會務專員管理制度一、總則（一）目的為加強公司會務管理，規范會務專員工作流程，提高會議組織效率和質量，確保會議順利進行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各類會議的組織、安排與服務工作，會務專員負責具體執行。（三）基本原則1.高效原則：確保會議按時召開，高效完成各項議程，達到預期效果。2.規范原則：嚴格按照規定流程和標準執行會務工作，保證會議組織的規范性。3.服務原則：以參會人員為中心，提供優質、周到的服務，滿足會議需求。二、會務專員職責（一）會前準備1.會議通知根據會議安排，提前向參會人員發送會議通知，明確會議時間、地點、主題、議程等信息。確保通知內容準確無誤，及時提醒參會人員按時參加會議。2.會議場地預訂根據會議規模和需求，選擇合適的會議場地，并提前預訂。與場地提供方溝通協調，確保場地設施設備完好，環境整潔。3.會議資料準備根據會議主題和議程，準備相關會議資料，如會議文件、報告、演示文稿等。對資料進行整理、裝訂，確保資料完整、清晰。4.設備調試提前檢查會議所需設備，如投影儀、音響、麥克風等，確保設備正常運行。在會議前進行設備調試，保證會議期間設備無故障。5.人員安排根據會議需要，安排會議記錄員、茶水服務人員等相關人員，并明確其職責。對會議服務人員進行培訓，確保其熟悉會議流程和服務要求。（二）會中服務1.簽到服務在會議入口處設置簽到臺，引導參會人員簽到。及時統計參會人員人數，向會議主持人報告。2.茶水服務為參會人員提供茶水、咖啡等飲品服務，保證飲品供應充足。注意服務細節，及時清理桌面，保持會議環境整潔。3.會議記錄安排專人負責會議記錄，準確記錄會議內容、討論要點、決議事項等。會議結束后，及時整理會議記錄，形成會議紀要，并提交給相關領導審核。4.設備操作在會議過程中，負責操作會議設備，確保設備正常運行。及時處理設備突發故障，保障會議順利進行。5.協調溝通與參會人員、會議主持人、領導等保持良好的溝通，及時反饋會議進展情況。協調解決會議中出現的問題，確保會議秩序井然。（三）會后工作1.資料整理收集會議資料，對會議文件、報告、演示文稿等進行整理、歸檔。將會議紀要分發給相關人員，確保信息傳達準確。2.場地清理組織人員清理會議場地，恢復場地原狀。檢查場地設施設備是否完好，如有損壞及時報修。3.會議總結對會議組織情況進行總結，分析存在的問題和不足之處。提出改進措施和建議，不斷提高會務工作質量。三、會議分類及組織流程（一）公司例會1.會議周期：每周[X]舉行一次。2.參會人員：公司領導、各部門負責人。3.組織流程會務專員提前[X]天收集各部門上周工作匯報和本周工作計劃。整理匯報材料，制作會議資料。提前[X]小時預訂會議室，調試設備。會議當天提前[X]分鐘到達會議室，進行簽到服務。會議期間做好記錄，及時處理突發情況。會議結束后，整理會議紀要，經領導審核后發布。（二）部門會議1.會議周期：由各部門根據工作需要自行安排。2.參會人員：部門全體成員。3.組織流程部門負責人提前通知會務專員會議時間、地點、主題等信息。會務專員按照要求準備會議資料和設備。提前[X]分鐘到達會議室，進行簽到和設備調試。協助部門負責人組織會議，做好記錄和服務工作。會議結束后，清理場地，整理會議資料。（三）專項會議1.會議周期：根據專項工作需要臨時安排。2.參會人員：與專項工作相關的人員。3.組織流程發起部門提前向會務專員提交會議申請，說明會議主題、議程、參會人員等信息。會務專員根據申請安排會議相關事宜，包括場地預訂、資料準備、設備調試等。提前[X]天向參會人員發送會議通知。會議當天做好各項服務工作，確保會議順利進行。會議結束后，及時整理會議紀要，提交給相關領導。四、會議資料管理（一）資料收集1.各部門應在會議前按照要求提交相關資料，確保資料內容真實、準確、完整。2.會務專員負責對收集到的資料進行審核，對不符合要求的資料及時反饋給提交部門進行修改。（二）資料整理與歸檔1.會務專員對會議資料進行分類整理，按照會議主題、時間順序等進行編號。2.將整理好的資料存入公司檔案管理系統或指定的文件夾中，便于查詢和使用。（三）資料保管1.會議資料應妥善保管，防止丟失、損壞或泄露。2.定期對會議資料進行備份，確保數據安全。（四）資料查閱1.因工作需要查閱會議資料的人員，應填寫查閱申請表，經相關領導批準后，方可查閱。2.查閱人員應在指定地點查閱資料，不得擅自復印、拍照或帶出資料。五、會議設備管理（一）設備采購1.根據會議需求和公司預算，提出會議設備采購申請。2.采購申請經審批后，按照公司采購流程進行設備采購。（二）設備驗收1.設備到貨后，組織相關人員進行驗收，檢查設備的型號、規格、數量、質量等是否符合要求。2.對驗收合格的設備進行登記，建立設備臺賬。（三）設備使用與維護1.制定設備使用操作規程，指導會務專員正確使用設備。2.定期對設備進行維護保養，確保設備正常運行。3.設備出現故障時，及時聯系專業維修人員進行維修，并做好維修記錄。（四）設備報廢1.對已損壞且無法修復或已達到使用年限的設備，提出報廢申請。2.報廢申請經審批后，按照公司資產處置流程進行處理。六、會議服務人員管理（一）人員選拔1.會務專員應具備良好的溝通能力、組織協調能力和服務意識。2.通過內部招聘、面試等方式選拔合適的會議服務人員。（二）培訓與考核1.定期組織會議服務人員進行培訓，包括會議流程、服務禮儀、設備操作等方面的培訓。2.建立會議服務人員考核機制，對其工作表現進行定期考核，考核結果與績效掛鉤。（三）激勵與懲罰1.對工作表現優秀的會議服務人員給予表彰和獎勵，激勵其提高工作質量和效率。2.對違反制度、工作失誤或服務態度不好的會議服務人員進行批評教育或相應的懲罰。七、會議預算管理（一）預算編制1.根據會議規模、類型和需求，編制會議預算，包括場地租賃、設備租賃、資料印刷、餐飲服務等費用。2.會議預算經審批后，作為會議費用控制的依據。（二）費用報銷1.會議結束后，會務專員按照公司財務制度及時辦理會議費用報銷手續。2.報銷憑證應真實、合法、有效，經相關領導審批后報銷。（三）預算