會所借用管理制度一、總則（一）目的為了規范公司會所的借用流程，確保會所資源得到合理、有效的利用，滿足公司內部會議、活動等需求，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門、分支機構以及經公司批準的外部合作單位借用公司會所的相關活動。（三）會所定義本制度所指會所是公司擁有的用于舉辦各類會議、培訓、商務宴請、小型活動等的場地及相關設施設備的統稱。二、借用申請（一）申請部門及人員1.公司內部各部門因工作需要借用會所，由部門負責人提出申請。2.分支機構如需借用會所，應通過其上級管理部門向公司提出申請。3.經公司批準的外部合作單位借用會所，需由合作項目負責人或聯絡人提交申請。（二）申請時間1.常規借用應提前[X]個工作日提交申請，以便公司進行統籌安排。2.對于緊急借用情況，申請部門或人員應在可能的情況下盡早提出申請，并說明緊急原因。（三）申請內容1.借用日期、開始時間和結束時間。2.借用用途，如會議、培訓、活動等詳細說明。3.預計參與人數。4.特殊要求，如設備使用需求、場地布置要求等。（四）申請流程1.申請部門或人員填寫《會所借用申請表》（以下簡稱“申請表”），確保各項信息準確、完整。2.將填好的申請表提交至公司行政部門。行政部門對申請信息進行初步審核，確認是否符合本制度及公司相關規定。三、審批流程（一）行政部門初審行政部門收到申請表后，對以下內容進行初審：1.申請時間是否符合要求。2.借用用途是否合理，是否與公司業務相關。3.預計參與人數是否在會所承載能力范圍內。4.特殊要求是否可行且不影響會所正常使用和維護。（二）相關部門會簽1.若借用涉及到費用支出，需財務部門會簽，審核費用預算及支付方式等。2.若借用活動可能對公司正常辦公秩序產生影響，需安全管理部門會簽，評估安全風險及防范措施。3.涉及重要會議或活動，可能還需公司高層領導會簽，確保活動符合公司整體戰略和形象。（三）審批結果通知1.經審批通過的申請，行政部門應及時通知申請部門或人員，并告知借用安排及相關注意事項。2.對于審批未通過的申請，行政部門應向申請方說明原因，申請方如有異議，可在接到通知后的[X]個工作日內提出申訴，由行政部門會同相關部門進行復審。四、借用安排（一）場地分配1.根據申請用途、參與人數及場地實際情況，行政部門合理分配會所場地。2.優先滿足公司重要會議、培訓及與公司業務緊密相關的活動需求。（二）時間安排1.按照申請先后順序及場地使用情況，合理安排借用時間。2.原則上同一時間段內，同一場地只能安排一次借用活動，但如有特殊情況，經行政部門協調并報上級領導批準后可靈活安排。（三）設施設備配備1.根據申請方的特殊要求及活動類型，行政部門負責配備相應的設施設備，如音響設備、投影儀、麥克風、桌椅等。2.申請方應在借用前對設施設備進行檢查，如發現問題及時向行政部門反饋，行政部門應及時安排維修或更換。五、借用費用（一）費用標準1.公司內部部門借用會所，原則上不收取費用，但因特殊活動產生的額外費用（如場地布置材料費用、設備租賃費用等）由申請部門自行承擔。2.外部合作單位借用會所，根據活動性質、預計使用時長及相關成本核算，收取一定的借用費用，具體收費標準如下：會議類：[X]元/小時（含場地使用及基本設施設備配備）。培訓類：[X]元/天（根據實際使用時長計算）。商務宴請類：根據菜品及服務標準，按照[X]元/桌的標準收取場地使用費（最低收費[X]元）。其他活動類：根據活動規模及復雜程度，由行政部門會同財務部門另行商定收費標準。（二）費用支付1.外部合作單位借用會所的費用，應在活動結束后的[X]個工作日內支付至公司指定賬戶。2.支付方式可選擇銀行轉賬、支票等，具體支付方式在借用合同中明確約定。（三）費用報銷1.公司內部部門因特殊活動產生的費用，按照公司財務報銷制度進行報銷。2.報銷時需提供相關發票、費用明細清單及審批通過的申請表等作為報銷憑證。六、使用規范（一）場地使用1.申請方應按照審批通過的時間和用途使用會所場地，不得擅自更改。2.保持場地整潔衛生，活動結束后及時清理場地，恢復原狀。不得在場地內吸煙、亂扔垃圾等。3.愛護場地內的設施設備，不得隨意損壞或拆卸。如因使用不當造成損壞，應照價賠償。（二）設備使用1.申請方如需使用會所配備的設施設備，應提前向行政部門了解使用方法和注意事項。2.在使用過程中，嚴格按照操作規程進行操作，如遇設備故障應立即停止使用，并及時通知行政部門安排維修。3.使用完畢后，應將設備歸位，并協助行政部門工作人員進行檢查和清理。（三）人員管理1.參與借用活動的人員應遵守公司相關規定，不得在會所內從事與活動無關的事項。2.控制活動現場秩序，不得大聲喧嘩、吵鬧，避免影響公司正常辦公秩序。3.如需臨時增加人員或調整活動內容，應提前向行政部門報備，經批準后方可實施。七、安全管理（一）安全責任1.申請方作為借用活動的安全責任主體，應負責活動期間的安全管理工作，制定相應的安全預案，確保活動安全順利進行。2.公司行政部門及安全管理部門有權對借用活動的安全情況進行監督檢查，申請方應積極配合。（二）安全措施1.活動現場應配備必要的消防器材和安全警示標識，確保疏散通道暢通。2.涉及用電、用氣等操作的活動，應安排專業人員進行操作，并確保符合安全規范。3.對于可能存在安全風險的活動，如大型集會、高風險培訓等，申請方應提前與安全管理部門溝通，采取相應的安全防范措施，如人員疏導、安全防護等。八、環境衛生管理（一）衛生責任1.申請方負責借用活動期間會所場地的環境衛生管理，確保場地整潔干凈。2.活動結束后，應及時清理場地內的垃圾、雜物等，保持場地原狀。（二）衛生標準1.地面無污漬、水漬，保持干凈整潔。2.桌面、椅面等無灰塵、雜物，擺放整齊。3.衛生間清潔衛生，無異味，衛生紙、洗手液等用品配備齊全。九、違約責任（一）申請方違約責任1.若申請方未按照審批通過的內容使用會所，擅自更改借用時間、用途或增加參與人數等，行政部門有權責令其改正，并視情節輕重給予警告、暫停借用資格等處罰。2.因申請方原因造成會所設施設備損壞或丟失的，應照價賠償。如因故意損壞行為導致公司損失的，公司有權追究其法律責任。3.若申請方未按時支付借用費用，每逾期一天，應按照未支付金額的[X%]向公司支付違約金。逾期超過[X]天的，公司有權暫停其后續借用資格，并通過法律途徑追討費用。（二）公司違約責任若因公司原因導致申請方無法正常使用會所，公司應提前通