信訪人檔管理制度一、總則（一）目的為規范公司信訪人檔案管理工作，確保信訪信息的完整、準確、安全，便于查詢和利用，及時、有效地處理信訪事項，維護公司正常的工作秩序和員工合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及與公司有業務往來的外部人員的信訪檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映信訪事項的發生、處理過程及結果。2.完整性原則：全面收集與信訪事項相關的各類資料，確保檔案資料的齊全。3.保密性原則：嚴格遵守保密規定，保護信訪人的隱私和公司的商業秘密。4.規范性原則：檔案管理工作應按照規定的流程和標準進行，保證檔案質量。二、信訪人檔的定義與分類（一）定義信訪人檔是指公司在處理信訪事項過程中形成的，記錄信訪人基本信息、信訪事項內容、處理過程及結果等相關資料的集合。（二）分類1.員工信訪檔案：包括公司內部員工提出的信訪事項檔案，如對薪酬福利、工作環境、職業發展等方面的訴求。2.外部人員信訪檔案：涵蓋與公司有業務往來的客戶、供應商、合作伙伴等外部人員提出的信訪事項檔案，如業務合作糾紛、服務質量投訴等。三、信訪人檔的建立（一）受理登記1.信訪事項受理部門收到信訪材料后，應及時進行登記。登記內容包括信訪人姓名、聯系方式、信訪日期、信訪事項摘要、受理部門及受理人等。2.對于匿名信訪，應記錄信訪日期、信訪事項摘要、受理部門及受理人等關鍵信息。（二）資料收集1.受理部門負責收集與信訪事項相關的各類資料，包括信訪人提交的書面材料、相關證明文件、調查記錄、處理意見及反饋等。2.涉及多個部門的信訪事項，由牽頭部門負責協調相關部門收集資料，并進行匯總整理。（三）檔案整理1.資料收集齊全后，受理部門應按照檔案管理的要求進行整理。整理內容包括對資料進行分類、編號、裝訂等。2.檔案編號應具有唯一性和系統性，便于查詢和管理。編號規則可按照年份、信訪類型、流水號等進行編制。（四）檔案錄入1.將整理好的信訪人檔信息錄入公司信訪管理系統，確保電子檔案與紙質檔案內容一致。2.錄入內容應包括信訪人基本信息、信訪事項詳情、處理過程記錄、處理結果等。四、信訪人檔的保管（一）保管期限1.員工信訪檔案的保管期限根據信訪事項的性質和重要程度確定，一般為[X]年。2.外部人員信訪檔案的保管期限為[X]年，涉及重大法律糾紛或重要業務合作的檔案保管期限可適當延長。（二）保管方式1.信訪人檔應采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行保管。紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，按照檔案編號順序排列，便于查找。2.電子檔案應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并定期進行備份，防止數據丟失。（三）保管要求1.檔案保管場所應保持清潔、干燥、通風，具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。2.嚴禁無關人員進入檔案保管場所，確因工作需要查閱檔案的，應按照規定辦理借閱手續。3.定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理，并做好記錄。五、信訪人檔的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱信訪人檔的，應填寫《信訪人檔查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.涉及信訪事項處理的相關部門人員可查閱與本部門工作相關的信訪檔案，但需經信訪事項受理部門負責人同意。3.公司高層管理人員因工作需要查閱信訪人檔的，可直接到檔案管理部門查閱。（二）查閱流程1.查閱人填寫《信訪人檔查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱期限等信息。2.申請表經批準后，查閱人持有效證件到檔案管理部門查閱檔案。檔案管理部門工作人員應按照申請表上的查閱內容提供相應的檔案資料，并做好查閱記錄。3.查閱人不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案資料，如需復印或摘錄相關內容，應經檔案管理部門同意。（三）借閱權限1.因特殊原因需要借閱信訪人檔的，應填寫《信訪人檔借閱申請表》，經檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。（四）借閱流程1.借閱人填寫《信訪人檔借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限等。2.申請表經批準后，借閱人到檔案管理部門辦理借閱手續，領取檔案資料。檔案管理部門工作人員應在借閱登記表上記錄借閱人姓名、借閱日期、歸還日期等信息。3.借閱人應妥善保管借閱的檔案資料，不得轉借他人或用于其他用途。借閱期滿后，應按時歸還檔案資料。如發現檔案資料有損壞或丟失情況，借閱人應承擔相應的責任。六、信訪人檔的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門工作人員應嚴格遵守保密制度，對信訪人檔中的內容予以保密，不得泄露給無關人員。2.在查閱和借閱檔案時，檔案管理部門工作人員應提醒查閱人和借閱人遵守保密規定，不得擅自傳播檔案內容。3.對于涉及公司商業秘密或信訪人隱私的檔案資料，應采取加密存儲、限制訪問等措施進行保護。（二）安全管理1.加強檔案保管場所的安全防范工作，安裝必要的安全監控設備，確保檔案安全。2.定期對檔案保管設備進行檢查和維護，確保設備正常運行。3.制定檔案安全應急預案，如發生火災、水災、失竊等突發事件，應及時采取措施保護檔案資料，并按照應急預案進行處理。七、信訪人檔的清理與銷毀（一）清理1.在檔案保管期限屆滿前，檔案管理部門應組織對信訪人檔進行清理。清理內容包括檢查檔案資料是否齊全、完整，是否符合保管期限要求等。2.對于保管期限屆滿但仍需留存備查的檔案，應重新確定保管期限，并進行標識。（二）銷毀1.經清理后，確已超過保管期限且無留存價值的信訪人檔，應按照規定進行銷毀。2.銷毀檔案時，應填寫《信訪人檔銷毀申請表》，經檔案管理部門負責人審核、公司分管領導批準后，由檔案管理部門指定專人負責銷毀。3.銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀檔案名稱及數量等，并由監銷人員簽字確認。八、監督與考核（一）監督檢查1.公司內部審計部門定期對信訪人檔管理工作進行監督檢查，檢查內容包括檔案的建立、保管、查閱、借閱、保密等環節是否符合規定要求。2.對于監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。整改完成后，責任部門應提交整改報告，由內部審計部門進行復查。（二）考核機制1.將信訪人檔管理工作納入公司績效考核體系，對檔案管理部門及相關責任部門進行考核。考核指標包括檔案的完整性、準確性、保密性、及時性等。2.根據考核結果，對表現優秀的部門和個人給予表彰和獎勵；對未履行職責或