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文檔簡介

辦公信息化河南司法警官職業學院信息技術系在線開放課程第3章辦公中文檔的高級應用目錄3.1長文檔制作實例3.2郵件合并使用實例3.3文檔審閱與修訂實例3.2.1通過郵件合并功能制作邀請函1．什么是郵件合并將文檔中相同的部分保存在一個文檔中，稱為主文檔。把文檔個中那些變化的信息保存在另一個文檔中稱為數據源文件。讓程序依次把主文檔和數據源中的信息逐一合并。這就是郵件合并。3.2.1通過郵件合并功能制作邀請函2．數據源文件能作為主文檔的數據源有很多種，如使用WPS創建的表格。3．郵件合并的基本過程郵件合并按照“引用-郵件”、“打開數據源”、“插入合并域”、“合并到新文檔”或“合并到打印機”的基本步驟進行郵件合并。根據向導的提示，選擇自己需要的文檔類型、數據源、插入的域和合并文檔或打印機，最后制作完成。3.2.1通過郵件合并功能制作邀請函1．創建數據源批量制作邀請函的前提是有一個客戶信息表，也就是數據源。本例中使用WPS表格制作一份客戶信息表。注意保存時文件類型選擇“97-2003”文件。實例：通過郵件合并功能制作邀請函3.2.1通過郵件合并功能制作邀請函2．制作邀請函（1）新建一個Word文檔，輸入邀請函的基本內容并做基本排版。（2）選擇“引用”選項卡—“郵件”功能區/“打開數據源”/“選擇數據源”命令，將之前創建的數據源打開。3.2.1通過郵件合并功能制作邀請函（3）插入合并域。將光標定位在“尊敬的”后面，選擇“郵件”功能區/“編寫和插入域”工具組/“插入合并域”命令，在下拉列表中選擇“姓名此時“姓名”域被插入到光標處。（4）在姓名后插入稱呼。（5）此時就可以生成具有多個邀請函的文檔了，選擇“郵件”功能區/“完成”工具組/“完成合并”命令，在下拉列表中選擇“編輯單個文檔”，選擇“全部”，確定即生成具有全部記錄的文檔。或者直接單擊“打印文檔”按鈕，將合并結果直接送到打印機進行打印。3.2.1通過郵件合并功能制作邀請函（5）此時就可以生成具有多個邀請函的文檔了，選擇“郵件合并”選項，點擊“合并到新文檔”或“合并到不同新文檔”確定

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