會議工作管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司會議管理，提高會議效率和質(zhì)量，確保公司各項決策和工作部署得到有效貫徹執(zhí)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門組織召開的各類會議，包括但不限于公司級會議、部門例會、專題會議、臨時會議等。（三）會議管理原則1.精簡高效原則：會議應注重實效，精簡會議議程和參會人員，提高會議效率，避免冗長、繁瑣的會議。2.統(tǒng)一規(guī)范原則：公司會議管理應遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范，確保會議組織、流程、記錄等工作的一致性和規(guī)范性。3.分級負責原則：根據(jù)會議的性質(zhì)和級別，明確各級管理人員在會議組織、主持、記錄等方面的職責，分級負責，確保會議順利進行。二、會議分類及組織（一）公司級會議1.公司年度大會組織部門：由行政部負責組織。參會人員：公司全體員工。會議內(nèi)容：總結(jié)上一年度公司工作，部署本年度工作計劃和目標；表彰優(yōu)秀員工和團隊；宣布公司重大決策和人事任免等。會議頻率：每年召開一次，一般在年初舉行。2.公司季度工作會議組織部門：由行政部負責組織，各部門配合。參會人員：公司領導班子成員、各部門負責人及相關人員。會議內(nèi)容：總結(jié)上一季度公司各項工作進展情況，分析存在的問題，部署下一季度工作重點和任務；聽取各部門工作匯報，協(xié)調(diào)解決部門間工作銜接和配合問題。會議頻率：每季度召開一次。3.公司月度經(jīng)營分析會議組織部門：由財務部負責組織，各部門提供相關數(shù)據(jù)和資料。參會人員：公司領導班子成員、各部門負責人及財務相關人員。會議內(nèi)容：分析公司月度經(jīng)營數(shù)據(jù)，包括銷售收入、成本費用、利潤等指標完成情況；匯報各部門月度工作進展及存在問題；討論制定下月經(jīng)營計劃和措施。會議頻率：每月召開一次。（二）部門例會1.組織部門：各部門自行組織。2.參會人員：部門全體員工。3.會議內(nèi)容：總結(jié)部門上周工作完成情況，安排本周工作計劃和任務；傳達公司相關會議精神和工作要求；解決部門內(nèi)部工作協(xié)調(diào)和溝通問題。4.會議頻率：每周召開一次，一般在周一上午舉行。（三）專題會議1.組織部門：根據(jù)會議主題確定組織部門，相關部門配合。2.參會人員：根據(jù)會議需要確定，一般為涉及相關工作的部門負責人及有關人員。3.會議內(nèi)容：針對公司某一專項工作或問題進行深入討論和研究，提出解決方案和措施；協(xié)調(diào)部門間在專項工作中的協(xié)作配合；跟蹤專項工作進展情況。4.會議頻率：根據(jù)工作需要不定期召開。（四）臨時會議1.組織部門：根據(jù)發(fā)起部門確定，一般由發(fā)起部門負責組織協(xié)調(diào)。2.參會人員：根據(jù)會議緊急事項涉及的人員確定。3.會議內(nèi)容：針對公司突發(fā)、緊急情況或臨時需要解決的問題召開會議，快速做出決策和部署。4.會議頻率：根據(jù)實際情況隨時召開。三、會議籌備（一）會議計劃1.各部門應在每月末制定次月部門會議計劃，包括會議時間、地點、主題、參會人員等信息，并提前報行政部備案。2.公司級會議由組織部門提前制定會議計劃，經(jīng)公司領導審批后發(fā)布通知。會議計劃應明確會議目的、主要議程、參會人員范圍、時間安排、會議地點等內(nèi)容。（二）會議通知1.會議通知應提前發(fā)布，確保參會人員有足夠的時間準備。通知方式可采用郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)、微信群等多種形式。2.會議通知內(nèi)容應包括會議主題、時間、地點、參會人員名單、會議議程、相關材料準備要求等信息，重要會議還應注明會議目的和背景。（三）會議材料準備1.會議組織部門應根據(jù)會議議程和主題，提前準備相關會議材料，如匯報材料、數(shù)據(jù)報表、討論文件等。2.會議材料應內(nèi)容詳實、邏輯清晰、數(shù)據(jù)準確，并在會議前發(fā)送給參會人員，以便參會人員提前熟悉會議內(nèi)容，提高會議效率。（四）會議場地安排1.根據(jù)會議規(guī)模和性質(zhì)，合理安排會議場地。會議場地應整潔、舒適、通風良好，并配備必要的會議設備，如投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風、白板等。2.提前檢查會議場地的設備運行情況，確保會議期間設備正常使用。如有特殊要求，應提前進行調(diào)試和準備。（五）會議餐飲安排1.對于會議時間較長或涉及用餐的會議，應根據(jù)實際情況安排餐飲。餐飲標準應符合公司規(guī)定，確保食品安全和衛(wèi)生。2.提前與餐飲供應商溝通協(xié)調(diào)，確定用餐時間、菜品、人數(shù)等信息，保證用餐準時、有序。四、會議組織與實施（一）會議簽到1.會議開始前，應安排專人負責會議簽到。參會人員應按時簽到，簽到表應記錄參會人員姓名、部門、簽到時間等信息。2.對于重要會議，應嚴格核對參會人員名單，確保參會人員按時到會。如有人員缺席，應及時查明原因并向會議主持人報告。（二）會議主持1.會議主持人應提前熟悉會議議程和相關材料，掌握會議重點和目的。2.會議主持人應引導會議有序進行，控制會議節(jié)奏和時間，確保各項議程按計劃完成。對于討論環(huán)節(jié)，主持人應鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分發(fā)表意見和建議，并及時進行總結(jié)和歸納。3.會議主持人應維護會議秩序，避免出現(xiàn)冷場、爭吵、跑題等情況。對于違反會議紀律的行為，主持人應及時制止并進行提醒。（三）會議記錄1.會議應安排專人負責記錄，會議記錄人員應提前準備好筆記本、錄音設備等工具。2.會議記錄內(nèi)容應包括會議時間、地點、主持人、參會人員、會議議程、發(fā)言內(nèi)容、決議事項等信息，確保記錄準確、完整。3.會議記錄應使用規(guī)范的格式和語言，避免出現(xiàn)錯別字、語病等問題。會議結(jié)束后，記錄人員應及時整理會議記錄，并在[X]個工作日內(nèi)將會議紀要發(fā)送給參會人員和相關領導審核確認。（四）會議發(fā)言1.參會人員應按照會議議程和主持人要求，有序發(fā)言。發(fā)言內(nèi)容應簡潔明了、重點突出，避免冗長、繁瑣的表述。2.發(fā)言人員應提前準備好發(fā)言材料，確保發(fā)言內(nèi)容與會議主題相關，并能夠提供有價值的觀點和建議。3.在發(fā)言過程中，發(fā)言人員應尊重他人意見，不得打斷他人發(fā)言。如有不同意見，可在他人發(fā)言結(jié)束后進行補充或提出討論。（五）會議決議與跟蹤1.會議應明確決議事項，并形成會議紀要。會議紀要應準確記錄會議討論的結(jié)果和形成的決議，包括決議事項、責任部門、責任人、完成時間等信息。2.會議結(jié)束后，責任部門和責任人應按照會議決議認真組織實施，并及時將工作進展情況反饋給會議組織部門。3.會議組織部門應負責跟蹤決議事項的執(zhí)行情況，定期對決議事項的完成情況進行檢查和督促。對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應及時協(xié)調(diào)解決，并向公司領導匯報。五、會議紀律（一）參會人員應提前安排好工作，按時參加會議。不得無故缺席、遲到或早退。如有特殊情況不能參加會議，應提前向會議組織者請假，并安排合適人員代為參會。（二）參會人員應遵守會議秩序，將手機調(diào)至靜音或關機狀態(tài)，不得在會議期間接打電話、玩手機游戲、瀏覽無關網(wǎng)頁等。如需臨時離開會議，應向會議主持人請假并說明原因。（三）參會人員應認真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論，不得交頭接耳、私下議論、打瞌睡等。如有意見和建議，應在規(guī)定時間內(nèi)發(fā)言表達。（四）會議期間應保持會議場地整潔，不得隨意丟棄垃圾。會議結(jié)束后，應將個人物品帶走，將座椅歸位。六、會議后續(xù)工作（一）會議紀要發(fā)布1.會議記錄人員應在會議結(jié)束后及時整理會議紀要，經(jīng)會議主持人審核后，在[X]個工作日內(nèi)發(fā)布給參會人員和相關部門。2.會議紀要應準確反映會議討論的主要內(nèi)容和形成的決議，明確責任部門、責任人及完成時間等信息。參會人員對會議紀要如有異議，應在發(fā)布后的[X]個工作日內(nèi)提出修改意見，經(jīng)會議主持人確認后進行修改。（二）決議事項跟蹤與反饋1.責任部門應按照會議決議及時組織實施相關工作，并定期將工作進展情況反饋給會議組織部門。反饋內(nèi)容應包括工作完成情況、遇到的問題及解決措施、下一步工作計劃等信息。2.會議組織部門應負責跟蹤決議事項的執(zhí)行情況，對責任部門的反饋信息進行審核和分析。對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應及時協(xié)調(diào)相關部門解決，并向公司領導匯報。3.決議事項完成后，責任部門應及時提交工作總結(jié)報告，經(jīng)會議組織部門審核后，報公司領導審批。工作總結(jié)報告應包括工作完成情況、取得的成效、經(jīng)驗教訓等內(nèi)容，為今后類似工作提供參考和借鑒。（三）會議資料歸檔1.會議結(jié)束后，會議組織部門應將會議相關資料進行整理歸檔，包括會議通知、會議議程、會議材料、會議記錄、會議紀要、決議事項執(zhí)行情況報告等。2.會議資料應按照年度、會議類別