會議準備管理制度一、總則（一）目的為規范公司各類會議的準備工作，提高會議效率和質量，確保會議達到預期效果，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部組織召開的各類會議，包括但不限于公司級會議、部門會議、專項工作會議等。（三）基本原則1.充分準備原則：會前需對會議主題、議程、參會人員、資料等進行全面準備，確保會議順利進行。2.高效務實原則：以解決實際問題為導向，精簡會議流程，提高會議效率，注重會議成果的落實。3.溝通協調原則：加強會議籌備過程中的溝通協調，確保各環節緊密銜接，信息傳遞準確無誤。二、會議分類及職責分工（一）會議分類1.公司級會議：由公司高層領導主持召開，涉及公司整體戰略、重大決策、重要工作部署等內容。2.部門會議：由各部門負責人主持召開，主要傳達公司會議精神，安排本部門工作任務，協調部門內部事務。3.專項工作會議：針對公司特定項目或專項工作召開，由相關負責人組織，相關人員參加，討論解決專項工作中的問題。（二）職責分工1.會議召集人負責確定會議主題、議程、時間、地點、參會人員等。組織會議籌備工作，協調相關資源，確保會議順利進行。主持會議，引導會議討論方向，把控會議進度和質量。2.會議組織者根據會議召集人的要求，具體負責會議資料準備、場地布置、設備調試、會議記錄等工作。協助會議召集人做好參會人員的通知、提醒等工作，確保參會人員按時參會。3.參會人員按時參加會議，認真準備會議所需資料，積極參與會議討論，發表真實意見和建議。按照會議要求落實會議決議，及時反饋執行情況。三、會議準備流程（一）會議計劃制定1.確定會議需求會議召集人根據工作需要，提前規劃會議，明確會議目的、議題、時間、地點、參會人員等基本信息。對于重要會議，需提前向上級領導匯報，獲得批準。2.制定會議計劃會議組織者根據會議召集人的要求，制定詳細的會議計劃，包括會議議程安排、資料準備清單、時間節點等。會議計劃應提前發送給參會人員，以便參會人員做好準備。（二）會議資料準備1.資料收集根據會議主題和議程，收集相關資料，如報告、數據、案例等。資料應確保真實、準確、完整，具有針對性和時效性。2.資料整理對收集到的資料進行整理、分類、編號，制作成清晰易懂的文檔或演示文稿。資料內容應簡潔明了，重點突出，避免冗長和復雜的表述。3.資料審核會議組織者將整理好的資料提交給會議召集人或相關負責人進行審核。審核人員應認真檢查資料內容，確保資料符合會議要求，無錯誤和遺漏。（三）會議場地安排1.場地選擇根據會議規模、性質和需求，選擇合適的會議場地。場地應具備良好的通風、采光條件，安靜舒適，交通便利。2.場地布置根據會議主題和風格，對會議場地進行布置。布置應簡潔大方，突出會議主題，營造良好的會議氛圍。確保場地內設備齊全，如投影儀、音響、麥克風、桌椅等，并提前進行調試，保證正常運行。（四）會議通知發送1.通知內容會議通知應包括會議主題、時間、地點、議程、參會人員、所需準備資料等信息。對于重要會議，應明確會議的重要性和相關要求。2.通知方式根據參會人員的工作性質和聯系方式，選擇合適的通知方式，如郵件、短信、即時通訊工具等。重要會議應提前電話確認參會人員是否收到通知，并提醒其按時參會。3.通知時間一般性會議提前[X]個工作日發送通知，重要會議提前[X]個工作日發送通知。（五）會議預演1.預演時間在會議召開前[X]小時，會議組織者組織相關人員進行會議預演。2.預演內容按照會議議程安排，模擬會議流程，檢查資料是否齊全、設備是否正常、人員是否熟悉流程等。對預演過程中發現的問題及時進行整改，確保會議順利進行。四、會議準備工作規范（一）資料準備規范1.資料格式統一：所有資料應采用統一的格式，如字體、字號、排版等，確保美觀、規范。2.資料內容準確：資料內容應經過認真核對，確保數據準確、表述清晰、邏輯嚴謹。3.資料數量充足：根據參會人員數量，準備足夠數量的資料，確保每人一份。（二）場地布置規范1.場地整潔衛生：提前對會議場地進行清潔，確保地面、桌面、座椅等干凈整潔。2.座位安排合理：根據參會人員的身份和會議需要，合理安排座位，方便交流和討論。3.設備擺放有序：將會議所需設備擺放整齊，便于操作和使用。（三）會議通知規范1.通知語言規范：通知語言應簡潔明了、禮貌得體，避免使用模糊、歧義的詞匯。2.通知信息完整：確保通知中包含所有必要信息，避免遺漏。3.通知發送及時：按照規定的時間及時發送通知，確保參會人員有足夠的時間準備。五、會議準備工作監督與考核（一）監督機制1.定期檢查：公司行政部門定期對會議準備工作進行檢查，發現問題及時督促整改。2.隨機抽查：公司領導或相關部門負責人可對會議準備工作進行隨機抽查，了解準備情況。（二）考核辦法1.考核指標：將會議準備工作的完成情況納入績效考核體系，考核指標包括會議計劃制定的合理性、資料準備的質量、場地布置的效果、會議通知的及時性等。2.考核方式：采用自評、上級評價、同事評價相結合的方式進行考核。3.考核結果應用：根據考核結果，對表現優秀的個人或團隊進行表彰