信息日常管理制度總則目的本制度旨在規(guī)范公司信息的日常管理，確保信息的準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性和安全性，提高公司運(yùn)營效率，保障公司各項(xiàng)工作的順利開展。適用范圍本制度適用于公司全體員工以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部合作伙伴。信息定義本制度所指信息包括但不限于公司文件、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶資料、員工信息、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、技術(shù)資料、市場情報(bào)等各類以電子或紙質(zhì)形式存在的與公司相關(guān)的信息。信息分類與編碼信息分類1.行政類信息：包括公司組織架構(gòu)、規(guī)章制度、會議紀(jì)要、行政文件、辦公設(shè)施管理等相關(guān)信息。2.財(cái)務(wù)類信息：涵蓋財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算計(jì)劃、成本核算、資金管理、稅務(wù)申報(bào)等財(cái)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)及文件。3.業(yè)務(wù)類信息：涉及公司各類業(yè)務(wù)項(xiàng)目的策劃、執(zhí)行、監(jiān)控、評估等過程中產(chǎn)生的信息，如項(xiàng)目方案、業(yè)務(wù)合同、銷售數(shù)據(jù)、采購記錄、生產(chǎn)報(bào)表等。4.人力資源類信息：包含員工基本信息、考勤記錄、薪資福利、培訓(xùn)檔案、績效考核、人事變動(dòng)等人力資源相關(guān)資料。5.技術(shù)類信息：如公司擁有的技術(shù)專利、技術(shù)方案、研發(fā)文檔、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、軟件代碼等技術(shù)領(lǐng)域的信息。6.客戶類信息：主要指客戶基本資料、需求偏好、交易記錄、客戶反饋、市場調(diào)研等與客戶相關(guān)的信息。信息編碼為便于信息的管理和檢索，對各類信息進(jìn)行統(tǒng)一編碼。編碼規(guī)則如下：1.編碼結(jié)構(gòu)：采用層次碼結(jié)構(gòu)，由類別碼、順序碼和校驗(yàn)碼組成。2.類別碼：根據(jù)信息分類設(shè)置，用兩位數(shù)字表示，如行政類信息為“01”，財(cái)務(wù)類信息為“02”等。3.順序碼：按照信息產(chǎn)生的先后順序或重要程度依次編排，用四位數(shù)字表示。4.校驗(yàn)碼：采用模數(shù)11的加權(quán)算法計(jì)算得出，用一位數(shù)字表示，用于驗(yàn)證編碼的準(zhǔn)確性。例如，一份行政類的第123號文件，其編碼為“010123X”，其中“X”為校驗(yàn)碼。信息收集與整理信息收集渠道1.內(nèi)部渠道各部門定期提交相關(guān)業(yè)務(wù)信息，如業(yè)務(wù)部門每月提交業(yè)務(wù)進(jìn)展報(bào)告、人力資源部門定期更新員工信息等。員工在工作過程中主動(dòng)收集并反饋與工作相關(guān)的信息，如市場人員收集的市場動(dòng)態(tài)、技術(shù)人員發(fā)現(xiàn)的技術(shù)問題等。公司內(nèi)部會議、培訓(xùn)、活動(dòng)等產(chǎn)生的信息記錄，由專人負(fù)責(zé)整理歸檔。2.外部渠道網(wǎng)絡(luò)媒體、行業(yè)論壇、專業(yè)數(shù)據(jù)庫等公開信息平臺，獲取與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的市場動(dòng)態(tài)、行業(yè)趨勢、競爭對手信息等。與合作伙伴、客戶、供應(yīng)商等的溝通交流中獲取的信息，如合作項(xiàng)目進(jìn)展、客戶需求變化、供應(yīng)商產(chǎn)品信息等。參加行業(yè)展會、研討會、講座等活動(dòng)收集的信息資料。信息收集要求1.準(zhǔn)確性：收集的信息應(yīng)真實(shí)、可靠，來源明確，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。2.完整性：確保收集到的信息涵蓋相關(guān)事項(xiàng)的各個(gè)方面，不遺漏重要信息。3.及時(shí)性：按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)及時(shí)收集信息，避免因信息滯后影響工作決策。4.相關(guān)性：收集的信息應(yīng)與公司業(yè)務(wù)相關(guān)，具有實(shí)際參考價(jià)值。信息整理1.分類整理：收集到的信息按照預(yù)先設(shè)定的信息分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，確保同類信息集中存放。2.數(shù)據(jù)清洗：對收集到的數(shù)據(jù)類信息進(jìn)行審核和清洗，去除重復(fù)、錯(cuò)誤或無效的數(shù)據(jù)。3.標(biāo)注索引：為整理后的信息添加必要的標(biāo)注和索引，便于快速查找和檢索。4.形成文檔：對于重要的信息，整理形成規(guī)范的文檔，明確文檔格式、內(nèi)容結(jié)構(gòu)和編號規(guī)則。信息存儲與保管存儲方式1.電子存儲建立公司內(nèi)部信息管理系統(tǒng)，包括文件服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫等，用于存儲各類電子信息。根據(jù)信息的分類和性質(zhì)，劃分不同的存儲區(qū)域和文件夾，對電子信息進(jìn)行分類存儲。定期對電子信息進(jìn)行備份，備份方式包括本地備份和異地備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.紙質(zhì)存儲設(shè)立專門的紙質(zhì)文件檔案室，對紙質(zhì)文件進(jìn)行集中存放。按照檔案管理的要求，對紙質(zhì)文件進(jìn)行分類、編號、裝訂，并建立相應(yīng)的檔案目錄。定期對紙質(zhì)文件進(jìn)行清查和整理，確保文件的完整性和可讀性。保管責(zé)任1.電子信息保管信息管理部門指定專人負(fù)責(zé)電子信息的日常維護(hù)和管理，包括數(shù)據(jù)的存儲、備份、安全防護(hù)等。各部門應(yīng)指定本部門的信息管理員，負(fù)責(zé)本部門電子信息的收集、整理和上傳至公司信息管理系統(tǒng)，并確保信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。涉及公司機(jī)密信息的電子存儲設(shè)備，應(yīng)采取加密、訪問控制等安全措施，防止信息泄露。2.紙質(zhì)信息保管檔案室配備專人負(fù)責(zé)紙質(zhì)文件的保管工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、歸還登記制度。定期對紙質(zhì)文件進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。對于超過保管期限或已無保存價(jià)值的紙質(zhì)文件，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。存儲期限1.行政類信息：長期保存，其中涉及公司重要決策、歷史沿革等關(guān)鍵信息應(yīng)永久保存。2.財(cái)務(wù)類信息：按照國家財(cái)務(wù)法規(guī)和公司財(cái)務(wù)管理制度規(guī)定的期限進(jìn)行保存，一般為10年以上。3.業(yè)務(wù)類信息：根據(jù)業(yè)務(wù)項(xiàng)目的性質(zhì)和特點(diǎn)確定保存期限，一般項(xiàng)目相關(guān)信息保存至項(xiàng)目結(jié)束后5年，重大項(xiàng)目信息保存期限適當(dāng)延長。4.人力資源類信息：員工個(gè)人信息保存至員工離職后5年，其他人力資源相關(guān)信息根據(jù)實(shí)際需要確定保存期限，但不得低于3年。5.技術(shù)類信息：技術(shù)專利等知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)信息按照法律法規(guī)規(guī)定的保護(hù)期限進(jìn)行保存，其他技術(shù)資料根據(jù)公司技術(shù)發(fā)展情況確定保存期限，一般不少于5年。6.客戶類信息：客戶基本資料、交易記錄等信息保存期限為自交易結(jié)束后5年，客戶需求偏好、市場調(diào)研等信息根據(jù)業(yè)務(wù)需要確定保存期限，但不得低于3年。信息使用與共享信息使用權(quán)限1.根據(jù)崗位職責(zé)設(shè)定信息使用權(quán)限公司高層管理人員具有全面的信息使用權(quán)限，可查閱和使用公司各類信息。各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要，有權(quán)查閱本部門及相關(guān)部門的業(yè)務(wù)信息、行政信息等，以便進(jìn)行工作決策和管理。普通員工按照其工作職責(zé)，只能查閱和使用與其工作相關(guān)的信息，如需查閱其他信息，需經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.信息使用審批流程員工如需查閱超出其權(quán)限范圍的信息，應(yīng)填寫《信息查閱申請表》，注明查閱信息的名稱、用途、查閱時(shí)間等內(nèi)容，提交至所在部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，如認(rèn)為確有必要查閱，簽署審批意見后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，申請人方可到信息管理部門或相關(guān)部門查閱信息。信息共享原則1.必要性原則：信息共享應(yīng)基于工作需要，確保共享的信息與接收方的工作職責(zé)相關(guān)，能夠支持其工作開展。2.授權(quán)原則：信息共享需經(jīng)過信息所有者或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的授權(quán)，未經(jīng)授權(quán)不得擅自共享信息。3.安全原則：在信息共享過程中，應(yīng)采取必要的安全措施，確保信息的保密性、完整性和可用性，防止信息泄露。信息共享方式1.內(nèi)部信息共享平臺：通過公司內(nèi)部信息管理系統(tǒng)建立信息共享模塊，各部門可根據(jù)授權(quán)將相關(guān)信息發(fā)布至共享平臺，供其他部門查閱和使用。2.文件共享：對于需要共享的重要文件，可通過信息管理系統(tǒng)設(shè)置共享文件夾或直接發(fā)送至相關(guān)人員郵箱，并明確共享范圍和使用權(quán)限。3.會議溝通：在公司內(nèi)部會議、跨部門溝通會議等場合，相關(guān)人員可就工作中涉及的信息進(jìn)行交流和共享。4.數(shù)據(jù)接口對接：對于與外部合作伙伴之間需要共享的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，可通過數(shù)據(jù)接口對接的方式實(shí)現(xiàn)信息的安全、高效共享，但需簽訂相關(guān)的數(shù)據(jù)共享協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。信息安全與保密安全防護(hù)措施1.網(wǎng)絡(luò)安全建立公司網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，包括防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。定期對公司網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性。對公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行分段管理，嚴(yán)格控制不同區(qū)域之間的網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的網(wǎng)絡(luò)訪問。2.數(shù)據(jù)安全對重要數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲，確保數(shù)據(jù)在存儲過程中的保密性。采用數(shù)據(jù)備份策略，定期對關(guān)鍵數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在異地，以防止本地?cái)?shù)據(jù)丟失或損壞。建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)遭遇丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。3.終端安全對公司員工使用的辦公電腦、移動(dòng)設(shè)備等終端設(shè)備進(jìn)行安全管理，安裝必要的安全軟件，如終端安全管理系統(tǒng)、防病毒軟件等。制定終端設(shè)備使用規(guī)范，要求員工設(shè)置強(qiáng)密碼，并定期更換密碼，防止終端設(shè)備被盜用或信息泄露。對員工離職或調(diào)動(dòng)時(shí)使用的終端設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)清除和安全檢查，確保設(shè)備上的公司信息已被徹底刪除。保密制度1.保密范圍公司商業(yè)秘密，包括公司的技術(shù)秘密、經(jīng)營策略、客戶信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等。涉及公司重大決策、尚未公開的信息以及法律法規(guī)規(guī)定的其他應(yīng)保密的信息。2.保密措施與員工簽訂保密協(xié)議，明確員工在保密方面的權(quán)利和義務(wù)，要求員工嚴(yán)格遵守保密制度。對涉及保密信息的文件、資料等進(jìn)行標(biāo)識，注明“保密”字樣，并采取相應(yīng)的保密措施，如加密存儲、限制訪問等。在公司內(nèi)部加強(qiáng)保密宣傳教育，提高員工的保密意識，防止因員工疏忽導(dǎo)致保密信息泄露。3.保密監(jiān)督與檢查信息管理部門定期對公司信息安全和保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。設(shè)立舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)員工對違反保密制度的行為進(jìn)行舉報(bào)，對舉報(bào)屬實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)，對違反保密制度的行為依法依規(guī)進(jìn)行處理。信息傳遞與溝通信息傳遞方式1.內(nèi)部郵件：用于正式的信息傳遞，如通知、報(bào)告、文件等，郵件內(nèi)容應(yīng)主題明確、格式規(guī)范、語言簡潔。2.即時(shí)通訊工具：如公司內(nèi)部使用的即時(shí)通訊軟件，用于日常工作中的快速溝通和信息交流，但涉及重要信息的溝通應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)為郵件形式進(jìn)行確認(rèn)。3.會議：通過定期召開的公司例會、部門會議、專項(xiàng)會議等形式，進(jìn)行信息的集中傳遞和溝通，會議應(yīng)提前明確議程、參會人員和會議目的，確保會議高效進(jìn)行。4.書面文件：對于重要的決策、規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程等信息，以書面文件的形式發(fā)布，并確保文件傳達(dá)至相關(guān)人員。信息溝通流程1.信息發(fā)起：信息發(fā)起部門或人員根據(jù)工作需要，確定信息的內(nèi)容、傳遞對象和傳遞方式。2.信息審核：對于重要信息，應(yīng)經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核，確保信息的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。3.信息傳遞：按照確定的傳遞方式將信息傳遞給接收方，確保信息及時(shí)、準(zhǔn)確送達(dá)。4.信息反饋：接收方收到信息后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行閱讀和處理，并根據(jù)需要向信息發(fā)起方反饋處理結(jié)果或意見建議。信息清理與銷毀信息清理1.定期清理：信息管理部門定期對存儲的信息進(jìn)行清理，刪除過期、無用的信息，以釋放存儲空間，提高信息管理效率。2.動(dòng)態(tài)清理：在信息的日常使用過程中，對于已不再需要或已失去時(shí)效性的信息，相關(guān)部門或人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理。信息銷毀1.銷毀范圍：對于超過保管期限、已無保存價(jià)值或涉及保密信息不再需要使用的信息，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。2.銷毀方式電子信息銷毀：采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件對電子存儲設(shè)備中的信息進(jìn)行多次擦除，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)，或?qū)Υ鎯υO(shè)備進(jìn)行物理銷毀，如粉碎硬盤等。紙質(zhì)信息銷毀：對于紙質(zhì)文件，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保文件內(nèi)容無法辨認(rèn)。3.銷毀記錄：對信息銷毀過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀信息的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式、執(zhí)行人員等，記錄應(yīng)保存一定期限，以備查閱。信息管理監(jiān)督與考核監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部審計(jì)：公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對信息管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查信息管理制度的執(zhí)行情況、信息的準(zhǔn)確性和完整性、信息安全措施的落實(shí)情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.日常檢查：信息管理部門負(fù)責(zé)對公司信息管理工作進(jìn)行日常檢查，包括信息收集、整理、存儲、使用、共享等環(huán)節(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.用戶反饋：鼓勵(lì)公司員工對信息管理工作中存在的問題進(jìn)行反饋，信息管理部門應(yīng)及時(shí)受理并處理員工反饋的問題，不斷改進(jìn)信息管理工作。考核制度1.考核指標(biāo)信息準(zhǔn)確性：考核信息收集、錄入、整理過程中的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，以信息錯(cuò)誤率為考核指標(biāo)。信息及時(shí)性：考核信息提交、傳遞、處理等環(huán)節(jié)是否按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成，以信息延遲率為考核指標(biāo)。信息完整性：考核信息是否涵蓋相關(guān)事項(xiàng)的全部內(nèi)容，以信息缺失率為考核指標(biāo)。信息安全與保密：考核信息安全防護(hù)措施的執(zhí)行情況、保密制度的遵守情況，以信息安全事件發(fā)生率、保密違規(guī)事件發(fā)生率為考核指標(biāo)。信息共享與溝通：考核信息共享的及時(shí)性、準(zhǔn)確性以及信息溝通的順暢程度，以信息共享滿意度、信息溝通效率為考核指標(biāo)。2.考核方式定期考核：每季度對各部門的信息管理工作進(jìn)行一次考核，考核結(jié)果作為部門績效評估的重要依據(jù)。