傳統采購管理制度總則1.目的本制度旨在規范公司傳統采購行為，確保采購工作的順利進行，保障公司生產經營活動的物資供應，提高采購效率，降低采購成本，保證采購物資的質量，維護公司利益。2.適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及傳統采購活動的部門和人員，包括但不限于生產部門、研發部門、行政部門等。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和公司內部規定。公開、公平、公正原則：采購過程應透明，確保所有供應商有平等機會參與競爭，不偏袒任何一方。效益原則：在保證物資質量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。誠信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系。采購組織與職責1.采購部門設置公司設立獨立的采購部門，負責公司傳統采購工作的整體規劃、組織實施和管理。2.采購部門職責制定采購計劃：根據公司生產經營計劃和物資需求情況，編制年度、季度和月度采購計劃。供應商管理：開發、評估、選擇和管理供應商，建立供應商檔案，定期對供應商進行考核。采購執行：按照采購計劃和審批后的采購申請，組織采購活動，簽訂采購合同，確保物資按時、按質、按量供應。采購成本控制：通過市場調研、談判等方式，降低采購成本，提高采購資金使用效率。采購合同管理：負責采購合同的起草、審核、簽訂、履行、變更和終止等工作，確保合同的合法性和有效性。采購信息管理：收集、整理和分析采購信息，為公司決策提供支持。與其他部門協作：與公司內部各部門保持密切溝通與協作，及時了解物資需求變化，協調解決采購過程中出現的問題。3.其他部門職責需求部門：根據生產經營需要，提出準確、詳細的物資采購申請，并對采購物資的質量、規格等負責。財務部門：負責采購資金的預算安排、支付審核和賬務處理，監督采購資金的使用情況。質量部門：參與采購物資的驗收工作，對采購物資的質量進行檢驗和評估，確保符合公司要求。采購流程1.采購申請需求部門根據生產經營計劃和實際需求，填寫《采購申請表》，詳細注明物資名稱、規格型號、數量、需求時間、技術要求等信息，并提交部門負責人審核。部門負責人對采購申請的必要性、合理性和準確性進行審核，簽署意見后報分管領導審批。分管領導根據公司整體情況和預算安排，對采購申請進行審批，批準后的采購申請交采購部門。2.采購計劃制定采購部門收到經審批的采購申請后，結合庫存情況，制定具體的采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規格型號、數量、采購時間、采購方式等內容。采購計劃經采購部門負責人審核后，報公司領導批準。3.供應商選擇與評估供應商開發：采購部門通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等，建立供應商資源庫。供應商篩選：根據采購物資的要求和供應商的基本情況，對供應商進行初步篩選，確定潛在供應商名單。供應商評估：采購部門組織相關人員對潛在供應商進行實地考察和評估，評估內容包括供應商的生產能力、質量控制、價格水平、售后服務、信譽等方面。供應商選擇：根據評估結果，采購部門選擇合適的供應商，并與其進行談判，確定采購價格、交貨期、質量標準等條款。供應商審批：采購部門將選定的供應商及采購合同條款報公司領導審批，批準后方可簽訂采購合同。4.采購合同簽訂采購部門根據審批后的供應商選擇結果，起草采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括物資名稱、規格型號、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同經采購部門負責人審核后，提交公司法務部門進行法律審核。法務部門對采購合同的合法性、合規性進行審核，提出修改意見。采購部門根據法務部門的意見對合同進行修改完善后，報公司領導審批。公司領導審批通過后，采購部門與供應商簽訂采購合同。采購合同簽訂后，應及時將合同副本分發給相關部門，如財務部門、需求部門等。5.采購執行與跟蹤采購部門按照采購合同約定，向供應商下達采購訂單，明確物資的交貨時間、地點、數量等要求。采購部門定期跟蹤采購訂單的執行情況，與供應商保持溝通，及時了解物資的生產進度、發貨情況等。如發現問題，應及時與供應商協商解決，確保物資按時、按質、按量供應。在采購物資到貨前，采購部門通知需求部門和質量部門做好驗收準備工作。6.物資驗收質量部門按照公司制定的驗收標準和程序，對采購物資進行驗收。驗收內容包括物資的數量、規格型號、質量、外觀等方面。驗收合格的物資，質量部門出具《驗收報告》；驗收不合格的物資，質量部門應及時通知采購部門與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等。需求部門對驗收合格的物資進行簽收，并辦理入庫手續。7.采購付款采購部門根據采購合同和驗收報告，填寫《付款申請單》，注明物資名稱、規格型號、數量、采購金額、付款方式、付款期限等信息，并提交財務部門審核。財務部門對付款申請進行審核，核對采購合同、驗收報告、發票等相關單據的真實性、完整性和一致性。審核無誤后，報公司領導審批。公司領導審批通過后，財務部門按照采購合同約定的付款方式和付款期限，辦理采購付款手續。采購預算管理1.采購預算編制采購部門根據公司年度生產經營計劃和物資需求預測，結合市場價格變化情況，編制年度采購預算草案。采購預算草案應包括采購物資的名稱、規格型號、數量、價格、采購金額等詳細信息，并按照公司預算管理要求進行分類匯總。采購部門將采購預算草案提交財務部門進行審核。財務部門根據公司整體預算安排和資金狀況，對采購預算草案進行審核，提出調整意見。采購部門根據財務部門的審核意見，對采購預算草案進行修改完善后，報公司領導審批。公司領導審批通過后的采購預算作為公司年度采購工作的控制依據。2.采購預算執行與監控采購部門應嚴格按照采購預算執行采購活動，確保采購支出控制在預算范圍內。財務部門定期對采購預算的執行情況進行監控和分析，及時發現預算執行過程中存在的問題，并向采購部門反饋。采購部門根據財務部門的反饋意見，對采購預算執行情況進行調整和優化，確保采購工作順利進行。3.采購預算調整在采購預算執行過程中，如因市場價格波動、生產經營計劃調整等原因，導致原采購預算無法滿足實際需求時，采購部門應及時提出采購預算調整申請。采購預算調整申請應詳細說明調整的原因、調整的內容、調整后的預算金額等，并提交財務部門審核。財務部門對采購預算調整申請進行審核，結合公司資金狀況和整體預算安排，提出審核意見。采購預算調整申請經財務部門審核通過后，報公司領導審批。公司領導審批通過后，采購部門按照調整后的采購預算執行采購活動。采購風險管理1.風險識別與評估采購部門定期對采購過程中可能面臨的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、法律風險等。針對識別出的風險，采購部門應分析其發生的可能性和影響程度，并制定相應的風險應對措施。2.風險應對措施市場風險應對：加強市場調研，及時了解市場價格變化趨勢，合理安排采購時機，與供應商簽訂價格調整條款，降低市場價格波動對采購成本的影響。供應商風險應對：建立供應商評估和考核機制，定期對供應商進行評估和考核，選擇優質供應商，與供應商簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務，降低供應商違約風險。質量風險應對：加強采購物資的質量控制，嚴格按照驗收標準進行驗收，與供應商簽訂質量保證協議，要求供應商提供質量合格證明文件，對不合格物資及時進行處理，降低質量風險。合同風險應對：加強采購合同管理，嚴格按照合同審批流程簽訂采購合同，明確合同條款，確保合同的合法性和有效性，加強合同執行過程中的監督和管理，及時處理合同變更和糾紛，降低合同風險。法律風險應對：加強法律法規學習，提高采購人員的法律意識，在采購活動中嚴格遵守國家法律法規和公司內部規定，確保采購行為的合法性，遇到法律問題及時咨詢公司法務部門，降低法律風險。采購績效評估1.評估指標設定采購成本：考核采購物資的實際采購價格與預算價格的差異率，評估采購成本控制效果。采購質量：考核采購物資的驗收合格率，評估采購物資的質量狀況。采購效率：考核采購訂單的按時交貨率、采購周期等指標，評估采購工作的效率。供應商管理：考核供應商的交貨及時率、產品質量、售后服務等方面，評估供應商管理水平。合規性：考核采購活動是否符合國家法律法規和公司內部規定，評估采購工作的合規性。2.評估方法采購部門定期收集采購績效數據，包括采購成本、采購質量、采購效率、供應商管理等方面的數據，并進行整理和分析。采購部門根據設定的評估指標和收集到的數據，采用定量分析和定性分析相結合的方法，對采購績效進行評估。采購績效評估結果以報告的形式呈現，報告內容應包括評估指標完成情況、存在的問題、改進措施等方面。3.評估結果應用根據采購績效評估結果，對采購部門和采購人員進行獎