優(yōu)化發(fā)票管理制度一、總則1.目的為了加強公司發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票開具、取得、保管及使用等行為，防范稅務風險，保障公司合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在經營活動中涉及發(fā)票相關事宜的管理。3.基本原則發(fā)票管理應遵循依法依規(guī)、準確及時、防范風險的原則，確保發(fā)票開具真實、合法、有效，取得的發(fā)票符合規(guī)定且能充分發(fā)揮其財務核算與稅務抵扣等作用。二、發(fā)票的種類及適用范圍1.增值稅專用發(fā)票適用于公司與一般納稅人之間的銷售貨物、提供應稅勞務或應稅服務等交易。購買方為一般納稅人時，銷售方應開具增值稅專用發(fā)票，購買方憑此發(fā)票用于進項稅額抵扣。2.增值稅普通發(fā)票主要用于公司與小規(guī)模納稅人、個人消費者以及增值稅應稅行為但不得開具專用發(fā)票的交易。如銷售免稅貨物、銷售貨物給消費者個人等情況。3.其他發(fā)票如通用機打發(fā)票、定額發(fā)票等，根據(jù)實際業(yè)務需要，在特定行業(yè)或特定業(yè)務場景下使用。具體適用范圍按照國家稅務法規(guī)及地方相關規(guī)定執(zhí)行。三、發(fā)票的開具管理1.開具要求銷售商品、提供服務以及從事其他經營活動的單位和個人，對外發(fā)生經營業(yè)務收取款項，收款方應當向付款方開具發(fā)票；特殊情況下，由付款方向收款方開具發(fā)票。開具發(fā)票應當按照規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實開具，并加蓋發(fā)票專用章。公司應根據(jù)實際銷售業(yè)務內容如實開具發(fā)票，不得變更品名和金額。如因特殊原因需要開具紅字發(fā)票的，必須按照國家稅務總局的相關規(guī)定進行操作。2.開具流程業(yè)務部門在簽訂銷售合同或達成交易意向后，應及時將合同相關信息傳遞給財務部門。合同信息應包括客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、銷售貨物或服務內容、數(shù)量、金額、稅率等。財務部門根據(jù)業(yè)務部門提供的信息，按照發(fā)票開具規(guī)范，在公司的開票系統(tǒng)中錄入開票數(shù)據(jù)。開票數(shù)據(jù)錄入完成后，應進行認真核對，確保準確無誤。核對無誤后，打印發(fā)票。發(fā)票打印時應注意票面整潔、字跡清晰，各項內容完整準確。打印完成后，加蓋發(fā)票專用章，并按照發(fā)票號碼順序進行整理。發(fā)票開具后，由業(yè)務部門負責將發(fā)票送達客戶。發(fā)票送達方式可根據(jù)客戶要求選擇郵寄、專人送達等，但必須確保發(fā)票安全、及時送達客戶手中。同時，業(yè)務部門應要求客戶在發(fā)票簽收單上簽字確認。對于電子發(fā)票的開具，財務部門應按照稅務機關規(guī)定的電子發(fā)票開具流程進行操作。電子發(fā)票開具成功后，應及時將發(fā)票信息發(fā)送給客戶，并告知客戶獲取電子發(fā)票的方式。3.發(fā)票作廢與紅沖當月開具的發(fā)票，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤等情形，收到退回的發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)符合作廢條件的，按作廢處理；開具時發(fā)現(xiàn)有誤的，可即時作廢。作廢發(fā)票應在防偽稅控系統(tǒng)中將相應的數(shù)據(jù)電文按“作廢”處理，在紙質專用發(fā)票（含未打印的專用發(fā)票）各聯(lián)次上注明“作廢”字樣，全聯(lián)次留存。跨月或不符合作廢條件需要開具紅字發(fā)票的，按照國家稅務總局關于紅字發(fā)票開具的相關規(guī)定辦理。由購買方或銷售方在增值稅發(fā)票管理新系統(tǒng)中填開并上傳《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》，銷售方憑稅務機關系統(tǒng)校驗通過的《信息表》開具紅字專用發(fā)票，在新系統(tǒng)中以銷項負數(shù)開具。紅字專用發(fā)票應與《信息表》一一對應。四、發(fā)票的取得管理1.取得要求公司在購買貨物、接受服務以及從事其他經營活動支付款項時，應當向收款方取得發(fā)票。取得的發(fā)票應符合國家稅收法律法規(guī)及發(fā)票管理規(guī)定，發(fā)票內容應真實、完整、準確。取得發(fā)票時，應仔細核對發(fā)票的票面信息，包括發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、服務或貨物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額、發(fā)票專用章等。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，應及時與銷售方聯(lián)系更換或重開。對于增值稅專用發(fā)票，應在規(guī)定的認證期限內進行認證。認證通過后，方可作為進項稅額抵扣的合法憑證。2.取得流程采購部門在采購業(yè)務發(fā)生前，應根據(jù)采購合同要求，選擇具有合法經營資格的供應商。與供應商簽訂采購合同時，應明確發(fā)票開具的要求，包括發(fā)票類型、開具時間、發(fā)票內容等條款。采購人員在采購過程中，應及時跟進供應商發(fā)票開具情況。供應商開具發(fā)票后，采購人員應認真審核發(fā)票信息，并在發(fā)票簽收單上簽字確認。然后將發(fā)票及時傳遞給財務部門。財務部門收到采購人員傳遞的發(fā)票后，應再次對發(fā)票進行審核。審核內容包括發(fā)票的真實性、合法性、完整性以及與采購合同的一致性等。審核無誤后，按照財務核算流程進行賬務處理。如因業(yè)務需要，公司委托其他單位或個人代購貨物的，受托人應當向公司開具發(fā)票，并在發(fā)票備注欄注明受托代購的相關信息。公司憑此發(fā)票及相關證明材料進行賬務處理。3.發(fā)票審核要點發(fā)票票面審核：核對發(fā)票的基本信息是否齊全、準確，包括發(fā)票代碼、號碼、開票日期、購買方和銷售方信息等；發(fā)票內容與實際交易是否相符，如貨物或服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額等；發(fā)票是否加蓋發(fā)票專用章，印章是否清晰、合規(guī)。發(fā)票真實性審核：通過國家稅務總局發(fā)票查驗平臺等渠道，對發(fā)票的真?zhèn)芜M行查驗。對于大額發(fā)票或存在疑問的發(fā)票，必要時可向當?shù)囟悇諜C關進行核實。發(fā)票合法性審核：檢查發(fā)票是否由合法的開票方開具，是否符合國家稅收法律法規(guī)及發(fā)票管理規(guī)定。例如，發(fā)票的開具范圍是否符合開票方的經營范圍，發(fā)票的格式、內容等是否符合規(guī)定要求。發(fā)票與業(yè)務一致性審核：審核發(fā)票所記載的業(yè)務是否與公司實際發(fā)生的業(yè)務一致，包括業(yè)務內容、交易金額、交易時間等。確保發(fā)票與采購合同、出入庫單、支付憑證等相關業(yè)務資料相互印證。五、發(fā)票的保管管理1.保管責任公司財務部門負責發(fā)票的統(tǒng)一保管工作。財務部門應指定專人負責發(fā)票的保管，并明確其崗位職責和權限。發(fā)票保管人員應具備責任心強、熟悉財務知識和發(fā)票管理規(guī)定等條件。2.保管方式發(fā)票應存放在安全、干燥、通風的場所，確保發(fā)票不受潮、不損壞、不丟失。同時，應按照發(fā)票種類、號碼順序進行分類存放，便于查找和核對。對于紙質發(fā)票，應使用專門的發(fā)票柜或檔案盒進行存放。發(fā)票柜應具備防盜、防火、防潮等功能。發(fā)票存放處應設置明顯的標識，注明發(fā)票種類、年度、月份等信息。對于電子發(fā)票，應建立電子檔案管理制度，將電子發(fā)票數(shù)據(jù)存儲在安全的服務器或存儲設備中，并進行定期備份。電子發(fā)票數(shù)據(jù)應按照一定的分類規(guī)則進行存儲，以便于查詢和管理。3.保管期限發(fā)票的保管期限按照國家稅收法律法規(guī)及相關規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿應當保存5年。保存期滿，報經稅務機關查驗后銷毀。在發(fā)票保管期限內，應妥善保管發(fā)票相關資料，不得擅自銷毀或遺失。如因特殊原因需要提前銷毀發(fā)票的，必須按照稅務機關的要求辦理相關審批手續(xù)。4.發(fā)票盤點財務部門應定期對發(fā)票進行盤點，確保發(fā)票賬實相符。盤點工作可每月、每季度或每半年進行一次，具體盤點時間根據(jù)公司實際情況確定。發(fā)票盤點時，應核對發(fā)票的實際庫存數(shù)量與發(fā)票登記簿上的記錄是否一致，同時檢查發(fā)票的票面信息是否完整、準確。如發(fā)現(xiàn)賬實不符或發(fā)票存在問題，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。六、發(fā)票的使用管理1.使用范圍公司發(fā)票僅限在公司經營活動范圍內按照規(guī)定用途使用，不得轉借、轉讓、代開發(fā)票，不得虛開發(fā)票，不得自行擴大專業(yè)發(fā)票使用范圍。2.內部審批公司員工因工作需要使用發(fā)票時，應填寫《發(fā)票使用申請表》，詳細注明發(fā)票用途、金額、預計開具時間等信息，并按照公司內部審批流程進行審批。《發(fā)票使用申請表》應依次經部門負責人、財務負責人審核簽字后，報公司主管領導審批。審批通過后方可使用發(fā)票。3.發(fā)票領用發(fā)票保管人員根據(jù)經審批的《發(fā)票使用申請表》，向申請人發(fā)放發(fā)票。發(fā)票領用應嚴格按照“驗舊領新”的原則進行，即申請人在領用新發(fā)票前，應先將已使用的發(fā)票存根聯(lián)交回財務部門進行查驗。發(fā)票保管人員在發(fā)放發(fā)票時，應登記發(fā)票的領用日期、發(fā)票號碼、數(shù)量、申請人等信息，并由申請人簽字確認。同時，應提醒申請人注意發(fā)票的保管和使用規(guī)定。4.發(fā)票報銷公司員工取得發(fā)票后，應及時辦理報銷手續(xù)。報銷時，應按照公司財務報銷制度的要求，將發(fā)票粘貼在報銷單上，并填寫相關報銷信息。財務部門在審核發(fā)票報銷時，應重點關注發(fā)票的真實性、合法性、完整性以及與報銷業(yè)務的一致性等。對于不符合規(guī)定的發(fā)票，財務部門有權拒絕報銷，并要求報銷人重新提供合法有效的發(fā)票。5.發(fā)票遺失處理如發(fā)生發(fā)票遺失情況，發(fā)票使用人應及時向財務部門報告，并采取以下措施：對于尚未開具的空白發(fā)票，應立即報告稅務機關，按照稅務機關的要求辦理掛失、作廢等手續(xù)。對于已開具的發(fā)票，發(fā)票使用人應取得開票方的發(fā)票存根聯(lián)復印件，并由開票方加蓋發(fā)票專用章，同時取得開票方主管稅務機關出具的《已報稅證明單》，作為記賬憑證。如因發(fā)票遺失給公司造成損失的，由責任人承擔相應的賠償責任。七、稅務風險防控1.定期培訓與宣傳財務部門應定期組織公司員工進行發(fā)票管理及稅務法規(guī)方面的培訓，提高員工的稅務風險意識和發(fā)票管理水平。培訓內容包括發(fā)票的開具、取得、保管、使用規(guī)定，增值稅發(fā)票的認證與抵扣，稅務法規(guī)的更新與變化等。同時，財務部門應通過內部宣傳欄、郵件、微信群等方式，向員工宣傳發(fā)票管理的重要性以及稅務風險防控知識，營造良好的稅務合規(guī)氛圍。2.稅務申報與繳納財務部門應按照國家稅收法律法規(guī)及稅務機關的要求，按時、準確進行稅務申報和繳納稅款。在申報過程中，應仔細核對發(fā)票的開具與取得情況，確保申報數(shù)據(jù)的真實性和準確性。對于增值稅一般納稅人，應按照規(guī)定的納稅申報期限和申報資料要求，及時申報增值稅銷項稅額和進項稅額，并進行納稅申報比對。如發(fā)現(xiàn)申報數(shù)據(jù)異常或存在稅務風險，應及時查明原因并進行調整。3.稅務自查與風險預警公司應定期開展稅務自查工作，對發(fā)票管理、納稅申報、稅款繳納等方面進行全面檢查。自查內容包括發(fā)票開具是否合規(guī)、取得發(fā)票是否符合規(guī)定、稅務申報數(shù)據(jù)是否準確、稅款繳納是否及時等。財務部門應建立稅務風險預警機制，通過對公司稅務數(shù)據(jù)的分析和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)潛在的稅務風險。如發(fā)現(xiàn)稅務風險指標異常，應及時采取措施進行排查和整改，必要時可聘請專業(yè)稅務顧問進行指導。4.與稅務機關溝通協(xié)調財務部門應加強與當?shù)囟悇諜C關的溝通協(xié)調，及時了解稅務法規(guī)的變化和稅務機關的工作要求。對于發(fā)票管理及稅務處理方面的疑問，應主動向稅務機關咨詢，確保公司的發(fā)票管理和稅務處理符合規(guī)定。在稅務檢查過程中，財務部門應積極配合稅務機關的工作，如實提供相關資料和信息。對于稅務機關提出的問題和整改要求，應及時進行整改，并將整改情況反饋給稅務機關。八、監(jiān)督與檢查1.內部監(jiān)督公司內部審計部門應定期對公司發(fā)票管理制度的執(zhí)行情況進行審計檢查。審計檢查內容包括發(fā)票的開具、取得、保管、使用是否符合規(guī)定，發(fā)票管理流程是否健全，稅務風險防控措施是否有效等。審計部門在檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應及時提出整