會計資料管理制度總則目的為了加強公司會計資料的管理，保證會計資料的真實性、完整性、及時性和安全性，規范會計資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等行為，根據國家有關法律法規和公司實際情況，制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計資料管理。定義本制度所稱會計資料，是指公司在進行會計核算過程中形成的，記錄和反映公司經濟業務事項的，具有保存價值的各種文字、圖表等資料，包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告、其他會計資料等。管理原則會計資料管理應遵循以下原則：1.真實性原則：會計資料應如實反映公司的經濟業務事項，不得偽造、變造、隱匿或故意銷毀。2.完整性原則：會計資料應全面、完整地記錄公司的經濟業務事項，不得遺漏或殘缺。3.及時性原則：會計資料應及時收集、整理、歸檔和保管，確保其時效性。4.安全性原則：會計資料應妥善保管，防止丟失、損壞、泄露或被盜用。5.保密性原則：會計資料涉及公司商業秘密，應嚴格保密，未經授權不得對外提供或披露。會計資料的分類與編號會計資料的分類1.會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會計賬簿類：包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿等。3.財務會計報告類：包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告，以及會計報表附注、財務情況說明書等。4.其他會計資料類：包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。會計資料的編號1.會計憑證編號：按照記賬憑證的日期順序，每月從1號開始連續編號。2.會計賬簿編號：總賬、明細賬、日記賬等賬簿按照科目順序編號，固定資產卡片按照固定資產編號順序編號，輔助賬簿按照類別或用途編號。3.財務會計報告編號：按照年份和報告期順序編號，如20XX年第X季度財務會計報告編號為20XXQX。4.其他會計資料編號：按照資料類別和日期順序編號，如銀行存款余額調節表編號為YHCKYETJBYYYYMMDD。會計資料的收集與整理會計資料的收集1.會計憑證的收集：會計人員應及時收集原始憑證，審核無誤后編制記賬憑證。原始憑證應包括發票、收據、報銷單、借款單、工資表、折舊計算表等。記賬憑證應按照規定的格式和內容填寫，包括日期、憑證編號、摘要、會計科目、金額、附件張數等。2.會計賬簿的收集：會計人員應根據審核無誤的記賬憑證，及時登記各類會計賬簿。總賬、明細賬、日記賬等賬簿應按照規定的格式和內容填寫，包括日期、憑證編號、摘要、借方金額、貸方金額、余額等。固定資產卡片應按照固定資產編號順序填寫，包括固定資產名稱、型號、規格、購置日期、原值、折舊方法、折舊年限、累計折舊等。輔助賬簿應根據實際需要設置，如應收賬款明細賬、應付賬款明細賬、存貨明細賬等。3.財務會計報告的收集：會計人員應按照國家統一的會計制度規定，定期編制財務會計報告。月度財務會計報告應于月度終了后6日內報出，季度財務會計報告應于季度終了后15日內報出，半年度財務會計報告應于半年度終了后60日內報出，年度財務會計報告應于年度終了后4個月內報出。財務會計報告應包括會計報表、會計報表附注和財務情況說明書等。會計報表應包括資產負債表、利潤表、現金流量表等。會計報表附注應包括企業基本情況、會計政策和會計估計變更情況、重大會計差錯更正情況、或有事項和承諾事項、資產負債表日后事項、關聯方關系及其交易等。財務情況說明書應包括企業生產經營的基本情況、利潤實現和分配情況、資金增減和周轉情況、對企業財務狀況、經營成果和現金流量有重大影響的其他事項等。4.其他會計資料的收集：會計人員應及時收集銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等其他會計資料。銀行存款余額調節表應每月編制，銀行對賬單應每月與銀行核對，納稅申報表應按照稅法規定及時申報繳納稅款，會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊應按照規定的時間和程序編制。會計資料的整理1.會計憑證的整理：會計人員應將收集到的原始憑證按照類別和時間順序進行整理，粘貼在記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明附件張數。記賬憑證應按照編號順序進行整理，裝訂成冊，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、記賬憑證張數、附件張數等。2.會計賬簿的整理：會計人員應將各類會計賬簿按照科目順序進行整理，檢查賬簿記錄是否完整、準確，賬頁是否整潔、無涂改。總賬、明細賬、日記賬等賬簿應定期打印，裝訂成冊，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、賬簿名稱、起訖日期、起訖號碼、賬簿頁數等。固定資產卡片應按照固定資產編號順序進行整理，裝訂成冊，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、固定資產名稱、起訖日期、起訖號碼、固定資產卡片張數等。輔助賬簿應根據實際需要進行整理，裝訂成冊，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、輔助賬簿名稱、起訖日期、起訖號碼、輔助賬簿頁數等。3.財務會計報告的整理：會計人員應將各類財務會計報告按照年份和報告期順序進行整理，檢查報告內容是否完整、準確，報表格式是否符合規定。月度、季度、半年度財務會計報告應分別裝訂成冊，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、報告期、報告種類、起訖日期、起訖號碼、財務會計報告頁數等。年度財務會計報告應包括會計報表、會計報表附注和財務情況說明書等，應分別裝訂成冊，并在封面上注明單位名稱、年度、報告種類、起訖日期、起訖號碼、財務會計報告頁數等。4.其他會計資料的整理：會計人員應將收集到的銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等其他會計資料按照類別和時間順序進行整理，裝訂成冊，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、資料種類、起訖日期、起訖號碼、資料頁數等。會計資料的歸檔與保管會計資料的歸檔1.歸檔時間：會計資料應在年度終了后，由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。2.歸檔范圍：歸檔的會計資料應包括本制度第二條規定的各類會計資料，以及其他與會計核算有關的資料，如經濟合同、審計報告、稅務審計報告等。3.歸檔要求：歸檔的會計資料應符合以下要求：真實性：會計資料應如實反映公司的經濟業務事項，不得偽造、變造、隱匿或故意銷毀。完整性：會計資料應全面、完整地記錄公司的經濟業務事項，不得遺漏或殘缺。準確性：會計資料應準確無誤地記錄公司的經濟業務事項，不得出現計算錯誤、記錄錯誤或其他差錯。規范性：會計資料應按照國家統一的會計制度規定和公司內部的會計核算規范進行編制和整理，不得隨意更改或簡化。會計資料的保管1.保管期限：會計資料的保管期限應按照國家有關法律法規和公司實際情況確定，一般分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。具體保管期限如下：會計憑證：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證的保管期限為15年。會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬的保管期限為15年；固定資產卡片在固定資產報廢清理后保管5年；輔助賬簿的保管期限為15年。財務會計報告：月度、季度、半年度財務會計報告的保管期限為3年；年度財務會計報告的保管期限為永久。其他會計資料：銀行存款余額調節表、銀行對賬單的保管期限為5年；納稅申報表的保管期限為10年；會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊的保管期限為永久。2.保管地點：會計資料應妥善保管在公司指定的檔案保管地點，檔案保管地點應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全條件。檔案保管地點應設置專門的檔案柜或檔案架，按照會計資料的類別和保管期限進行分類存放，并建立檔案索引和目錄，便于查找和使用。3.保管措施：為了保證會計資料的安全和完整，公司應采取以下保管措施：建立健全檔案管理制度：明確檔案管理的職責和流程，規范檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等行為。加強檔案管理人員培訓：提高檔案管理人員的業務素質和責任心，確保檔案管理工作的質量和效率。定期對檔案進行檢查和盤點：及時發現和處理檔案保管過程中出現的問題，確保檔案的安全和完整。采用先進的檔案管理技術和設備：如電子檔案管理系統、防火防潮防蟲設備等，提高檔案管理的信息化水平和安全性。會計資料的查閱與使用查閱權限1.內部查閱：公司內部人員因工作需要查閱會計資料的，應填寫《會計資料查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案保管部門查閱。查閱時，檔案保管人員應在場監督，查閱人員不得擅自將會計資料帶出檔案保管地點。2.外部查閱：公司外部人員因工作需要查閱會計資料的，應填寫《會計資料查閱申請表》，經公司總經理批準后，到檔案保管部門查閱。查閱時，檔案保管人員應在場監督，查閱人員不得擅自將會計資料帶出檔案保管地點。查閱人員如需復印或復制會計資料的，應經公司總經理批準，并在檔案保管人員的監督下進行。查閱程序1.申請：查閱人員應填寫《會計資料查閱申請表》，注明查閱的會計資料名稱、查閱目的、查閱時間等內容，并簽字或蓋章。2.審批：《會計資料查閱申請表》應按照規定的審批權限進行審批，內部查閱由所在部門負責人批準，外部查閱由公司總經理批準。3.查閱：查閱人員應按照審批后的《會計資料查閱申請表》到檔案保管部門查閱會計資料，檔案保管人員應按照規定提供查閱服務，并在場監督查閱過程。4.歸還：查閱人員查閱完畢后，應及時將會計資料歸還檔案保管部門，檔案保管人員應檢查會計資料的完整性和準確性，如有損壞或丟失，應及時報告并追究查閱人員的責任。使用限制1.查閱人員應嚴格遵守國家有關法律法規和公司內部的保密制度：不得將查閱的會計資料用于非工作目的，不得泄露公司商業秘密。2.查閱人員如需復印或復制會計資料的：應經公司總經理批準，并在檔案保管人員的監督下進行。復印或復制的會計資料應注明“僅供查閱使用，不得用于其他目的”字樣，并加蓋檔案保管部門公章。3.查閱人員不得擅自將會計資料帶出檔案保管地點：如需帶出，應經公司總經理批準，并辦理相關手續，在規定時間內歸還。會計資料的銷毀銷毀條件會計資料保管期滿，需要銷毀時，應由檔案保管部門提出銷毀意見，會同會計機構共同鑒定，嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊。對于保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。銷毀程序1.編制銷毀清冊：檔案保管部門應會同會計機構，按照銷毀條件，對保管期滿的會計資料進行清理，編制會計檔案銷毀清冊。會計檔案銷毀清冊應包括會計資料名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。2.審批：會計檔案銷毀清冊應按照規定的審批權限進行審批，一般由公司總經理批準。3.銷毀：經批準后，檔案保管部門應指定專人負責銷毀會計資料。銷毀時，應由檔案保管部門、會計機構和審計部門共同派人監銷。監銷人在銷毀會計資料前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核