會議視頻管理制度一、總則（一）目的為規范公司會議視頻的管理，確保會議視頻資料的安全、完整、有效，便于查詢、使用和存檔，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各類會議所產生的視頻資料的管理，包括但不限于部門會議、項目會議、公司級會議等。（三）職責分工1.行政部門負責統籌公司會議視頻設備的選型、采購、安裝、調試及日常維護，確保設備正常運行。安排專人負責會議視頻的錄制、存儲、整理及備份工作。制定會議視頻存儲的相關標準和規范，定期對存儲設備進行檢查和清理，保障存儲環境安全。2.會議組織部門負責明確會議是否需要錄制視頻，并在會議通知中提前告知參會人員。對于需要錄制的會議，提前與行政部門溝通協調視頻錄制相關事宜。配合行政部門做好會議視頻的錄制工作，確保會議過程中相關資料的完整性和準確性。3.各參會部門及人員遵守公司會議視頻管理規定，積極配合會議視頻的錄制工作，保持會議秩序，確保視頻內容清晰、可辨。未經授權，不得擅自傳播、復制、刪除會議視頻資料。二、會議視頻錄制管理（一）錄制范圍1.重要的決策性會議，如公司戰略規劃會議、重大項目決策會議等。2.涉及公司核心業務流程、技術分享、經驗交流等具有重要價值的會議。3.對外交流合作會議，如與合作伙伴的商務洽談會、研討會等。4.其他經公司領導或相關部門負責人批準需要錄制的會議。（二）錄制人員安排行政部門應指定至少一名經過專業培訓的視頻錄制人員負責會議視頻的錄制工作。錄制人員應熟悉視頻錄制設備的操作，具備良好的溝通能力和責任心，能夠準確、完整地記錄會議內容。（三）錄制要求1.設備及環境準備錄制前，錄制人員應檢查視頻錄制設備的電量、存儲空間、網絡連接等情況，確保設備正常運行。選擇安靜、光線充足、無遮擋的會議場地進行錄制，避免因環境因素影響視頻質量。根據會議規模和場地情況，合理調整錄制設備的角度和位置，確保能夠清晰拍攝到會議全景、參會人員面部及會議資料展示等內容。2.錄制過程要求會議開始前，錄制人員應開啟錄制設備，等待會議主持人開場后正式開始錄制。錄制過程中，不得隨意中斷錄制。記錄會議的全程，包括會議開場、議程進行、討論發言、表決結果、會議結束等重要環節。對于會議中展示的重要文檔、圖表、演示文稿等內容，應確保能夠清晰錄制，必要時可進行特寫拍攝。注意錄制聲音的質量，確保參會人員的發言清晰可聽，避免出現雜音、回聲等問題。如有需要，可配備專業的錄音設備進行輔助錄制。錄制人員應在會議結束后，及時關閉錄制設備，并對錄制的視頻進行初步檢查，確保視頻內容完整、清晰、無損壞。三、會議視頻存儲管理（一）存儲方式1.會議視頻應統一存儲在公司指定的存儲服務器上，存儲服務器應具備大容量存儲、數據備份、安全防護等功能，確保視頻資料的安全存儲。2.為方便管理和查詢，視頻存儲應按照會議類型、時間、項目等進行分類文件夾存放。每個文件夾下應建立相應的子文件夾，用于存放不同場次的會議視頻。（二）存儲期限1.一般性會議視頻存儲期限為[X]年，對于重要的決策性會議、涉及公司核心業務的會議視頻，存儲期限為[X]年。2.超過存儲期限的會議視頻，經行政部門評估確認無保留價值后，可按照公司數據清理流程進行刪除。（三）存儲安全1.行政部門應建立完善的存儲安全管理制度，定期對存儲服務器進行維護和檢查，確保服務器硬件設備正常運行，防止因硬件故障導致數據丟失。2.加強存儲服務器的網絡安全防護，設置防火墻、入侵檢測系統等，防止外部網絡攻擊和數據泄露。3.對存儲的會議視頻數據進行加密處理，確保數據在傳輸和存儲過程中的安全性。4.制定數據備份策略，定期對會議視頻數據進行備份。備份數據應存儲在不同的物理位置，以防存儲服務器出現故障時能夠及時恢復數據。四、會議視頻查閱管理（一）查閱權限1.公司內部員工因工作需要查閱會議視頻的，應填寫《會議視頻查閱申請表》，注明查閱會議的名稱、時間、查閱目的等信息，并提交所在部門負責人審批。2.部門負責人審批通過后，申請人將申請表提交至行政部門。行政部門根據審批意見，為申請人提供相應會議視頻的查閱權限，并協助申請人進行查閱。3.涉及公司機密信息的會議視頻，查閱權限僅限于公司內部特定人員，如公司高層管理人員、相關業務部門負責人等。查閱人需經公司領導批準，并在行政部門的監督下進行查閱。（二）查閱流程1.提出申請：申請人按照要求填寫《會議視頻查閱申請表》，提交至所在部門負責人。2.部門審批：部門負責人對申請進行審核，判斷申請人查閱會議視頻的必要性和合理性。如申請獲批，在申請表上簽字確認。3.提交申請：申請人將審批通過的申請表提交至行政部門。4.提供查閱：行政部門根據申請表上的信息，在公司指定的查閱場所為申請人提供會議視頻查閱服務。查閱過程中，行政部門工作人員應在場監督，確保查閱行為符合規定。5.查閱記錄：行政部門應建立會議視頻查閱記錄臺賬，詳細記錄申請人姓名、部門、查閱會議名稱、時間、查閱目的及查閱結果等信息。查閱記錄應保存至少[X]年，以備查詢。五、會議視頻使用管理（一）內部使用1.公司內部部門或員工因工作匯報、項目總結、培訓學習等目的需要使用會議視頻的，應按照查閱流程申請查閱權限，并在行政部門的協助下進行視頻的下載、拷貝或播放。2.使用會議視頻時，不得對視頻內容進行剪輯、修改、添加或刪除，確保視頻內容的真實性和完整性。3.如需在公司內部會議、培訓等場合播放會議視頻，應提前向行政部門提交播放申請，經批準后，由行政部門安排專業人員進行播放操作。播放過程中，應注意維護會議秩序，確保播放效果。（二）外部使用1.公司因對外宣傳、合作交流等需要向外部單位或個人提供會議視頻的，需經公司領導審批同意。2.對外提供會議視頻時，應簽訂相關保密協議，明確雙方的權利和義務，要求接收方妥善保管視頻資料，不得擅自傳播、復制或用于其他未經授權的目的。3.如涉及公司機密信息的會議視頻，對外提供應遵循公司保密管理規定，嚴格控制知悉范圍，并對提供的視頻內容進行必要的處理，如模糊敏感信息等。六、會議視頻保密管理（一）保密要求1.會議視頻資料屬于公司重要信息資產，涉及公司機密、商業秘密及內部工作情況等內容，所有接觸和使用會議視頻的人員應嚴格遵守公司保密制度，履行保密義務。2.未經公司書面授權，任何人不得將會議視頻資料泄露給公司以外的第三方，不得在互聯網、社交媒體等公開平臺上傳播會議視頻內容。（二）保密措施1.對涉及公司機密信息的會議視頻，應采取加密存儲、訪問控制等技術手段進行保密處理。2.在會議視頻的錄制、存儲、查閱、使用等環節，嚴格限制知悉范圍，明確各環節工作人員的保密職責。如發現有違反保密規定的行為，應及時采取措施進行制止，并追究相關人員的責任。3.加強對員工的保密教育，提高員工的保密意識，使其充分認識到會議視頻保密工作的重要性。七、會議視頻設備管理（一）設備采購與配置1.根據公司會議視頻錄制的需求，行政部門負責制定會議視頻設備采購計劃，選擇性能穩定、質量可靠、易于操作的設備產品。2.設備采購應遵循公司相關采購流程，通過招標、詢價等方式確定供應商，并簽訂采購合同，明確設備的規格、數量、價格、售后服務等條款。3.新采購的會議視頻設備到貨后，行政部門應組織相關人員進行驗收，確保設備符合采購要求和質量標準。驗收合格后，進行設備的安裝、調試及培訓工作，使使用人員熟悉設備的操作方法和注意事項。（二）設備維護與保養1.行政部門應建立會議視頻設備維護保養制度，定期對設備進行檢查、清潔、調試等維護工作，確保設備處于良好的運行狀態。2.對于設備出現的故障或問題，應及時聯系設備供