會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)的各項(xiàng)工作流程，確保會(huì)展活動(dòng)順利進(jìn)行，展示公司良好形象，提高會(huì)展活動(dòng)的效果和效益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司組織或參與的各類會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的所有工作人員及相關(guān)事宜。（三）基本原則1.高效協(xié)作原則：各部門、各崗位人員應(yīng)緊密配合，高效協(xié)作，確保會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)各項(xiàng)工作有序開展。2.專業(yè)規(guī)范原則：所有工作人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和技能，嚴(yán)格按照規(guī)范流程操作，保證會(huì)展活動(dòng)的專業(yè)性和規(guī)范性。3.安全第一原則：始終將安全放在首位，確保會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)人員、設(shè)備、展品等的安全，預(yù)防各類安全事故的發(fā)生。4.形象塑造原則：注重公司形象展示，從會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)的布置、人員著裝到服務(wù)態(tài)度等各個(gè)方面，都要體現(xiàn)公司的專業(yè)、優(yōu)質(zhì)形象。二、會(huì)展籌備階段管理（一）項(xiàng)目立項(xiàng)1.市場(chǎng)部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，提出會(huì)展項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)，明確會(huì)展主題、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模等基本信息。2.申請(qǐng)經(jīng)公司管理層審批通過后，正式確立會(huì)展項(xiàng)目。（二）團(tuán)隊(duì)組建1.成立會(huì)展項(xiàng)目專項(xiàng)工作小組，由市場(chǎng)部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括銷售、策劃、設(shè)計(jì)、客服、后勤等相關(guān)部門人員。2.明確各成員的職責(zé)分工，確保各項(xiàng)籌備工作有人負(fù)責(zé)、有人落實(shí)。（三）籌備計(jì)劃制定1.工作小組制定詳細(xì)的會(huì)展籌備計(jì)劃，包括籌備階段的各項(xiàng)工作任務(wù)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等。2.籌備計(jì)劃應(yīng)涵蓋會(huì)展策劃、場(chǎng)地布置、展品準(zhǔn)備、宣傳推廣、人員培訓(xùn)、物資采購等方面內(nèi)容。（四）場(chǎng)地布置1.根據(jù)會(huì)展主題和公司形象，設(shè)計(jì)合理的場(chǎng)地布置方案。2.安排專業(yè)人員進(jìn)行場(chǎng)地搭建、裝飾，確保布置效果符合預(yù)期，同時(shí)要保證場(chǎng)地布置的安全性和穩(wěn)定性。3.提前規(guī)劃好展品展示區(qū)域、洽談區(qū)域、演示區(qū)域、休息區(qū)域等功能分區(qū)，確保布局合理，方便參展人員和觀眾活動(dòng)。（五）展品準(zhǔn)備1.確定參展展品清單，確保展品能夠充分展示公司產(chǎn)品或服務(wù)的優(yōu)勢(shì)和特色。2.對(duì)展品進(jìn)行分類整理、包裝、運(yùn)輸，確保展品在運(yùn)輸過程中不受損壞。3.在會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)，按照預(yù)定方案進(jìn)行展品陳列，保證陳列美觀、整齊、有序。（六）宣傳推廣1.制定會(huì)展宣傳推廣方案，明確宣傳渠道、宣傳內(nèi)容、宣傳時(shí)間等。2.通過公司官網(wǎng)、社交媒體、行業(yè)媒體、郵件營銷、線下海報(bào)等多種渠道進(jìn)行宣傳，吸引潛在客戶和合作伙伴關(guān)注。3.制作宣傳資料，如宣傳冊(cè)、名片、產(chǎn)品資料等，在會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行發(fā)放。（七）人員培訓(xùn)1.組織會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)工作人員參加專業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括公司業(yè)務(wù)知識(shí)、會(huì)展流程、溝通技巧、服務(wù)規(guī)范等。2.通過培訓(xùn)，使工作人員熟悉會(huì)展活動(dòng)的各項(xiàng)要求和注意事項(xiàng)，提高服務(wù)水平和專業(yè)素養(yǎng)。（八）物資采購1.根據(jù)籌備計(jì)劃，列出所需物資清單，包括辦公用品、宣傳用品、展示道具、餐飲用品等。2.按照公司采購流程進(jìn)行物資采購，確保物資質(zhì)量合格、數(shù)量充足、價(jià)格合理。3.對(duì)采購的物資進(jìn)行登記、入庫管理，建立物資臺(tái)賬，便于跟蹤和使用。三、會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)人員管理（一）人員考勤1.會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)實(shí)行嚴(yán)格的考勤制度，工作人員應(yīng)按時(shí)簽到、簽退，不得遲到、早退、曠工。2.設(shè)立考勤記錄員，負(fù)責(zé)記錄工作人員的出勤情況，并定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和公示。3.因特殊原因不能按時(shí)出勤的，需提前向部門負(fù)責(zé)人請(qǐng)假，并報(bào)會(huì)展項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）崗位職責(zé)1.市場(chǎng)人員負(fù)責(zé)會(huì)展活動(dòng)的整體策劃和組織協(xié)調(diào)工作，確保活動(dòng)順利進(jìn)行。與參展客戶和合作伙伴進(jìn)行溝通洽談，收集客戶信息，拓展業(yè)務(wù)渠道。及時(shí)反饋會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)的情況和問題，提出改進(jìn)建議。2.銷售人員向潛在客戶介紹公司產(chǎn)品或服務(wù)，解答客戶疑問，促成業(yè)務(wù)合作。收集客戶需求和市場(chǎng)反饋，為公司產(chǎn)品研發(fā)和市場(chǎng)推廣提供依據(jù)。協(xié)助市場(chǎng)人員做好會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)的其他相關(guān)工作。3.策劃人員根據(jù)會(huì)展主題和目標(biāo)，制定詳細(xì)的策劃方案，包括活動(dòng)流程、環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)、互動(dòng)體驗(yàn)等。負(fù)責(zé)會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)的創(chuàng)意設(shè)計(jì)和布置指導(dǎo)，確保現(xiàn)場(chǎng)氛圍符合策劃要求。對(duì)會(huì)展活動(dòng)的效果進(jìn)行評(píng)估和總結(jié)，為后續(xù)活動(dòng)提供經(jīng)驗(yàn)參考。4.設(shè)計(jì)人員負(fù)責(zé)會(huì)展宣傳資料、展示道具、場(chǎng)地布置等方面的設(shè)計(jì)工作，確保設(shè)計(jì)風(fēng)格與公司形象一致。根據(jù)策劃方案和實(shí)際需求，制作高質(zhì)量的設(shè)計(jì)稿件，并及時(shí)交付印刷和制作。在會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)對(duì)設(shè)計(jì)效果進(jìn)行跟蹤和調(diào)整，確保展示效果達(dá)到最佳。5.客服人員負(fù)責(zé)會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)的客戶接待和服務(wù)工作，熱情、周到地為客戶提供幫助。解答客戶關(guān)于會(huì)展活動(dòng)、公司產(chǎn)品或服務(wù)等方面的疑問，處理客戶投訴和建議。協(xié)助其他部門做好會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)的相關(guān)工作，維護(hù)現(xiàn)場(chǎng)秩序。6.后勤人員負(fù)責(zé)會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)的物資管理和設(shè)備維護(hù)工作，確保物資供應(yīng)充足、設(shè)備正常運(yùn)行。安排餐飲、住宿、交通等后勤保障工作，為工作人員和參展人員提供便利。做好會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)的環(huán)境衛(wèi)生和安全保衛(wèi)工作，營造良好的會(huì)展環(huán)境。（三）工作紀(jì)律1.工作人員應(yīng)遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格履行崗位職責(zé)，不得擅自離崗、串崗。2.在會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)，工作人員應(yīng)保持良好的精神狀態(tài)和職業(yè)形象，不得在工作時(shí)間內(nèi)聊天、玩手機(jī)、吃零食等。3.尊重參展客戶和合作伙伴，不得使用不當(dāng)言語或行為，維護(hù)公司良好聲譽(yù)。4.嚴(yán)格保守公司商業(yè)機(jī)密和會(huì)展活動(dòng)的相關(guān)信息，不得泄露給無關(guān)人員。四、會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)管理（一）客戶接待1.客服人員在會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)入口處設(shè)立接待臺(tái)，負(fù)責(zé)迎接參展客戶和合作伙伴。2.熱情、禮貌地與客戶打招呼，引導(dǎo)客戶簽到、領(lǐng)取資料，并安排專人陪同客戶參觀。3.及時(shí)了解客戶需求，為客戶提供個(gè)性化的服務(wù)，如安排專門的講解人員、預(yù)約洽談時(shí)間等。（二）產(chǎn)品演示1.安排專業(yè)的產(chǎn)品演示人員，在演示區(qū)域向客戶進(jìn)行產(chǎn)品或服務(wù)的演示。2.演示人員應(yīng)熟悉產(chǎn)品或服務(wù)的特點(diǎn)、優(yōu)勢(shì)和操作流程，能夠清晰、準(zhǔn)確地向客戶展示。3.在演示過程中，與客戶進(jìn)行互動(dòng)交流，解答客戶疑問，收集客戶反饋。（三）洽談服務(wù)1.為客戶提供舒適、安靜的洽談環(huán)境，配備必要的洽談設(shè)備，如桌椅、茶幾、投影儀等。2.安排專人負(fù)責(zé)洽談區(qū)域的服務(wù)工作，及時(shí)為客戶提供飲品、文件資料等。3.協(xié)助銷售等相關(guān)人員做好洽談?dòng)涗洠M(jìn)洽談結(jié)果，促進(jìn)業(yè)務(wù)合作達(dá)成。（四）信息收集1.在會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)設(shè)置信息收集點(diǎn)，收集客戶的聯(lián)系方式、需求信息、意見建議等。2.工作人員應(yīng)積極主動(dòng)地與客戶溝通交流，引導(dǎo)客戶填寫信息表格或進(jìn)行問卷調(diào)查。3.對(duì)收集到的信息進(jìn)行整理、分析，及時(shí)反饋給相關(guān)部門，為公司決策提供參考依據(jù)。（五）應(yīng)急處理1.制定會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)急預(yù)案，針對(duì)可能出現(xiàn)的突發(fā)情況，如火災(zāi)、地震、設(shè)備故障、人員沖突等，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。2.在會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)配備必要的應(yīng)急救援設(shè)備和物資，如滅火器、急救箱、對(duì)講機(jī)等。3.定期組織工作人員進(jìn)行應(yīng)急演練，提高應(yīng)急處理能力。一旦發(fā)生突發(fā)情況，能夠迅速、有效地進(jìn)行應(yīng)對(duì)，確保會(huì)展活動(dòng)的順利進(jìn)行和人員安全。五、會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)安全管理（一）安全責(zé)任1.成立會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)安全管理小組，由后勤部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，負(fù)責(zé)全面統(tǒng)籌安全管理工作。2.明確各部門、各崗位人員的安全職責(zé)，確保安全管理工作責(zé)任到人。（二）場(chǎng)地安全1.對(duì)會(huì)展場(chǎng)地進(jìn)行安全檢查，確保場(chǎng)地建筑結(jié)構(gòu)安全、消防設(shè)施完好、電氣設(shè)備正常等。2.在場(chǎng)地內(nèi)設(shè)置明顯的安全警示標(biāo)識(shí)，如疏散指示標(biāo)志、安全出口標(biāo)志等。3.確保會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)的通道暢通無阻，不得在通道內(nèi)堆放雜物。（三）展品安全1.對(duì)展品進(jìn)行妥善保管，采取必要的防盜、防潮、防火、防損壞等措施。2.在展品展示區(qū)域設(shè)置防護(hù)設(shè)施，防止展品被碰撞、損壞。3.安排專人負(fù)責(zé)展品的安全保衛(wèi)工作，加強(qiáng)巡邏，確保展品安全。（四）人員安全1.對(duì)工作人員進(jìn)行安全教育培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和自我保護(hù)能力。2.在會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)配備必要的安全防護(hù)用品，如安全帽、安全鞋、手套等。3.關(guān)注工作人員的身體狀況，避免因疲勞、過度勞累等原因引發(fā)安全事故。4.加強(qiáng)對(duì)參展人員和觀眾的安全管理，引導(dǎo)其遵守現(xiàn)場(chǎng)安全規(guī)定，防止發(fā)生擁擠、踩踏等事故。（五）消防安全1.確保會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)的消防設(shè)施配備齊全、有效，如滅火器、消火栓、自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)等。2.定期組織消防檢查和維護(hù)，確保消防設(shè)施處于良好運(yùn)行狀態(tài)。3.對(duì)工作人員進(jìn)行消防安全培訓(xùn)，使其熟悉消防器材的使用方法和火災(zāi)應(yīng)急處理流程。4.在會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)設(shè)置明顯的消防安全標(biāo)識(shí)，嚴(yán)禁在現(xiàn)場(chǎng)吸煙和使用明火。六、會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境管理（一）環(huán)境衛(wèi)生1.安排專人負(fù)責(zé)會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)的環(huán)境衛(wèi)生清掃工作，保持場(chǎng)地整潔干凈。2.及時(shí)清理垃圾和雜物，定期對(duì)公共區(qū)域進(jìn)行消毒，防止疾病傳播。3.確保衛(wèi)生間清潔衛(wèi)生，提供必要的衛(wèi)生用品。（二）噪聲控制1.合理安排會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)的音響設(shè)備使用時(shí)間和音量，避免噪聲對(duì)參展人員和周邊環(huán)境造成干擾。2.在進(jìn)行產(chǎn)品演示、表演等活動(dòng)時(shí)，提前評(píng)估噪聲影響，并采取相應(yīng)的降噪措施。（三）秩序維護(hù)1.安排安保人員負(fù)責(zé)會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)的秩序維護(hù)工作，確保人員和車輛有序進(jìn)出。2.加強(qiáng)對(duì)會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)的巡邏，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理各類突發(fā)事件，維護(hù)現(xiàn)場(chǎng)秩序。3.對(duì)違反現(xiàn)場(chǎng)秩序的行為進(jìn)行勸阻和制止，情節(jié)嚴(yán)重的及時(shí)報(bào)告相關(guān)部門處理。七、會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)物資管理（一）物資登記1.對(duì)會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)使用的各類物資進(jìn)行詳細(xì)登記，包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、來源、去向等信息。2.建立物資臺(tái)賬，確保物資管理有賬可查。（二）物資發(fā)放1.根據(jù)工作需要，由相關(guān)人員填寫物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到物資管理處領(lǐng)取物資。2.物資管理人員按照申請(qǐng)表發(fā)放物資，并做好發(fā)放記錄。（三）物資使用1.工作人員應(yīng)按照規(guī)定的用途和方法使用物資，不得擅自挪用或浪費(fèi)。2.在物資使用過程中，如發(fā)現(xiàn)物資損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告物資管理部門，并說明原因。（四）物資回收1.會(huì)展活動(dòng)結(jié)束后，對(duì)剩余物資進(jìn)行清理和回收。2.物資管理人員對(duì)回收的物資進(jìn)行清點(diǎn)、整理、入庫，妥善保管，以備后續(xù)使用。八、會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)費(fèi)用管理（一）預(yù)算編制1.在會(huì)展籌備階段，根據(jù)籌備計(jì)劃和實(shí)際需求，編制會(huì)展活動(dòng)費(fèi)用預(yù)算。2.費(fèi)用預(yù)算應(yīng)涵蓋場(chǎng)地租賃、展品運(yùn)輸、宣傳推廣、人員薪酬、物資采購、餐飲住宿等各項(xiàng)費(fèi)用支出。（二）費(fèi)用審批1.所有費(fèi)用支出均需按照公司財(cái)務(wù)審批流程進(jìn)行審批。2.費(fèi)用報(bào)銷憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效，報(bào)銷人應(yīng)在憑證上簽字并注明用途。（三）費(fèi)用控制1.在會(huì)展活動(dòng)實(shí)施過程中，嚴(yán)格控制費(fèi)用支出，確保各項(xiàng)費(fèi)用不超出預(yù)算范圍。2.如因特殊情況需要增加費(fèi)用支出，應(yīng)提前提交申請(qǐng)，經(jīng)公司管理層審批通過后方可執(zhí)行。（四）費(fèi)用核算1.會(huì)展活動(dòng)結(jié)束后，財(cái)務(wù)部門對(duì)會(huì)展活動(dòng)費(fèi)用進(jìn)行核算，編制費(fèi)用結(jié)算報(bào)告。2.對(duì)費(fèi)用使用情況進(jìn)行分析和總結(jié)，為后續(xù)會(huì)展活動(dòng)的費(fèi)用管理提供參考。九、會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)總結(jié)與評(píng)估（一）總結(jié)報(bào)告1.會(huì)展活動(dòng)結(jié)束后，由會(huì)展項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員召開總結(jié)會(huì)議，對(duì)會(huì)展活動(dòng)進(jìn)行全面總結(jié)。2.撰寫會(huì)展活動(dòng)總結(jié)報(bào)告，內(nèi)容包括會(huì)展活動(dòng)的基本情況、目標(biāo)達(dá)成情況、工作亮點(diǎn)、存在問題及改進(jìn)建議等。（二）效果評(píng)估1.制定會(huì)展活動(dòng)效果評(píng)估指標(biāo)體系，從參展人數(shù)、客戶意向、業(yè)務(wù)合作、品牌知