公司備用金管理制度一、總則（一）目的為加強公司備用金的管理，規(guī)范備用金的使用，提高資金使用效率，保障公司資金安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及因工作需要臨時借支備用金的員工。（三）定義備用金是指公司為滿足員工在開展業(yè)務(wù)活動過程中臨時性、小額資金支出的需要，而預(yù)先撥付給員工個人使用的款項。二、備用金的申請與審批（一）申請條件1.因工作需要，經(jīng)常有臨時性、小額費用支出，且無法通過公司正常報銷流程及時處理的情況。2.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意，確有必要借支備用金開展業(yè)務(wù)工作。（二）申請流程1.申請人填寫《備用金借款申請表》，詳細(xì)說明借款用途、金額、預(yù)計還款時間等信息。2.將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人需對借款事項的真實性、必要性進(jìn)行審核，并簽署意見。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，申請表依次提交至財務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批。財務(wù)部門主要審核借款金額的合理性、資金來源等；分管領(lǐng)導(dǎo)從業(yè)務(wù)角度對借款事項進(jìn)行把關(guān)；總經(jīng)理根據(jù)公司整體情況進(jìn)行最終審批。（三）審批權(quán)限1.備用金借款金額在[X]元以下的，由部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.備用金借款金額在[X]元至[X]元之間的，由部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批。3.備用金借款金額在[X]元以上的，除上述審批流程外，還需提交公司董事會審議通過。三、備用金的使用（一）使用范圍1.差旅費：包括員工因公務(wù)出差發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費用。2.業(yè)務(wù)招待費：用于招待客戶、合作伙伴等發(fā)生的餐飲、禮品、娛樂等費用。3.零星采購費：因工作需要臨時采購辦公用品、低值易耗品、小型設(shè)備等發(fā)生的費用。4.其他經(jīng)公司批準(zhǔn)的臨時性小額費用支出。（二）使用原則1.專款專用原則：備用金必須按照申請用途使用，不得挪作他用。2.節(jié)約高效原則：在保證業(yè)務(wù)正常開展的前提下，盡量節(jié)約使用備用金，提高資金使用效率。3.合規(guī)合法原則：備用金的使用必須符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，不得用于違法違規(guī)活動。（三）報銷規(guī)定1.備用金使用后，申請人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)憑有效票據(jù)到財務(wù)部門辦理報銷手續(xù)。報銷票據(jù)必須真實、合法、有效，且與備用金借款申請表中注明的用途相符。2.財務(wù)部門對報銷票據(jù)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括票據(jù)的真實性、合法性、完整性、準(zhǔn)確性等。對于不符合要求的票據(jù)，財務(wù)部門有權(quán)不予報銷。3.報銷金額與備用金借款金額不一致的，多退少補。如報銷金額大于借款金額，財務(wù)部門應(yīng)補足差額；如報銷金額小于借款金額，借款人應(yīng)退還剩余借款。四、備用金的管理與監(jiān)督（一）財務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)備用金的核算與管理，建立備用金臺賬，詳細(xì)記錄備用金的借款、使用、報銷、還款等情況。2.定期對備用金的使用情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時督促借款人整改。3.按照公司規(guī)定辦理備用金的借款、報銷、還款等手續(xù)，確保資金安全。（二）內(nèi)部審計部門職責(zé)1.定期對備用金的管理情況進(jìn)行審計，檢查備用金的使用是否符合規(guī)定，審批流程是否健全，賬務(wù)處理是否正確等。2.對審計中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保備用金管理制度得到有效執(zhí)行。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：財務(wù)部門每月對備用金的使用情況進(jìn)行一次檢查，內(nèi)部審計部門每季度對備用金進(jìn)行一次審計。2.不定期抽查：公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，對備用金的使用情況進(jìn)行不定期抽查。（四）違規(guī)處理1.對于違反備用金管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰方式包括警告、罰款、暫停備用金使用資格、解除勞動合同等。2.如因借款人故意或重大過失導(dǎo)致備用金損失的，借款人應(yīng)承擔(dān)全部賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。五、備用金的歸還（一）還款期限1.備用金借款期限原則上不得超過[X]個月。如因特殊情況需要延長借款期限的，借款人應(yīng)提前向財務(wù)部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。2.對于臨時性備用金借款，應(yīng)在業(yè)務(wù)結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)歸還。（二）還款方式1.借款人應(yīng)通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式將備用金歸還至公司指定賬戶，并在轉(zhuǎn)賬備注中注明“歸還備用金借款，借款人姓名及借款日期”。2.如借款人無法通過銀行轉(zhuǎn)賬還款的，可到財務(wù)部門以現(xiàn)金方式還款。財務(wù)部門應(yīng)開具收款收據(jù)，并注明還款金額、借款人姓名及借款日期等信息。六、備用金的清理與核銷（一）清理1.財務(wù)部門每年定期對備用金進(jìn)行清理，核對備用金臺賬與實際借款情況是否相符。2.對于長期未歸還的備用金，財務(wù)部門應(yīng)及時通知借款人辦理還款手續(xù)。如借款人因離職、調(diào)崗等原因無法聯(lián)系到的，財務(wù)部門應(yīng)通過公司內(nèi)部公告等方式催促借款人還款。（二）核銷1.如借款人已按規(guī)定使用備用金并辦理了報銷手續(xù)，但因特殊原因?qū)е聜溆媒馃o法歸還的，經(jīng)公司批準(zhǔn)后可予以核銷。2.備用金核銷時，借款人應(yīng)填寫《備用金核銷申請表》，詳細(xì)說明備用金使用情況、無法歸還的原因等，并提供相關(guān)證明材料。3.《備用金核銷申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批后，財務(wù)部門方可進(jìn)行核銷處理。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司財務(wù)部門