會展業務管理制度總則目的為規范公司會展業務的運作，提高會展業務的質量和效率，加強對會展業務的管理與監督，確保公司會展業務目標的實現，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內部從事會展業務的所有部門和人員，包括但不限于市場部、策劃部、銷售部、運營部等相關工作人員。基本原則1.合法合規原則：會展業務的開展必須遵守國家法律法規及相關政策要求。2.客戶導向原則：以滿足客戶需求為出發點，提供優質、高效、專業的會展服務。3.質量第一原則：確保會展活動的策劃、組織、執行等各個環節達到高質量標準。4.團隊協作原則：各部門之間密切配合，形成合力，共同完成會展業務任務。5.成本效益原則：在保證會展業務質量的前提下，合理控制成本，提高經濟效益。會展業務流程規范項目立項1.市場調研市場部負責收集、分析行業動態、市場趨勢、競爭對手信息以及潛在客戶需求等。定期撰寫市場調研報告，為會展項目立項提供數據支持和決策依據。2.項目策劃根據市場調研結果，策劃部聯合相關部門制定會展項目策劃方案。策劃方案應包括項目主題、目標定位、內容規劃、時間安排、場地選擇、預算編制等詳細內容。3.立項審批策劃方案提交公司管理層進行立項審批。管理層根據公司戰略目標、市場需求、資源狀況等因素進行綜合評估，決定是否批準項目立項。項目籌備1.團隊組建項目立項后，成立專門的會展項目團隊，明確各成員的職責和分工。團隊成員應具備相關的專業知識和技能，包括市場營銷、策劃、設計、運營、客服等。2.場地預訂根據項目規模和需求，選擇合適的會展場地。與場地供應商進行洽談，簽訂場地租賃合同，明確雙方的權利和義務。3.宣傳推廣制定宣傳推廣計劃，確定宣傳渠道和方式，如線上廣告、社交媒體推廣、線下活動宣傳等。設計制作宣傳資料，包括海報、宣傳單頁、邀請函、網站頁面等。組織開展宣傳活動，吸引潛在客戶關注和參與。4.展品籌備確定展品范圍和清單，與參展商或供應商進行溝通協調，確保展品按時、按質到位。負責展品的運輸、存儲、布置等工作，保證展品展示效果良好。5.人員培訓對會展項目團隊成員進行相關培訓，包括項目流程、服務規范、應急處理等方面的內容。提高團隊成員的專業素質和服務水平，確保能夠為客戶提供優質的服務。項目執行1.現場布置按照設計方案進行會展現場的布置，包括展位搭建、展品陳列、設備調試等。確保現場布置符合安全、美觀、實用的要求，營造良好的展會氛圍。2.活動組織組織開展各類會展活動，如開幕式、論壇、研討會、洽談會、表演等。做好活動的策劃、組織、協調和實施工作，確保活動順利進行，達到預期效果。3.客戶接待熱情接待參展商、觀眾和其他相關人員，提供周到的服務。及時解答客戶的咨詢和疑問，處理客戶的投訴和建議，提高客戶滿意度。4.安全保障制定安全管理制度，加強會展現場的安全管理。配備必要的安全設施和人員，確保會展活動期間人員和財產的安全。5.后勤保障做好會展現場的后勤保障工作，包括餐飲、住宿、交通、通訊等方面的安排。確保后勤服務質量，為參展商和觀眾提供便利。項目收尾1.展品清理會展活動結束后，及時組織清理展品，與參展商辦理展品交接手續。對展品進行妥善處理，如退還、存儲、運輸等。2.場地清理拆除展位搭建，清理會展現場垃圾，恢復場地原狀。與場地供應商進行結算，辦理場地歸還手續。3.客戶反饋收集向參展商、觀眾等客戶發放滿意度調查問卷，收集客戶反饋意見。對客戶反饋進行整理和分析，總結經驗教訓，為今后的會展業務改進提供參考。4.項目總結項目團隊對會展項目進行全面總結，撰寫項目總結報告。報告內容應包括項目執行情況、目標達成情況、客戶滿意度、存在問題及改進措施等。會展業務人員管理崗位職責1.項目經理負責會展項目的整體規劃、組織、協調和控制。制定項目計劃和預算，監督項目進度和質量，確保項目目標的實現。與客戶、供應商、合作伙伴等進行溝通協調，維護良好的合作關系。解決項目執行過程中出現的問題和風險，及時向上級匯報項目進展情況。2.市場專員開展市場調研，收集市場信息，分析市場趨勢和競爭對手情況。制定會展項目的宣傳推廣方案，組織實施宣傳推廣活動。負責客戶資源的開發和維護，拓展業務渠道，提高項目的參展率和參觀率。3.策劃專員參與會展項目的策劃工作，制定項目策劃方案和活動方案。負責會展項目的創意設計，包括主題策劃、內容設計、視覺設計等。協助項目經理組織項目實施，確保策劃方案的有效執行。4.運營專員負責會展項目現場的運營管理，包括展位布置、活動組織、客戶接待等工作。協調現場各部門之間的工作，確保項目順利進行。處理現場突發情況，保障會展活動的安全和秩序。5.客服專員負責會展項目客戶的咨詢、投訴和建議的處理。及時回復客戶的郵件、電話、微信等咨詢信息，提供專業、熱情的服務。收集客戶反饋意見，協助相關部門改進服務質量，提高客戶滿意度。績效考核1.考核指標工作業績：包括項目完成情況、參展商數量、觀眾人數、銷售額等指標。工作態度：包括責任心、團隊合作精神、工作積極性等方面的表現。專業能力：包括專業知識、技能水平、解決問題能力等方面的考核。客戶滿意度：通過客戶反饋調查等方式對客戶滿意度進行評價。2.考核周期績效考核周期為季度考核和年度考核相結合。季度考核于每季度末進行，年度考核于每年年末進行。3.考核方式績效考核采用自評、上級評價、同事評價和客戶評價相結合的方式。考核結果分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。4.考核結果應用根據績效考核結果，發放績效獎金，調整薪酬待遇。對于考核優秀的員工，給予表彰和獎勵，提供晉升機會。對于考核不合格的員工，進行培訓輔導或調崗處理，連續兩次考核不合格的予以辭退。培訓與發展1.培訓計劃根據員工的崗位需求和職業發展規劃，制定年度培訓計劃。培訓計劃應包括培訓內容、培訓方式、培訓時間、培訓師資等方面的安排。2.培訓內容專業知識培訓：包括會展業務知識、市場營銷知識、項目管理知識等。技能培訓：如溝通技巧、客戶服務技巧、設計軟件操作技能等。行業動態培訓：及時了解行業最新趨勢和發展動態。3.培訓方式內部培訓：由公司內部專業人員或邀請外部專家進行授課。外部培訓：選派員工參加外部專業培訓機構舉辦的培訓課程。在線學習：利用網絡學習平臺，提供豐富的學習資源，供員工自主學習。4.職業發展規劃為員工提供職業發展指導，幫助員工制定個人職業發展規劃。根據員工的能力和業績，為員工提供晉升機會和崗位輪換機會，拓寬員工的職業發展路徑。會展業務風險管理風險識別1.市場風險市場需求變化、競爭加劇、市場份額下降等風險。宏觀經濟環境波動、行業政策調整等因素對會展業務的影響。2.項目風險項目策劃不合理、籌備不充分、執行不到位等導致項目失敗的風險。項目進度延誤、質量不達標、成本超支等風險。3.客戶風險客戶違約、拖欠款項、投訴糾紛等風險。客戶需求變更、滿意度下降等影響項目收益的風險。4.安全風險會展現場發生火災、地震、擁擠踩踏等安全事故的風險。展品丟失、損壞、信息泄露等風險。5.法律風險會展業務涉及的法律法規問題，如知識產權糾紛、合同糾紛等。風險評估1.風險發生的可能性評估：根據歷史數據、經驗判斷等方法，對風險發生的可能性進行評估，分為高、中、低三個等級。2.風險影響程度評估：評估風險發生后對公司會展業務目標、財務狀況、聲譽等方面的影響程度，分為嚴重、較大、一般、輕微四個等級。3.風險矩陣繪制：將風險發生的可能性和影響程度進行組合，繪制風險矩陣，直觀展示風險的等級和優先級。風險應對1.風險規避：對于風險發生可能性高且影響程度嚴重的風險，采取放棄項目或改變業務模式等方式進行規避。2.風險減輕：通過采取措施降低風險發生的可能性或減輕風險影響程度，如加強市場調研、優化項目策劃、完善安全管理制度等。3.風險轉移：將風險轉移給第三方，如購買保險、簽訂免責條款等方式。4.風險接受：對于風險發生可能性低且影響程度輕微的風險，公司決定接受風險，并制定相應的監控措施，以便及時發現和處理風險。風險監控1.建立風險監控指標體系：確定關鍵風險指標，如參展商報名數量、觀眾預登記人數、項目進度偏差率、客戶投訴率等，對風險進行實時監控。2.定期風險評估：定期對會展業務風險進行重新評估，及時發現新的風險因素，調整風險應對策略。3.風險預警機制：設定風險預警閾值，當風險指標超過預警閾值時，及時發出預警信號，提醒相關部門采取措施應對風險。會展業務財務管理預算管理1.預算編制會展項目團隊根據項目策劃方案和工作計劃，編制項目預算。預算內容包括場地租賃費用、宣傳推廣費用、展品運輸費用、人員薪酬、設備采購費用、餐飲住宿費用等各項支出。2.預算審批項目預算提交公司財務部門進行審核，財務部門根據公司財務制度和預算控制指標進行審批。審批通過后的預算作為項目成本控制的依據。3.預算執行項目團隊嚴格按照預算執行各項費用支出，確保預算的嚴肅性。財務部門定期對預算執行情況進行監控和分析，及時發現預算執行偏差，并采取措施進行調整。成本控制1.成本核算財務部門對會展項目的各項成本進行核算，準確記錄成本支出情況。成本核算應按照成本項目進行分類，便于分析和控制成本。2.成本分析定期對會展項目成本進行分析，找出成本控制的關鍵點和存在的問題。通過成本分析，提出改進措施，優化成本結構，降低項目成本。3.成本控制措施加強對各項費用支出的審批管理，嚴格控制費用報銷標準。優化資源配置，提高資源利用效率，降低不必要的成本支出。與供應商進行談判，爭取更優惠的價格和服務條款。收入管理1.參展商收費管理制定參展商收費標準和收費方式，明確收費項目和金額。及時向參展商發送收費通知，確保參展商按時繳納費用。對參展商繳費情況進行跟蹤和管理，及時催繳欠費。2.門票銷售管理確定門票價格和銷售渠道，制定門票銷售策略。做好門票銷售統計工作，及時掌握門票銷售情況。加強門票銷售過程中的安全管理，防止門票欺詐等行為。財務審計1.內部審計公司財務部門定期對會展項目進行內部審計，檢查項目財務收支的真實性、合法性和合規性。審計內容