保密記錄管理制度一、總則（一）目的為加強公司保密記錄管理，確保公司機密信息的安全與完整，防止信息泄露，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、臨時工、實習生以及外包合作人員等。（三）基本原則1.保密性原則：嚴格保守公司機密信息，防止信息被非法獲取、使用、披露或傳播。2.完整性原則：確保公司保密記錄的內容準確、完整，不被篡改或丟失。3.合規性原則：遵守國家法律法規以及公司相關規定，合法管理保密記錄。二、保密記錄的定義與范圍（一）定義保密記錄是指公司在經營管理活動中產生的，涉及公司商業秘密、技術秘密、財務信息、客戶信息等，需要嚴格保密的各類文件、資料、數據、圖表、記錄等。（二）范圍1.商業秘密公司的商業模式、營銷策略、市場計劃等。未公開的業務數據、銷售數據、財務數據等。公司的合作協議、合作意向、合作伙伴信息等。2.技術秘密公司自主研發的技術、產品設計、工藝流程、技術訣竅等。未申請專利或處于保密期的技術成果。技術研發過程中的實驗數據、研究報告等。3.財務信息公司的財務報表、預算報告、成本核算資料等。財務審計報告、稅務信息等。涉及公司資金運作、投資決策等方面的信息。4.客戶信息客戶的基本資料、聯系方式、交易記錄等。客戶的特殊需求、偏好、信用狀況等。與客戶簽訂的合同、協議等文件。5.其他公司內部管理文件、規章制度、會議紀要等。員工個人隱私信息（在工作中涉及且需保密的部分）。公司認為需要保密的其他信息。三、保密記錄的分類與標識（一）分類根據保密記錄的性質和重要程度，分為絕密級、機密級、秘密級三類。1.絕密級公司核心商業秘密，一旦泄露將對公司造成極其嚴重的損害，如公司的核心技術配方、重大投資決策、未公開的上市計劃等。2.機密級重要商業秘密和技術秘密，泄露后會對公司產生較大損失，如關鍵業務流程、重要客戶名單、尚未公開的財務戰略等。3.秘密級一般商業秘密和敏感信息，泄露可能對公司造成一定影響，如普通客戶資料、一般性財務數據、內部管理制度等。（二）標識1.在保密記錄的載體上（如文件、資料、電子存儲設備等），應顯著標注保密級別和保密期限。2.采用特定的標識符號，如“絕密★XX年”“機密▲XX年”“秘密●XX年”，其中XX為保密期限（以年為單位）。3.對于電子文檔，應在文件名、文檔頭部或其他顯著位置進行標識。四、保密記錄的產生與收集（一）產生1.公司各部門在業務活動中，應明確專人負責保密記錄的產生工作，確保記錄的準確性和完整性。2.員工在工作過程中，對于涉及保密信息的文件、資料、數據等，應及時整理、記錄，并按照保密要求進行標識。（二）收集1.各部門應定期對本部門產生的保密記錄進行收集、整理，確保無遺漏。2.對于跨部門產生的保密記錄，由牽頭部門負責協調相關部門進行收集。3.收集過程中，應嚴格按照保密要求進行操作，防止信息泄露。五、保密記錄的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質記錄應存放在專門的保密文件柜中，文件柜應具備防盜、防火、防潮、防蟲等功能。按照保密級別和類別進行分類存放，便于查找和管理。2.電子記錄存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，設置嚴格的訪問權限。定期進行數據備份，備份數據應存儲在安全的異地位置。采用加密技術對電子記錄進行加密存儲，確保數據安全。（二）保管責任1.設立專門的保密記錄保管崗位或指定專人負責保密記錄的保管工作。2.保管人員應具備良好的保密意識和責任心，嚴格遵守保密制度。3.定期對保密記錄進行清查、核對，確保記錄的完整性和準確性。（三）保管期限1.保密記錄的保管期限根據其保密級別和重要程度確定。2.絕密級記錄保管期限為XX年，機密級記錄保管期限為XX年，秘密級記錄保管期限為XX年。3.保管期限屆滿后，應按照公司規定進行銷毀或解密處理。六、保密記錄的使用與借閱（一）使用1.因工作需要使用保密記錄的員工，應填寫《保密記錄使用申請表》，注明使用目的、使用期限、使用范圍等。2.申請表經部門負責人審核、分管領導批準后，方可使用保密記錄。3.使用過程中，應嚴格按照批準的范圍和期限使用，不得擅自擴大使用范圍或延長使用期限。4.使用完畢后，應及時歸還保密記錄保管人員，并辦理歸還手續。（二）借閱1.外部單位或人員因工作需要借閱公司保密記錄的，應提前向公司提出書面申請，說明借閱目的、借閱內容、借閱期限等。2.申請經公司總經理批準后，由保密記錄保管人員負責提供借閱，并與借閱方簽訂《保密協議》。3.借閱方應按照協議要求妥善保管借閱的保密記錄，不得擅自復制、傳播或泄露。4.借閱期限屆滿后，借閱方應及時歸還保密記錄，保密記錄保管人員應對歸還的記錄進行檢查，如發現問題應及時報告并處理。七、保密記錄的傳遞與共享（一）傳遞1.公司內部部門之間傳遞保密記錄時，應采用專人送達或機要通信等安全方式進行傳遞。2.傳遞過程中，應確保保密記錄的安全，防止丟失、泄露。3.傳遞人員應嚴格遵守保密制度，不得擅自拆開或查看保密記錄內容。（二）共享1.公司內部因工作需要共享保密記錄的，應按照規定的流程進行審批。2.共享范圍應嚴格限定，確保共享信息僅用于必要的工作目的。3.共享過程中，應采取加密、授權等措施，防止信息泄露。八、保密記錄的銷毀與解密（一）銷毀1.保密記錄保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，由保管人員填寫《保密記錄銷毀申請表》，注明銷毀記錄的名稱、數量、保管期限等。2.申請表經部門負責人審核、分管領導批準后，由專人負責銷毀工作。3.銷毀方式可采用粉碎、焚燒等物理方法，確保記錄無法恢復。4.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等，記錄應保存一定期限。（二）解密1.保密記錄在保管期限內，如因情況變化不再需要保密的，可由原確定保密級別的部門或人員提出解密申請。2.申請經公司總經理批準后，方可對保密記錄進行解密處理。3.解密后的記錄應按照公司普通文件進行管理。九、保密培訓與教育（一）培訓計劃1.人力資源部門應制定年度保密培訓計劃，明確培訓內容、培訓對象、培訓時間等。2.培訓計劃應涵蓋保密法律法規、公司保密制度、保密意識等方面的內容。（二）培訓實施1.根據培訓計劃，組織開展各類保密培訓活動，可采用集中培訓、在線培訓、專題講座等多種形式。2.培訓結束后，應對員工進行考核，考核結果納入員工績效考核體系。（三）教育宣傳1.通過公司內部刊物、宣傳欄、郵件等渠道，加強保密宣傳教育，提高員工的保密意識。2.定期發布保密工作動態和案例分析，引導員工自覺遵守保密制度。十、保密監督與檢查（一）監督機制1.公司設立保密監督小組，負責對公司保密記錄管理工作進行監督檢查。2.保密監督小組由公司高層管理人員、人力資源部門、法務部門等相關人員組成。（二）檢查內容1.保密制度的執行情況，包括記錄的產生、存儲、使用、借閱、銷毀等環節。2.保密標識的標注情況，確保記錄得到正確標識。3.員工的保密意識和行為，是否存在違規泄露信息的情況。（三）檢查頻率1.定期檢查：每季度至少進行一次全面的保密檢查。2.不定期抽查：根據工作需要，隨時對部分部門或崗位進行保密抽查。（四）問題處理1.對于檢查中發現的問題，應及時下達《整改通知書》，要求責任部門限期整改。2.責任部門應認真分析問題原因，制定整改措施，并將整改情況及時反饋給保密監督小組。3.對于違反保密制度的行為，將按照公司規定進行嚴肅處理，情節嚴重的將依法追究法律責任。十一、保密獎懲（一）獎勵1.對于在保密工作中表現突出的部門或個人，公司將給予表彰和獎勵。2.獎勵方式包括榮譽證書、獎金、晉升等。（二）懲罰1.對于違反保密制度的行為，公司將視情節輕重給予相