檔案館庫房管理制度總則目的為加強公司檔案館庫房管理，確保檔案的安全與完整，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司檔案館庫房的管理，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀及庫房設(shè)施設(shè)備管理等相關(guān)工作。基本原則1.安全保密原則：確保檔案實體安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。2.科學管理原則：采用先進的管理方法和技術(shù)手段，對檔案進行規(guī)范化、標準化管理。3.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，最大限度地為公司各部門及員工提供檔案查閱利用服務(wù)。檔案收集收集范圍1.公司各類文件：包括行政管理文件、業(yè)務(wù)管理文件、財務(wù)文件、人事文件等。2.合同協(xié)議：各類業(yè)務(wù)合同、合作協(xié)議、租賃合同等。3.項目資料：項目立項文件、可行性研究報告、設(shè)計方案、施工圖紙、驗收報告等。4.產(chǎn)品資料：產(chǎn)品研發(fā)資料、產(chǎn)品說明書、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告等。5.會議記錄：公司各類會議的會議紀要、決議等。6.人事檔案：員工個人檔案、培訓檔案、績效考核檔案等。7.其他具有保存價值的資料：如榮譽證書、宣傳資料、客戶資料等。收集要求1.各部門應指定專人負責檔案收集工作，確保應歸檔文件資料及時、完整地移交檔案館。2.歸檔文件資料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.電子文件應采用符合國家標準的存儲格式，并確保其可讀性和可追溯性。4.對于重要文件資料，應同時提交紙質(zhì)版和電子版，并進行備份存儲。收集程序1.定期收集：各部門按照公司規(guī)定的時間節(jié)點，定期將本部門產(chǎn)生的文件資料整理后移交檔案館。2.隨時收集：對于突發(fā)性事件或臨時產(chǎn)生的重要文件資料，相關(guān)部門應及時收集并移交檔案館。3.歸檔審核：檔案館對接收的文件資料進行審核，對不符合要求的予以退回，要求相關(guān)部門補充或修正。檔案整理整理原則1.遵循文件形成規(guī)律：按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類整理。2.保持文件之間的有機聯(lián)系：將相關(guān)文件組合在一起，便于查找和利用。3.區(qū)分不同價值：根據(jù)文件的重要程度、保存期限等進行分類整理。整理方法1.分類：按照檔案的類別進行劃分，如行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財務(wù)類、人事類等。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，便于管理和查找。3.編目：制作檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保整齊、牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標注檔案編號、名稱等信息。整理流程1.接收檔案：檔案館對收集到的文件資料進行初步審核，檢查是否齊全、完整。2.分類整理：按照整理原則和方法，對檔案進行分類、編號、編目等整理工作。3.質(zhì)量檢查：對整理好的檔案進行質(zhì)量檢查，確保整理符合要求。4.上架存放：將整理好的檔案上架存放，便于查閱和管理。檔案保管庫房環(huán)境要求1.溫度：庫房溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。2.通風：庫房應具備良好的通風條件，確保空氣流通。3.防潮：采取防潮措施，防止檔案受潮發(fā)霉。4.防火：配備必要的消防設(shè)備，制定防火制度，確保庫房消防安全。5.防蟲：采取防蟲措施，防止檔案被蟲蛀。6.防盜：加強庫房門窗及安全監(jiān)控設(shè)施管理，防止檔案被盜。檔案存放方式1.按類別存放：將不同類別的檔案分別存放在不同的檔案架上，便于查找和管理。2.按保管期限存放：將短期、中期、長期檔案分別存放，便于區(qū)分和管理。3.電子檔案存儲：電子檔案應存儲在專門的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份，異地存儲。檔案保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案期限分為3年、5年、10年、15年、20年等，具體保管期限根據(jù)檔案的重要程度和實際需要確定。檔案保管責任1.檔案管理人員：檔案管理人員負責檔案的日常保管工作，確保檔案的安全與完整。2.定期檢查：檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.責任追究：對因保管不善導致檔案損壞、丟失、泄密等情況的，將追究相關(guān)人員的責任。檔案鑒定鑒定原則1.全面審查：對檔案進行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素。2.準確判定：根據(jù)檔案的價值和保管期限，準確判定檔案的存毀。3.集體鑒定：成立檔案鑒定小組，對檔案進行集體鑒定，確保鑒定結(jié)果的公正性和準確性。鑒定內(nèi)容1.檔案的真實性：審查檔案是否為原件，內(nèi)容是否真實可靠。2.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全，有無缺頁、損壞等情況。3.檔案的價值：評估檔案對公司的現(xiàn)實利用價值和歷史研究價值。4.保管期限：根據(jù)檔案的價值和保存要求，確定檔案的保管期限。鑒定程序1.提出鑒定意見：檔案管理人員對擬鑒定的檔案進行初步審查，提出鑒定意見。2.組成鑒定小組：由公司領(lǐng)導、相關(guān)部門負責人及檔案管理人員組成檔案鑒定小組。3.開展鑒定工作：鑒定小組對檔案進行逐卷審查，討論并形成鑒定結(jié)論。4.審批鑒定結(jié)果：鑒定結(jié)果報公司領(lǐng)導審批后執(zhí)行。檔案銷毀銷毀范圍1.已過保管期限：經(jīng)鑒定確定已過保管期限且無保存價值的檔案。2.重復或無效檔案：內(nèi)容重復、不完整或已失去效力的檔案。3.涉密載體銷毀：涉及公司機密且已解密的載體，按照保密規(guī)定進行銷毀。銷毀程序1.編制銷毀清單：檔案管理人員根據(jù)鑒定結(jié)果，編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.審批銷毀清單：銷毀清單報公司領(lǐng)導審批同意后，方可進行銷毀。3.實施銷毀：采用適當?shù)姆绞綄n案進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。4.監(jiān)督銷毀過程：由檔案管理人員和相關(guān)部門人員共同監(jiān)督銷毀過程，并在銷毀清單上簽字確認。5.銷毀記錄存檔：將銷毀清單及銷毀過程記錄等資料存檔，以備查考。銷毀方式1.紙質(zhì)檔案銷毀：可采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀。2.電子檔案銷毀：對存儲在電子設(shè)備上的檔案，應采用數(shù)據(jù)覆蓋、格式化等技術(shù)手段進行銷毀，確保數(shù)據(jù)無法恢復。檔案查閱利用查閱利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴格按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，辦理檔案查閱利用手續(xù)。2.權(quán)限管理原則：根據(jù)查閱利用者的身份和權(quán)限，提供相應范圍內(nèi)的檔案查閱利用服務(wù)。3.保密原則：查閱利用檔案時，應嚴格遵守保密制度，防止檔案信息泄露。查閱利用手續(xù)1.填寫申請表：查閱利用者需填寫檔案查閱利用申請表，注明查閱利用目的、檔案名稱、編號等信息。2.審批：申請表經(jīng)所在部門負責人審批同意后，報檔案館負責人審批。3.登記：檔案館對審批通過的查閱利用申請進行登記，并安排專人負責提供檔案查閱服務(wù)。4.查閱利用：查閱利用者在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案館。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案館同意。5.歸還檔案：查閱利用完畢后，查閱利用者應及時將檔案歸還檔案館，檔案管理人員對歸還的檔案進行核對，確認無誤后在申請表上簽字注銷。查閱利用范圍1.公司內(nèi)部人員：公司員工因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案資料。2.外部單位：因工作需要，外單位人員查閱公司檔案資料的，應按照公司相關(guān)規(guī)定辦理查閱利用手續(xù)，并提供必要的證明材料。庫房設(shè)施設(shè)備管理設(shè)施設(shè)備配置1.檔案架：根據(jù)庫房面積和檔案存儲需求，合理配置檔案架，確保檔案存放整齊、有序。2.溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備：安裝空調(diào)、除濕機、加濕器等設(shè)備，確保庫房溫濕度符合要求。3.消防設(shè)備：配備滅火器、消火栓、自動噴水滅火系統(tǒng)等消防設(shè)備，定期進行檢查和維護，確保其性能良好。4.安全監(jiān)控設(shè)備：安裝監(jiān)控攝像頭、門禁系統(tǒng)等安全監(jiān)控設(shè)備，實現(xiàn)對庫房的24小時監(jiān)控。5.防蟲防鼠設(shè)備：配備防蟲網(wǎng)、鼠夾、鼠藥等防蟲防鼠設(shè)備，防止檔案受到蟲害和鼠害。設(shè)施設(shè)備維護1.定期檢查：檔案管理人員應定期對庫房設(shè)施設(shè)備進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并維修。2.日常維護：做好設(shè)施設(shè)備的日常清潔、保養(yǎng)工作，確保其正常運行。3.維修保養(yǎng)記錄：建立設(shè)施設(shè)備維修保養(yǎng)記錄，記錄維修保養(yǎng)時間、內(nèi)容、維修人員等信息。設(shè)施設(shè)備更新1.根據(jù)實際需求：隨著公司業(yè)務(wù)