細化。（三）計劃審批1.年度企劃物料需求計劃編制完成后，需提交公司管理層進行審批。2.管理層應從公司資源狀況、預算安排、業務需求等方面進行綜合評估，提出修改意見或批準實施。四、采購管理（一）供應商選擇1.采購部門應通過多種渠道尋找合適的企劃物料供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行資質審查，包括營業執照、生產許可證、產品質量認證等，確保其具備合法經營資格和良好的信譽。3.建立供應商評估體系，從產品質量、價格、交貨期、售后服務等方面對供應商進行定期評估，選擇優質供應商建立長期合作關系。（二）采購流程1.采購部門根據審批后的企劃物料需求計劃，向選定的供應商發送采購訂單。2.采購訂單應明確物料名稱、規格型號、數量、價格、交貨期、交貨地點等詳細信息。3.供應商收到采購訂單后，應確認訂單內容，并及時安排生產或備貨。4.采購部門應跟進采購訂單的執行情況，定期與供應商溝通，確保按時交貨。（三）采購合同1.對于金額較大或重要的企劃物料采購，采購部門應與供應商簽訂采購合同。2.采購合同應明確雙方的權利和義務，包括物料規格、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。3.采購合同簽訂后，應及時將合同副本提交給相關部門備案。（四）采購成本控制1.采購部門應通過詢價、比價、議價等方式，爭取最優惠的采購價格。2.在保證物料質量的前提下，合理選擇采購渠道和采購方式，降低采購成本。3.定期對采購成本進行分析和評估，總結經驗教訓，不斷優化采購流程和采購策略。五、驗收管理（一）驗收標準1.企劃部門應根據設計要求和質量標準，制定企劃物料的驗收標準。2.驗收標準應明確物料的外觀、尺寸、材質、性能等方面的要求。（二）驗收流程1.企劃物料到貨后，倉庫管理部門應及時通知企劃部門進行驗收。2.企劃部門組織相關人員按照驗收標準對物料進行驗收。3.驗收合格的物料，倉庫管理部門辦理入庫手續；驗收不合格的物料，應及時通知采購部門與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等。（三）驗收記錄1.驗收人員應填寫驗收記錄，詳細記錄物料的名稱、規格型號、數量、驗收情況等信息。2.驗收記錄應作為物料質量追溯和成本核算的重要依據，妥善保存。六、庫存管理（一）入庫管理1.倉庫管理部門根據驗收合格的物料，辦理入庫手續，填寫入庫單。2.入庫單應注明物料名稱、規格型號、數量、供應商名稱、入庫日期等信息。3.將物料按照類別、規格、型號等進行分類存放，建立清晰的庫存標識。（二）存儲管理1.倉庫應保持干燥、通風、整潔，確保物料存儲環境良好。2.對有特殊存儲要求的物料，如易燃易爆、易腐蝕等，應按照相關規定進行單獨存儲和管理。3.定期對庫存物料進行檢查，查看是否有損壞、變質、過期等情況，及時處理問題物料。（三）盤點管理1.倉庫管理部門應定期對庫存物料進行盤點，確保賬物相符。2.盤點周期可根據實際情況設定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。3.盤點結束后，編制盤點報告，說明盤點結果、差異情況及原因分析等。4.對于盤盈或盤虧的物料，應查明原因，按照規定的審批流程進行處理。（四）出庫管理1.使用部門根據工作需要，填寫領料單，注明物料名稱、規格型號、數量、用途等信息。2.領料單需經部門負責人審批后，到倉庫管理部門領取物料。3.倉庫管理部門根據審批后的領料單，核實庫存情況，及時發放物料，并在領料單上簽字確認。4.對于貴重或限量的企劃物料，應實行限額領料制度，嚴格控制領用數量。七、使用管理（一）領用規定1.使用部門應按照批準的領料單領取企劃物料，不得超領或挪用。2.領取物料時，應仔細核對物料的名稱、規格型號、數量等信息，確保與領料單一致。（二）使用要求1.使用部門應合理使用企劃物料，避免浪費和丟失。2.在使用過程中，如發現物料存在質量問題或其他異常情況，應及時通知企劃部門和相關部門處理。3.對于不再使用的企劃物料，使用部門應及時清理并交回倉庫，辦理退庫手續。（三）報廢處理1.對于已損壞、變質、過期或不再使用的企劃物料，使用部門應填寫報廢申請單，說明報廢原因和物料情況。2.報廢申請單需經部門負責人、企劃部門、財務部門等相關部門審批后，方可進行報廢處理。3.倉庫管理部門根據審批后的報廢申請單，對報廢物料進行清理和登記，并按照公司規定進行處置，如變賣、銷毀等。八、成本核算與控制（一）成本核算1.財務部門應建立企劃物料成本核算體系，對企劃物料的采購成本、庫存成本、使用成本等進行核算。2.采購成本包括物料價格、運輸費用、稅費等；庫存成本包括倉儲費用、損耗等；使用成本包括物料消耗、人工費用等。3.定期對企劃物料成本進行核算和分析，為公司決策提供準確的成本數據。（二）成本控制1.各部門應嚴格按照本制度的規定，控制企劃物料的采購、使用和庫存等環節，降低成本支出。2.企劃部門在設計企劃物料時，應充分考慮成本因素，優化設計方案，避免不必要的浪費。3.采購部門應通過合理采購、談判議價等方式，降低采購成本；倉庫管理部門應加強庫存管理，減少庫存積壓和損耗。九、監督與考核（一）監督檢查1.公司內部審計部門或相關管理部門應定期對企劃物料管理情況進行監督檢查。2.監督檢查內容包括需求計劃編制、采購管理、驗收管理、庫存管理、使用管理等方面的執行情況。3.對監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知，要求責任部門限期整改。（二）考核評價1.建立企劃物料管理考核評價機制，對各部門和相關人員的工作表現進行考核評價。2.考核評價指標包括需求計劃準確性、采購及時性、物料質量合格率、庫存周轉率、成本控制效果等。3.根據考核評價結果，對表現優秀的部門和個人進行表彰和獎勵；對未達到考核要求的部門和個人進行批評教育，并責令