會費票據管理制度一、總則（一）目的為加強公司會費票據管理，規范會費收支行為，保障公司和會員的合法權益，確保會費票據的安全與有效使用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內涉及會費收取、使用及相關票據管理的所有部門和人員。（三）基本原則1.合規性原則嚴格遵守國家法律法規和財務制度，確保會費票據的管理與使用合法合規。2.真實性原則會費票據必須如實反映會費的收取、使用情況，不得虛開、偽造票據。3.準確性原則票據填寫應準確無誤，包括會費金額、會員信息、開票日期等，避免因填寫錯誤導致的財務混亂和糾紛。4.安全性原則妥善保管會費票據，防止票據遺失、損毀、被盜用等情況發生，保障公司財務信息安全。二、會費票據的種類及用途（一）種類1.財政監制會費收據：用于公司按照國家相關規定，經財政部門批準收取的會費，并在財政部門指定渠道購買。此類收據具有法定效力，是公司會費收入的重要憑證。2.內部自制會費結算憑證：主要用于公司內部會員之間或會員與公司之間的會費結算，如會員間的費用分攤、公司對會員特定服務費用的結算等。內部自制憑證應設計規范，明確收支項目、金額、日期、雙方簽名等要素。（二）用途1.財政監制會費收據用于向會員收取正式會費，作為會員繳費的證明，同時也是公司財務入賬的重要依據。會費收入應及時、足額上繳財務，納入公司統一財務管理。2.內部自制會費結算憑證用于記錄公司內部與會費相關的經濟往來，便于財務核算和會員之間的費用清算。使用內部自制憑證時，需確保經濟事項真實合理，并與公司相關財務規定相符。三、會費票據的購買與保管（一）購買1.財政監制會費收據公司指定專人負責與財政部門或其授權的票據管理機構聯系購買事宜。購買前，需填寫《財政監制會費收據購買申請表》，詳細注明所需票據的種類、數量等信息，并報公司財務負責人審核批準。按照財政部門規定的購買程序，攜帶相關證明文件（如營業執照副本、組織機構代碼證、稅務登記證等）前往指定地點辦理購買手續。購買時，應仔細核對票據的號碼、數量、票面信息等，確保無誤后簽收。購買的財政監制會費收據應及時登記入賬，記錄購買日期、票據號碼段、數量、起止號碼等詳細信息，建立《財政監制會費收據登記簿》。2.內部自制會費結算憑證由公司財務部門根據實際需要設計內部自制會費結算憑證的格式和內容，并報公司管理層審批。內部自制會費結算憑證應按照統一編號規則進行編號，確保每一份憑證具有唯一性。編號記錄在《內部自制會費結算憑證登記簿》中，同時注明憑證的種類、用途、使用部門等信息。自制會費結算憑證由公司財務部門統一印制或委托具有資質的印刷企業印刷。印刷數量應根據預計使用量合理確定，避免浪費或短缺。（二）保管1.專人負責設立專門的會費票據保管崗位，由責任心強、具備一定財務知識的人員擔任。保管人員應嚴格遵守票據管理規定，確保票據的安全存放。2.專柜存放財政監制會費收據和內部自制會費結算憑證應分別存放在專用的保險柜或文件柜中，并設置明顯的標識。保險柜或文件柜應具備防盜、防火、防潮等功能，確保票據的安全保存。3.登記管理建立詳細的會費票據登記簿，對每一本（份）票據的購入、發出、使用、結存情況進行逐筆登記。登記簿應包括票據號碼、日期、使用部門、用途、金額、領用人簽名、核銷情況等信息，以便隨時查詢和核對。4.定期盤點財務部門定期對會費票據進行盤點，每月至少一次。盤點時，應核對實際庫存票據與登記簿記錄是否一致，檢查票據的完整性和安全性。如發現賬實不符、票據遺失或損壞等情況，應及時查明原因，并按照規定進行處理。5.安全防范加強對存放會費票據場所的安全防范措施，安裝必要的監控設備，確保票據存放區域24小時處于監控狀態。非保管人員未經授權不得進入票據存放場所。四、會費票據的使用與開具（一）使用要求1.嚴格按照規定的用途使用會費票據，不得轉借、轉讓、代開票據，嚴禁利用會費票據從事違法違規活動。2.會費票據應按照順序號依次使用，不得跳號、拆本使用。如發現票據號碼有誤或其他問題，應及時報告財務部門，并按照規定處理。3.開具會費票據時，應確保內容真實、準確、完整，與實際收取的會費金額、會員信息等一致。不得虛增或虛減會費金額，不得開具與實際情況不符的票據。（二）開具流程1.財政監制會費收據會員繳納會費時，由相關收費人員根據會員繳費情況填寫財政監制會費收據。填寫內容包括：開票日期、付款單位（會員名稱）、收費項目（會費）、金額（大寫及小寫）、票據號碼等。收費人員在填寫完畢后，應加蓋公司財務專用章或會費專用章，并將收據聯交給會員作為繳費憑證，存根聯和記賬聯留存。存根聯應按照順序整理存放，定期裝訂成冊，作為會計檔案保管；記賬聯作為財務記賬的原始憑證，及時傳遞給財務部門進行賬務處理。財務部門在收到記賬聯后，應認真審核收據內容與會員繳費記錄是否一致，審核無誤后進行賬務登記，將會費收入計入相應的會計科目。2.內部自制會費結算憑證當發生內部會費結算事項時，由相關業務部門填寫內部自制會費結算憑證。憑證內容應包括：日期、結算雙方名稱、結算項目、金額、事由等。填寫完成后，由結算雙方簽字確認。業務部門將結算憑證一聯留存作為結算依據，另一聯傳遞給財務部門。財務部門根據結算憑證進行賬務處理，記錄內部會費的收支情況。內部自制會費結算憑證的使用應遵循公司內部財務管理流程，確保結算事項真實、合理、合規。財務部門應對憑證進行定期審核，檢查其使用的準確性和合規性。五、會費票據的核銷與歸檔（一）核銷1.財政監制會費收據定期對已開具的財政監制會費收據進行核銷。核銷時，以存根聯為依據，核對已使用票據的號碼、金額、會員信息等與記賬聯、收據聯是否一致。由保管人員編制《財政監制會費收據核銷清單》，詳細記錄每張收據的相關信息及核銷情況。核銷清單經財務負責人審核簽字后，作為票據核銷的依據。對于作廢的財政監制會費收據，應在收據上加蓋“作廢”戳記，并將作廢收據的所有聯次完整保存，一并納入核銷清單進行核銷處理。作廢原因應詳細注明，如填寫錯誤、會員退費等。如發現已開具的財政監制會費收據存在問題，如丟失、被盜用、虛開等情況，應及時向公司管理層報告，并按照相關法律法規和財政部門要求進行處理。處理結果應記錄在核銷清單和相關財務檔案中。2.內部自制會費結算憑證內部自制會費結算憑證使用完畢后，由業務部門定期整理匯總，交財務部門進行核銷。財務部門根據結算憑證的記賬聯與相關業務記錄進行核對，確認結算事項已完成且金額準確無誤。編制《內部自制會費結算憑證核銷表》，記錄每張憑證的編號、日期、結算雙方、金額、事由、核銷日期等信息。核銷表經財務部門負責人審核簽字后存檔。如有需要對內部自制會費結算憑證進行更正或補充的情況，應在憑證上注明原因，并經相關負責人簽字確認后，重新進行核銷處理。（二）歸檔1.會費票據核銷后，應按照會計檔案管理的要求及時進行歸檔。財政監制會費收據存根聯和內部自制會費結算憑證的相關核銷資料應分別整理成冊，編制檔案目錄，注明檔案名稱、年度、月份、保管期限等信息。2.檔案存放地點應安全、干燥、通風良好，便于查閱。同時，應建立檔案查閱登記制度，嚴格限制非授權人員查閱檔案。如因工作需要查閱會費票據檔案，須經財務負責人批準，并登記查閱日期、查閱人姓名、查閱內容等信息。3.會費票據檔案的保管期限應符合國家有關會計檔案管理的規定。一般情況下，財政監制會費收據存根聯和內部自制會費結算憑證的相關檔案應保管15年。保管期滿后，如需銷毀，應按照規定的程序進行申報和審批，經批準后方可銷毀，并做好銷毀記錄。六、監督與檢查（一）內部監督1.公司財務部門定期對會費票據的管理與使用情況進行自查，檢查內容包括票據的購買、保管、開具、核銷、歸檔等環節是否符合規定，票據使用的真實性、準確性、完整性等。2.設立內部審計崗位或委托內部審計機構，定期對會費票據管理情況進行專項審計。審計重點關注會費收入的合規性、票據管理的內部控制有效性、是否存在違規使用票據等問題。審計結果應形成審計報告，并提交公司管理層。3.財務部門應加強對會費票據使用部門和人員的培訓與指導，提高其對票據管理規定的認識和執行能力。同時，對發現的問題及時進行糾正和整改，確保會費票據管理工作規范有序。（二）外部監督積極配合財政、稅務等相關部門的監督檢查工作，按照要求提供會費票據的購買、使用、保管等情況的資料和信息。對于外部監督檢查中提出的問題，應認真對待，及時整改，并將整改情況反饋給相關部門。七、違規處理（一）對于違反本制度規定使用、保管會費票據的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰：1.對初次違反規定且情節較輕的相關責任人，給予警告處分，責令其立即改正違規行為，并對違規造成的后果進行補救。2.對于多次違反規定或情節嚴重的相關責任人，除給予經濟處罰外，還將給予記過、降職、撤職等行政處分。經濟處罰金額根據違規行為造成的損失大小確定，一般為違規金額的一定比例，最高不超過其當月工資收入的[X]倍。3.如因違規行為給公司造成經濟損失或其他嚴重后果的，相關責任人應承擔相應的賠償責任。構成犯罪的，將依法移送司法機關追究刑事責任。（二）處罰程序1.發現違規行為后，由財務部門或內部審計部門進行調查核實，收集相關證據。調查結果應形成書面報告，詳細說明違規事實、責任人、違規依據及造成的后果等。2.將調查