會務外聯(lián)管理制度總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司會務及外聯(lián)工作的流程和標準，確保各項會議的順利召開以及對外聯(lián)絡工作的高效開展，提升公司形象和業(yè)務合作效果，促進公司整體運營的順暢進行。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門組織或參與的各類會議活動以及與外部機構、合作伙伴、客戶等進行的聯(lián)絡溝通工作。3.基本原則高效有序原則：會務和外聯(lián)工作應精心策劃、合理安排，確保各項任務按時完成，流程緊湊有序，以提高工作效率。專業(yè)規(guī)范原則：工作人員需具備專業(yè)素養(yǎng)，遵循行業(yè)規(guī)范和公司標準，展現(xiàn)公司良好形象。溝通協(xié)作原則：加強內(nèi)部各部門之間以及與外部相關方的溝通協(xié)作，形成工作合力。保密原則：涉及公司機密信息的會務和外聯(lián)工作，嚴格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。會務管理會議分類及組織1.會議分類公司例會：包括周例會、月例會等，由公司高層主持，各部門負責人及相關人員參加，主要匯報工作進展、討論重要事項、部署工作計劃等。部門會議：由各部門自行組織，部門內(nèi)部成員參加，用于傳達部門工作安排、協(xié)調內(nèi)部事務、解決工作問題等。專項會議：針對特定項目、業(yè)務問題或重要決策等召開的專門會議，參會人員根據(jù)會議主題確定。臨時會議：因突發(fā)情況、緊急事項等臨時召集的會議。2.會議組織流程會議發(fā)起公司例會由行政部門提前通知各部門準備匯報材料，并確定會議時間、地點和議程。部門會議由部門負責人自行確定會議時間、地點和議程，并提前通知部門成員。專項會議由發(fā)起部門填寫《專項會議申請表》，詳細說明會議主題、目的、參會人員、時間、地點、議程等內(nèi)容，經(jīng)相關領導審批后組織實施。臨時會議由相關負責人直接通知參會人員，并在會后及時補辦相關審批手續(xù)。會議籌備行政部門負責公司例會的場地布置、設備調試、資料準備等工作。各部門負責本部門會議的相關籌備工作，如準備會議資料、安排會議記錄人員等。專項會議發(fā)起部門根據(jù)會議需要，準備相關文件、資料、演示文稿等，并確保會議場地、設備等滿足會議要求。會議通知會議發(fā)起部門提前將會議通知發(fā)送給參會人員，通知內(nèi)容包括會議主題、時間、地點、議程、需準備的材料等。對于重要會議，可采用多種通知方式，如郵件、短信、即時通訊工具等，確保參會人員及時收到通知。會議記錄公司例會、專項會議等重要會議需安排專人進行記錄。會議記錄應準確、完整地記錄會議內(nèi)容，包括會議主題、時間、地點、參會人員、發(fā)言要點、決議事項等。會議記錄人員應在會議結束后及時整理會議紀要，經(jīng)會議主持人審核后發(fā)送給參會人員，并歸檔保存。會議執(zhí)行1.會議簽到參會人員應提前到達會議地點，在會議簽到表上簽到。會議組織者負責核實參會人員簽到情況，對未按時簽到的人員進行記錄并及時聯(lián)系。2.會議主持會議主持人應提前熟悉會議議程和相關資料，確保會議順利進行。主持人應引導會議討論，控制會議節(jié)奏，確保會議圍繞主題展開，避免偏離議題或出現(xiàn)混亂局面。對于會議中的爭議事項，主持人應及時協(xié)調溝通，推動達成共識或提出解決方案。3.會議發(fā)言參會人員應提前準備發(fā)言內(nèi)容，確保發(fā)言清晰、簡潔、有針對性。發(fā)言時應尊重他人，避免打斷他人講話，如有不同意見，可在他人發(fā)言結束后再進行闡述。重要會議發(fā)言應控制時間，避免過長或過短，影響會議效率。4.會議決議執(zhí)行會議結束后，會議組織者應及時整理會議決議事項，并明確責任部門和責任人。責任部門和責任人應按照會議決議要求，制定具體的執(zhí)行計劃，并按時完成任務。行政部門負責對會議決議執(zhí)行情況進行跟蹤和督促，定期向相關領導匯報進展情況。會議后續(xù)工作1.會議資料整理會議結束后，會議組織者應及時收集、整理會議資料，包括會議通知、簽到表、會議記錄、決議文件等。對會議資料進行分類歸檔，妥善保存，以便日后查閱和參考。2.會議效果評估對于重要會議，行政部門或會議發(fā)起部門可在會議結束后組織參會人員進行會議效果評估。評估內(nèi)容包括會議組織安排、會議內(nèi)容、會議效率、決策執(zhí)行情況等方面，收集參會人員的意見和建議。根據(jù)會議效果評估結果，總結經(jīng)驗教訓，不斷改進會議組織和管理工作。外聯(lián)管理外聯(lián)工作內(nèi)容1.合作伙伴關系維護定期與合作伙伴進行溝通交流，了解合作項目進展情況，協(xié)調解決合作中出現(xiàn)的問題。組織開展合作活動，增進雙方合作關系，拓展合作領域和深度。收集合作伙伴的反饋意見和建議，及時調整合作策略，提升合作效果。2.客戶關系管理建立和維護客戶信息檔案，記錄客戶基本情況、需求偏好、合作歷史等信息。定期回訪客戶，了解客戶使用公司產(chǎn)品或服務的情況，收集客戶滿意度評價。及時響應客戶咨詢和投訴，解決客戶問題，提高客戶忠誠度。3.商務拓展與合作洽談關注行業(yè)動態(tài)和市場信息，尋找潛在的業(yè)務合作機會。主動與潛在合作伙伴進行聯(lián)系，介紹公司業(yè)務和優(yōu)勢，開展合作洽談。參與商務談判，制定合作方案，推動合作項目的達成。4.公共關系維護與政府部門、行業(yè)協(xié)會、媒體等保持良好的溝通關系，及時了解政策法規(guī)變化和行業(yè)動態(tài)。積極參與行業(yè)活動，展示公司形象和實力，提升公司在行業(yè)內(nèi)的知名度和影響力。處理公司對外的公共關系事務，應對媒體采訪、輿情監(jiān)測等工作，維護公司良好聲譽。外聯(lián)工作流程1.外聯(lián)計劃制定各部門根據(jù)業(yè)務發(fā)展需要，制定年度外聯(lián)工作計劃，明確外聯(lián)目標、對象、任務、時間安排等內(nèi)容。外聯(lián)工作計劃經(jīng)部門負責人審核后報公司分管領導審批。行政部門匯總各部門外聯(lián)工作計劃，形成公司年度外聯(lián)工作總計劃，并負責跟蹤監(jiān)督計劃執(zhí)行情況。2.外聯(lián)活動策劃根據(jù)外聯(lián)工作目標和對象，策劃具體的外聯(lián)活動方案，包括活動主題、形式、內(nèi)容、時間、地點、參與人員等。外聯(lián)活動方案應充分考慮活動效果、成本控制、風險防范等因素，確?；顒拥目尚行院陀行?。外聯(lián)活動方案經(jīng)相關領導審批后組織實施。3.外聯(lián)溝通與協(xié)調外聯(lián)人員按照外聯(lián)活動方案，提前與外聯(lián)對象進行溝通聯(lián)系，確認活動細節(jié)和參與人員。在溝通協(xié)調過程中，及時解答外聯(lián)對象的疑問，處理可能出現(xiàn)的問題，確保溝通順暢。對于重要的外聯(lián)活動，組織召開協(xié)調會，明確各部門職責和工作分工，確?；顒禹樌M行。4.外聯(lián)活動執(zhí)行按照外聯(lián)活動方案組織實施活動，確?；顒蝇F(xiàn)場布置、設備調試、資料準備等工作就緒?；顒舆^程中，安排專人負責接待、引導、服務等工作，確保活動秩序和效果。及時收集活動反饋信息，對外聯(lián)活動進行總結評估，為后續(xù)工作提供參考。5.外聯(lián)成果跟蹤外聯(lián)活動結束后，跟蹤外聯(lián)成果的落實情況，如合作協(xié)議的簽訂、項目的推進等。定期對外聯(lián)工作進行總結分析，評估外聯(lián)工作效果，總結經(jīng)驗教訓，不斷改進外聯(lián)工作方法和策略。外聯(lián)工作規(guī)范1.溝通禮儀外聯(lián)人員應具備良好的溝通禮儀，言行舉止得體，尊重他人。在與外聯(lián)對象溝通時，使用禮貌用語，保持積極、熱情的態(tài)度。注意傾聽外聯(lián)對象的意見和需求，及時給予回應和反饋。2.信息保密嚴格遵守公司保密制度，對外聯(lián)工作中涉及的公司機密信息、商業(yè)秘密等予以保密。未經(jīng)公司授權，不得向外聯(lián)對象透露公司敏感信息。在與外聯(lián)對象交流過程中，注意信息的安全傳遞，避免信息泄