檔案查閱室管理制度一、總則1.目的為了加強公司檔案查閱室的管理，規范檔案查閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發揮檔案的作用，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部各部門及員工查閱公司檔案查閱室內檔案的活動。公司外部單位或個人因工作需要查閱公司檔案的，按照國家有關法律法規和公司相關規定執行。3.原則嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規及公司的各項規章制度。確保檔案的安全與保密，維護檔案的真實性和完整性。方便公司內部查閱利用，提高檔案服務效率。二、檔案查閱室職責1.檔案保管負責公司各類檔案的集中保管，按照檔案管理要求，對檔案進行科學分類、編號、上架，確保檔案存放有序、易于查找。2.查閱服務為公司內部各部門及員工提供檔案查閱服務，解答查閱過程中的相關問題，協助查閱人員快速、準確地獲取所需檔案資料。3.安全管理加強檔案查閱室的安全防范措施，保障檔案實體安全和信息安全。定期檢查消防、防盜、防潮、防蟲等設施設備，確保檔案存放環境符合要求。4.制度執行嚴格執行檔案查閱室管理制度，對查閱行為進行規范和監督，確保各項規定得到有效落實。三、檔案查閱室工作流程1.查閱申請公司內部員工因工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，詳細注明查閱目的、所需檔案名稱及編號、查閱時間等信息。申請表經所在部門負責人簽字同意后，提交至檔案查閱室。2.申請審核檔案查閱室工作人員收到申請表后，對申請內容進行審核。重點審核查閱目的是否合理、所需檔案是否屬于查閱范圍、申請手續是否齊全等。對于符合查閱規定的申請，予以批準，并在申請表上注明批準意見及查閱期限。對于不符合查閱規定的申請，及時與申請人溝通，說明原因，不予批準。3.查閱登記經批準的查閱申請，查閱人員需在檔案查閱室進行查閱登記。登記內容包括查閱日期、查閱人員姓名、所在部門、查閱檔案名稱及編號、查閱期限等。4.檔案查閱查閱人員在檔案查閱室內按照批準的查閱范圍和要求進行查閱。查閱過程中，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換、撕毀等。如需復印檔案資料，應經檔案查閱室工作人員同意，并按照規定的復印份數和要求進行復印。復印完成后，由檔案查閱室工作人員對復印資料與原件進行核對，并在復印件上加蓋“與原件核對無誤”章。如需摘抄檔案內容，應使用公司統一印制的摘抄紙，并在摘抄紙上注明摘抄日期、摘抄人員姓名、所在部門及摘抄內容來源等信息。摘抄完成后，由檔案查閱室工作人員對摘抄內容與原件進行核對，并在摘抄紙上簽字確認。5.查閱歸還查閱完畢后，查閱人員應及時將所查閱的檔案歸還檔案查閱室。檔案查閱室工作人員對歸還的檔案進行檢查，確認檔案無損壞、丟失等情況后，辦理歸還手續，并在查閱登記記錄上注明歸還日期。四、檔案查閱范圍1.公司員工查閱本人在工作中形成的檔案材料，如入職資料、培訓記錄、考核評價、工資待遇等。2.公司內部各部門因工作需要查閱與本部門業務相關的檔案資料，如項目文檔、合同協議、工作計劃與總結等。3.公司管理層因決策、管理等工作需要查閱相關檔案資料的，可不受查閱范圍限制，但需按照規定辦理查閱審批手續。五、檔案查閱審批1.查閱公司重要檔案（涉及公司機密、商業秘密等）的，需經公司分管領導批準。2.查閱公司一般檔案的，由所在部門負責人批準。3.查閱涉及多個部門或跨年度的檔案，需經相關部門負責人會簽后批準。審批人應嚴格審查查閱申請，確保查閱目的合法合規，查閱范圍合理必要。對于不符合查閱規定或可能影響檔案安全與保密的申請，應不予批準，并說明理由。六、檔案查閱室安全與保密管理1.安全管理檔案查閱室應配備必要的安全設施設備，如消防器材、防盜門窗、監控系統等，并定期進行檢查維護，確保其正常運行。檔案查閱室內嚴禁吸煙、使用明火及存放易燃、易爆等危險物品。離開檔案查閱室時，查閱人員應關閉電器設備、門窗等，確保室內安全。2.保密管理檔案查閱室工作人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內容及查閱情況。查閱人員應妥善保管所查閱的檔案資料，不得私自傳播、轉借他人或用于非工作目的。對于涉及公司機密、商業秘密等重要檔案，查閱過程中應采取必要的保密措施，如限制查閱人數、指定專人負責監督等。檔案查閱室應定期對檔案進行清查盤點，發現檔案丟失、損壞或泄密等情況，應立即采取措施，并及時報告公司相關領導。七、檔案查閱期限1.一般檔案的查閱期限為[X]個工作日，特殊情況經檔案查閱室負責人批準后可適當延長，但最長不得超過[X]個工作日。2.查閱人員應在規定的查閱期限內歸還所查閱的檔案，如需延期，應提前辦理延期手續。3.對于逾期未歸還的檔案，檔案查閱室工作人員應及時催還，并記錄在案。對于多次逾期未還或拒不歸還的，按照公司相關規定進行處理。八、違規處理1.查閱人員違反本制度規定，有下列行為之一的，檔案查閱室工作人員有權制止，并視情節輕重給予批評教育或提請所在部門按公司規定進行處理：未經批準擅自查閱檔案的。超出批準范圍查閱檔案的。在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換、撕毀等的。私自傳播、轉借他人或用于非工作目的的。未按規定期限歸還檔案的。2.檔案查閱室工作人員違反本制度規定，有下列行為之一的，視情節輕重給予批評教育、警告、記過等處分；造成檔案損失或泄密的，依法依規追究相關責任：對查閱申請審核不嚴，導致不符合查閱規定的申請獲得批準的。未按規定提供查閱服務，影響工作效率的。泄露檔案內容及查閱情況的。未妥善保管檔案，造成檔案丟失、損