會議清單管理制度一、總則（一）目的為了規范公司會議管理，提高會議效率，確保會議決策的有效執行，特制定本會議清單管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門組織召開的各類會議，包括但不限于公司級會議、部門例會、專項工作會議等。（三）會議管理原則1.精簡高效：嚴格控制會議數量和時長，提高會議效率，避免冗長、無效的會議。2.充分準備：會前明確會議主題、目的、議程、參會人員等，確保會議有序進行。3.明確責任：明確會議組織、主持、記錄、決策等各環節的責任人員，確保會議各項任務落實到人。4.有效執行：加強會議決議的跟蹤和落實，確保會議決策得到有效執行。二、會議分類及職責分工（一）公司級會議1.公司年度會議組織部門：總裁辦公室會議內容：總結公司年度工作，制定下一年度工作計劃、目標和戰略等。參會人員：公司管理層、各部門負責人及員工代表等。職責分工：總裁辦公室負責會議的整體策劃、組織和協調工作，包括會議時間、地點、議程的確定，會議資料的準備等。會議主持由公司總裁擔任，負責引導會議進程，把控會議方向和節奏。記錄人員負責詳細記錄會議內容、討論要點、決策結果等，并整理形成會議紀要，經總裁審核后發布。2.公司季度會議組織部門：總裁辦公室會議內容：總結季度工作情況，分析存在的問題，部署下季度工作重點。參會人員：公司管理層、各部門負責人等。職責分工：總裁辦公室職責同年度會議。會議主持由公司分管副總裁擔任，根據會議主題和議程引導討論。記錄人員負責會議記錄和紀要整理，經分管副總裁審核后發布。3.公司月度會議組織部門：總裁辦公室會議內容：匯報月度工作進展，協調解決工作中的問題，安排下月工作計劃。參會人員：公司管理層、各部門負責人等。職責分工：總裁辦公室負責會議組織相關工作。會議主持由公司相關領導擔任，可根據議題確定。記錄人員負責會議記錄及紀要撰寫，經主持領導審核后發布。（二）部門例會1.組織部門：各部門自行負責2.會議內容：總結本部門上周工作情況，分析問題，安排本周工作任務等。3.參會人員：本部門全體員工4.職責分工：部門負責人負責會議的組織、主持工作，提前確定會議時間、地點和議程。部門內部指定專人負責會議記錄，記錄會議要點和工作安排，并整理成部門例會紀要，部門負責人審核后保存供部門成員查閱。（三）專項工作會議1.組織部門：根據專項工作任務確定牽頭部門2.會議內容：針對某項具體工作任務進行討論、決策，制定工作方案和推進計劃等。3.參會人員：與專項工作相關的部門負責人及工作人員4.職責分工：牽頭部門負責會議的策劃、組織，明確會議主題、目的、議程及參會人員范圍。會議主持一般由牽頭部門負責人擔任，若有必要可邀請公司高層領導主持。記錄人員負責詳細記錄會議內容，形成專項工作會議紀要，經主持領導審核后發送給參會部門及相關領導。三、會議籌備（一）確定會議主題和目的會議組織部門應根據公司工作安排、業務需求或實際工作中出現的問題，確定會議的主題和目的，確保會議具有針對性和實用性。（二）明確會議議程1.根據會議主題和目的，精心設計會議議程，合理安排會議時間和各項議題的順序。2.會議議程應提前發送給參會人員，讓參會人員有足夠的時間準備相關資料和發言內容，同時也便于他們提前了解會議大致流程，合理安排工作。（三）確定參會人員1.依據會議性質和議題范圍，明確參會人員名單。確保參會人員與會議主題相關，具備參與決策、提供信息或執行任務的能力。2.對于重要會議，應提前與參會人員溝通確認能否按時參會，如有特殊情況不能參會，需提前請假并安排合適的人員替代。（四）準備會議資料1.會議組織部門根據會議議程和討論內容，準備相關的會議資料，如工作報告、數據分析、文件草案、案例等。2.會議資料應提前發放給參會人員，以便他們提前熟悉資料內容，提高會議討論效率。對于涉密資料，應嚴格按照公司保密制度進行管理和發放。（五）安排會議場地1.根據會議規模和性質，選擇合適的會議場地。確保場地能夠滿足會議的基本需求，如空間大小、座位數量、音響設備、投影儀等。2.在會議前，檢查會議場地的設施設備是否正常運行，如有問題及時聯系相關人員進行維修和調試。同時，確保會議場地的環境衛生良好，為參會人員提供舒適的會議環境。（六）通知參會人員1.會議組織部門應提前[X]個工作日將會議通知發送給參會人員，通知內容應包括會議主題、時間、地點、議程、所需攜帶的資料等。2.通知方式可根據實際情況選擇郵件、內部辦公系統或書面通知等多種形式，確保通知信息準確傳達給每一位參會人員。同時，對重要會議應進行電話確認，確保參會人員收到通知并知曉相關要求。四、會議組織與實施（一）簽到與入場1.會議開始前[X]分鐘，會議組織部門應安排專人在會議場地入口處負責簽到工作，收集參會人員的簽到表，并引導參會人員有序入場就座。2.對于重要會議，可安排禮儀人員為參會人員提供引導和服務，提升會議的組織水平和形象。（二）會議開場1.會議主持人應提前到達會議場地，熟悉會議準備情況。在會議開始前[X]分鐘，提醒參會人員關閉手機或調至靜音狀態，保持會議秩序。2.會議開場時，主持人簡要介紹會議的主題、目的、議程安排以及參會人員，然后宣布會議正式開始。（三）會議進行1.主持人按照會議議程有序引導會議進行，控制會議節奏和時間。鼓勵參會人員積極發言，充分發表意見和建議，但要避免出現跑題、爭吵等影響會議秩序的情況。2.對于涉及多個議題的會議，主持人應合理分配每個議題的討論時間，確保各項議題都能得到充分討論。在討論過程中，主持人要及時總結各方觀點，引導會議朝著既定的目標和方向進行。3.參會人員應遵守會議紀律，認真傾聽他人發言，不得隨意打斷他人講話。如有不同意見，應在對方發言結束后，禮貌地表達自己的觀點和看法，共同營造良好的會議氛圍。（四）會議記錄1.會議記錄人員應全程專注于會議內容，準確、詳細地記錄會議討論的要點、提出的問題、做出的決策以及責任分工等。2.記錄方式可采用紙質記錄或電子記錄，記錄內容應清晰、易懂，便于后續查閱和整理。對于重要的發言內容，可進行錄音，但需提前征得參會人員同意。3.在會議過程中，記錄人員應及時與主持人溝通，確保記錄內容的完整性和準確性。如有遺漏或不清楚的地方，應及時向發言人核實。（五）會議決策1.對于需要做出決策的會議，主持人應在充分聽取各方意見后，綜合考慮各種因素，引導參會人員進行表決或達成共識。2.決策結果應明確記錄在會議紀要中，包括決策內容、決策依據、責任部門及責任人等信息。對于重大決策，應按照公司相關決策程序進行審批和備案。（六）會議結束1.在會議預定時間結束前，主持人應對會議進行簡要總結，回顧會議討論的主要內容、達成的共識和做出的決策，確保參會人員對會議結果有清晰的了解。2.主持人宣布會議結束后，參會人員應有序離場。會議組織部門負責清理會議場地，整理會議資料和設備等。五、會議紀要（一）會議紀要的撰寫1.會議結束后[X]個工作日內，會議記錄人員應完成會議紀要的撰寫工作。會議紀要應客觀、準確地反映會議的主要內容和決策結果，避免加入個人觀點和評論。2.會議紀要的內容應包括會議基本信息（如會議名稱、時間、地點、參會人員等）、會議議程、會議討論要點、決策結果及責任分工等。對于重要會議，還可附上相關的附件，如工作報告、數據分析圖表等。（二）會議紀要的審核與發布1.會議紀要初稿完成后，應提交給會議主持領導進行審核。審核內容包括紀要內容是否準確、完整，決策結果是否清晰明確，責任分工是否合理等。2.主持領導審核通過后，會議紀要應按照公司內部信息發布流程進行發布。一般通過內部辦公系統、郵件等方式發送給參會人員及相關部門，以便他們了解會議精神并遵照執行。（三）會議紀要的存檔1.會議紀要發布后，應按照公司檔案管理規定進行存檔。存檔期限根據公司相關要求執行，確保會議紀要能夠長期保存，以備后續查閱和參考。2.會議紀要的電子文檔和紙質文檔應分類存放，便于檢索和查閱。同時，應建立相應的索引目錄，提高查找效率。六、會議決議跟蹤與執行（一）責任落實1.根據會議決策結果，明確各項工作任務的責任部門和責任人。責任部門和責任人應切實承擔起執行會議決議的責任，確保工作任務按時、按質、按量完成。2.責任部門和責任人應根據會議要求，制定具體的工作計劃和時間表，并明確工作進度的關鍵節點，以便于跟蹤和監督。（二）跟蹤與監督1.會議組織部門負責對會議決議的執行情況進行跟蹤和監督，定期收集責任部門的工作進展匯報。匯報周期可根據工作任務的性質和重要程度確定，一般為每周或每兩周匯報一次。2.在跟蹤過程中，如發現責任部門在執行過程中遇到困難或問題，應及時協調相關部門給予支持和幫助。對于執行不力的部門和責任人，應進行督促和提醒，確保會議決議得到有效執行。（三）反饋與調整1.責任部門應定期將工作進展情況反饋給會議組織部門，對于工作中出現的新情況、新問題以及需要調整或變更的事項，應及時報告。2.會議組織部門根據責任部門的反饋信息，及時評估會議決議的執行效果。如發現原決議存在不合理或難以執行的情況，應及時與相關部門溝通，必要時組織召開專題會議進行研究，對原決議進行調整和完善。七、會議評估與改進（一）效果評估1.定期對會議效果進行評估，評估方式可采用問卷調查、訪談、對會議決議執行情況的分析等多種形式。2.評估內容主要包括會議目標的達成情況、參會人員對會議組織和內容的滿意度、會議效率和決策質量等方面。通過評估，了解會議是否達到預期目的，是否存在需要改進的地方。（二）問題分析1.根據會議評估結果，對發現的問題進行深入分析，找出問題產生的原因。例如，會議議程安排是否合理、參會人員準備是否充分、會議組織協調是否到位等。2.針對問題產生的原因，制定相應的改進措施，明確責任人和時間節點，確保問題得到有效解決。（三）持續改進1.將會議評估和改進作為一個持續的過程，不斷總結經驗教訓，優化會議管理流程和方法。2.根據公司發展戰略和業務需求的變化，及時調整會議管理制度和相關流程，確保會議管理工作能夠更好地服務于公司的發展。八、附則（一）解釋權本制度由總裁辦公室負責解釋。（二）修訂與