會展接待管理制度一、總則（一）目的為規范公司會展接待工作，提升公司形象，確保會展活動的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司組織或參與的各類會展活動的接待工作。（三）基本原則1.熱情周到原則：以熱情友好的態度對待參展商、合作伙伴及其他與會人員，提供全方位、個性化的服務。2.專業高效原則：接待人員應具備專業的業務知識和技能，確保接待工作高效、準確地完成。3.勤儉節約原則：在接待過程中，合理控制費用，杜絕鋪張浪費。4.安全保障原則：確保與會人員的人身安全和財產安全，做好各類安全防范措施。二、接待準備（一）信息收集1.收到會展活動邀請后，由市場部門負責收集會展活動的相關信息，包括活動主題、時間、地點、規模、參展商及嘉賓名單等。2.了解參展目的、展示內容及期望達成的合作意向，以便有針對性地進行接待安排。（二）接待計劃制定1.根據收集到的信息，由市場部門牽頭，會同相關部門制定詳細的接待計劃。接待計劃應包括接待流程、人員安排、車輛調配、餐飲住宿安排、禮品準備等內容。2.將接待計劃提交公司領導審批，確保計劃符合公司整體戰略和預算要求。（三）人員培訓1.對接待人員進行培訓，使其熟悉會展活動的基本情況、公司參展內容及接待流程。2.培訓內容包括商務禮儀、溝通技巧、產品知識、應急處理等方面，提高接待人員的專業素養和服務水平。（四）物資準備1.根據接待計劃，準備相關物資，如宣傳資料、展品、禮品、文具、飲品等。2.確保物資的數量、質量和種類符合接待要求，并提前進行檢查和調試，確保物資能夠正常使用。（五）場地布置1.根據公司參展需求和會展活動的整體風格，設計并布置公司展位。展位布置應突出公司形象和產品特色，吸引參觀者的注意力。2.提前安排人員進行展位搭建和布置，確保在會展活動開始前完成，并進行全面檢查，確保展位安全、整潔、美觀。三、接待流程（一）會前接待1.接機/接站根據與會人員的航班/車次信息，安排專人提前到達機場/車站迎接。迎接人員應舉有公司標識的接站牌，在出站口等候，并主動與與會人員取得聯系。協助與會人員提取行李，引導其乘坐事先安排好的車輛前往酒店。2.入住酒店接待人員提前與酒店溝通，辦理好與會人員的入住手續。帶領與會人員前往房間，介紹酒店的基本設施和服務，并告知相關注意事項。詢問與會人員是否有其他需求，及時為其提供幫助。3.會前溝通在會展活動開始前，安排專人與重要參展商、合作伙伴及嘉賓進行溝通。了解其行程安排和特殊需求，及時調整接待計劃，并向其介紹公司的參展情況和活動安排。確認其是否需要公司提供額外的協助，如資料翻譯、設備調試等。（二）會中接待1.展位服務安排專人在展位值班，負責解答參觀者的咨詢，介紹公司產品和服務。及時為參觀者提供宣傳資料、飲品等，并引導其參觀展位。收集參觀者的反饋意見，及時反饋給相關部門，以便對參展內容進行調整和優化。2.會議組織協助主辦方做好會議的組織工作，如簽到、座位安排、資料發放等。安排專人負責會議期間的記錄和拍照工作，為公司后續的總結和宣傳提供素材。確保會議設備的正常運行，如投影儀、音響等，及時解決會議過程中出現的技術問題。3.商務洽談為公司與參展商、合作伙伴及嘉賓之間的商務洽談提供必要的協助，如安排洽談場地、提供翻譯服務等。記錄商務洽談的內容和結果，及時反饋給相關部門，以便跟進合作事宜。（三）會后接待1.送機/送站根據與會人員的航班/車次信息，安排專人提前到達酒店，協助其辦理退房手續，并送其前往機場/車站。確保與會人員能夠順利登機/乘車，并提醒其注意旅途安全。2.總結反饋會展活動結束后，由市場部門負責對接待工作進行總結。總結內容包括接待工作的完成情況、取得的效果、存在的問題及改進措施等。收集與會人員的反饋意見，對表現優秀的接待人員進行表揚和獎勵，對存在問題的接待人員進行批評教育，并提出改進要求。四、人員安排（一）接待負責人1.由公司高層領導擔任接待負責人，全面統籌會展接待工作。2.接待負責人負責對接待計劃的審批、重大問題的決策以及與主辦方的溝通協調等工作。（二）接待小組1.根據接待工作的需要，成立接待小組，包括接機/接站組、酒店服務組、展位服務組、會議組織組、商務洽談組、后勤保障組等。2.各小組組長負責本小組的工作安排和人員調配，確保接待工作的順利進行。3.接待人員應明確各自的職責和工作任務，嚴格按照接待流程和標準開展工作。五、車輛調配（一）車輛安排原則1.根據與會人員的數量和行程安排，合理調配車輛，確保車輛能夠滿足接待需求。2.優先安排舒適、安全性能良好的車輛，以提高與會人員的乘坐體驗。3.車輛的司機應具備豐富的駕駛經驗和良好的服務態度，熟悉接送路線。（二）車輛調度流程1.由后勤保障組負責車輛的調度工作。根據接待計劃，提前確定車輛的使用時間、數量和車型，并與租車公司或公司自有車輛管理部門進行溝通協調。2.在會展活動期間，根據實際情況及時調整車輛的調度安排，確保車輛的使用效率最大化。3.每次用車結束后，司機應及時將車輛返回指定地點，并做好車輛的清潔和保養工作。六、餐飲住宿安排（一）餐飲安排1.根據會展活動的時間和地點，合理安排與會人員的餐飲。餐飲安排應注重營養搭配和口味需求，確保與會人員能夠吃得滿意、吃得健康。2.如需在會展活動現場提供餐飲服務，應提前與餐飲供應商溝通，確定菜單、用餐時間和用餐方式等。3.在安排外出就餐時，應選擇環境整潔、服務質量好的餐廳，并提前預訂座位，確保用餐順利進行。（二）住宿安排1.根據與會人員的級別和需求，選擇合適的酒店安排住宿。酒店應具備良好的地理位置、設施設備和服務質量，能夠滿足與會人員的休息和工作需求。2.提前與酒店溝通，確定房間數量、房型、房價及入住時間等，并簽訂住宿協議。3.在與會人員入住酒店期間，安排專人負責與酒店協調，及時解決出現的問題，確保住宿服務的質量。七、禮品準備（一）禮品選擇原則1.禮品應具有公司特色和紀念意義，能夠體現公司的文化和價值觀。2.禮品的選擇應考慮與會人員的身份和喜好，盡量選擇實用性強、品質優良的禮品。3.禮品的價格應合理控制，既要體現公司的誠意，又要避免鋪張浪費。（二）禮品準備流程1.由市場部門負責禮品的策劃和選擇工作。根據接待對象的特點和需求，制定禮品方案，并提交公司領導審批。2.根據審批后的禮品方案，采購或定制禮品，并確保禮品的質量和數量符合要求。3.在禮品上印上公司標識和相關信息，使其具有更強的宣傳效果。4.安排專人負責禮品的保管和發放工作，確保禮品能夠在合適的時間準確無誤地發放給與會人員。八、費用管理（一）預算編制1.在制定接待計劃時，由財務部門會同市場部門等相關部門編制接待費用預算。接待費用預算應包括交通、餐飲、住宿、禮品、場地布置、宣傳資料等各項費用。2.接待費用預算應嚴格按照公司的財務制度和審批流程進行編制和審批，確保預算的合理性和準確性。（二）費用控制1.在接待過程中，嚴格按照預算控制各項費用的支出。接待人員應及時向財務部門匯報費用使用情況，確保費用支出透明、合規。2.如因特殊情況需要超出預算支出，應提前向公司領導申請，經批準后方可執行。（三）費用報銷1.接待工作結束后，接待人員應及時整理相關票據，并按照公司的財務報銷制度進行報銷。2.財務部門對報銷票據進行審核，確保票據真實、合法、有效，報銷金額與預算相符。審核通過后，予以報銷。九、安全保障（一）安全培訓1.對接待人員進行安全培訓，提高其安全意識和應急處理能力。安全培訓內容包括消防安全、交通安全、人身安全等方面的知識和技能。2.確保接待人員熟悉會展活動現場及周邊環境的安全情況，掌握必要的安全防范措施和應急逃生方法。（二）安全措施1.在會展活動現場，設置明顯的安全標識和疏散通道指示牌，確保人員能夠迅速、安全地疏散。2.安排專人負責現場的安全巡查，及時發現和排除安全隱患，確保會