碧桂園材料管理制度一、總則（一）目的為加強碧桂園集團材料管理，規范材料采購、驗收、存儲、使用等環節的工作流程，確保材料質量，降低成本，提高項目效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于碧桂園集團旗下所有房地產開發項目及相關職能部門涉及的材料管理工作。（三）基本原則1.質量第一原則：確保所采購和使用的材料符合工程質量要求和相關標準。2.成本控制原則：在保證質量的前提下，合理控制材料采購成本、存儲成本和使用成本。3.流程規范原則：明確各環節工作流程和職責，確保材料管理工作有序進行。4.責任追究原則：對材料管理過程中出現的違規行為和責任事故，追究相關責任人的責任。二、材料采購管理（一）采購計劃1.項目啟動階段項目部門應根據項目規劃和施工進度計劃，編制詳細的材料需求計劃。需求計劃應明確材料的名稱、規格、型號、數量、預計采購時間等信息，并提交給采購部門。2.采購部門審核采購部門收到項目部門提交的材料需求計劃后，進行審核。審核內容包括需求的合理性、準確性，以及與項目預算的匹配性等。如發現問題，及時與項目部門溝通調整。3.采購計劃制定采購部門根據審核后的材料需求計劃，結合市場供應情況、供應商產能等因素，制定采購計劃。采購計劃應明確采購批次、采購時間、采購方式等內容，并報上級領導審批。（二）供應商管理1.供應商篩選采購部門建立供應商信息庫，對潛在供應商進行篩選。篩選標準包括供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。通過實地考察、查閱資料、參考行業評價等方式，確定合格供應商名單。2.供應商評估定期對供應商進行評估，評估內容包括產品質量、交貨期、價格執行情況、售后服務等方面。根據評估結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予更多合作機會，對于表現不佳的供應商進行警告、整改或淘汰。3.供應商合作協議與選定的供應商簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務。協議內容包括產品規格、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。確保雙方在合作過程中有明確的依據和保障。（三）采購方式1.集中采購對于集團通用的、用量較大的材料，采用集中采購方式。由集團采購部門統一組織采購，以獲取更優惠的價格和更好的服務。2.項目采購對于各項目特有的、用量較小的材料，由項目采購部門負責采購。在采購過程中，應遵循集團采購管理制度和流程，確保采購工作的規范和透明。3.招標采購對于金額較大、技術復雜的材料采購項目，采用招標采購方式。通過發布招標公告、組織開標評標等程序，選擇最優供應商和采購方案。4.詢價采購對于金額較小、市場供應較為充足的材料采購項目，采用詢價采購方式。向多家供應商詢價，比較價格和服務，選擇合適的供應商進行采購。（四）采購合同管理1.合同簽訂采購部門根據采購結果，與供應商簽訂采購合同。合同應明確雙方的權利和義務，包括產品規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。確保合同條款清晰、準確、合法有效。2.合同執行采購部門負責跟蹤采購合同的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保供應商按時、按質、按量交貨。如發現供應商存在違約行為，應及時采取措施追究其責任。3.合同變更與解除如因項目變更、市場變化等原因需要變更或解除采購合同，采購部門應及時與供應商協商，并按照合同約定的程序辦理相關手續。確保合同變更或解除的合法性和合理性。三、材料驗收管理（一）驗收準備1.資料準備采購部門在材料到貨前，應將采購合同、送貨清單等相關資料提交給驗收部門。驗收部門根據資料核對材料的名稱、規格、型號、數量等信息，做好驗收準備工作。2.場地與工具準備驗收部門應安排合適的驗收場地，確保場地清潔、通風良好。同時，準備好必要的驗收工具，如量具、檢測設備等，確保驗收工作的順利進行。（二）驗收流程1.數量驗收材料到貨后，驗收人員首先對材料的數量進行驗收。按照送貨清單核對材料的實際數量，確保數量準確無誤。如發現數量不符，應及時與供應商溝通解決。2.質量驗收根據采購合同和相關標準，對材料的質量進行驗收。驗收內容包括材料的外觀、尺寸、性能、質量證明文件等方面。對于重要材料或關鍵部位的材料，應進行抽樣送檢，確保質量符合要求。3.驗收記錄驗收人員在驗收過程中，應做好驗收記錄。記錄內容包括材料名稱、規格、型號、數量、質量狀況、驗收時間、驗收人員等信息。驗收記錄應真實、準確、完整，并妥善保存。（三）驗收結果處理1.合格處理經檢驗合格的材料，驗收部門出具驗收合格報告，并將材料移交倉庫或使用部門。2.不合格處理對于驗收不合格的材料，驗收部門應及時通知采購部門和供應商。采購部門負責與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等。同時，對不合格材料進行標識和隔離，防止其混入合格材料中。四、材料存儲管理（一）倉庫規劃1.倉庫布局根據材料的種類、規格、型號、用途等因素，合理規劃倉庫布局。將材料分類存放，設置明顯的標識牌，便于查找和管理。2.存儲條件根據材料的特性，提供合適的存儲條件。對于易燃易爆、易腐蝕、易受潮等特殊材料，應設置專門的存儲區域，并采取相應的防護措施。（二）入庫管理1.入庫手續材料到貨后，倉庫管理人員憑驗收合格報告辦理入庫手續。核對材料的名稱、規格、型號、數量、質量狀況等信息，確保與驗收報告一致。辦理入庫手續后，將材料存入指定倉庫區域。2.入庫記錄倉庫管理人員應做好入庫記錄，記錄內容包括材料名稱、規格、型號、數量、入庫時間、供應商名稱等信息。入庫記錄應及時、準確、完整，并定期進行核對和盤點。（三）存儲管理1.材料保管倉庫管理人員應定期對材料進行檢查和維護，確保材料的質量不受影響。對于易損壞、易變質的材料，應采取相應的防護措施，如防潮、防曬、防蟲等。2.庫存盤點定期對倉庫庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點內容包括材料的名稱、規格、型號、數量、質量狀況等信息。如發現賬實不符，應及時查明原因，并進行調整。（四）出庫管理1.出庫手續使用部門根據項目施工進度和實際需求，填寫材料領用申請表，經相關負責人審批后，到倉庫領取材料。倉庫管理人員憑審批后的領用申請表辦理出庫手續，核對材料的名稱、規格、型號、數量等信息，確保與申請表一致。2.出庫記錄倉庫管理人員應做好出庫記錄，記錄內容包括材料名稱、規格、型號、數量、出庫時間、領用部門名稱等信息。出庫記錄應及時、準確、完整，并定期進行核對和統計。五、材料使用管理（一）使用計劃1.項目部門制定項目部門根據施工進度計劃，制定材料使用計劃。使用計劃應明確材料的名稱、規格、型號、數量、使用時間等信息，并提交給倉庫管理部門。2.倉庫管理部門審核倉庫管理部門收到項目部門提交的材料使用計劃后，進行審核。審核內容包括計劃的合理性、準確性，以及與庫存情況的匹配性等。如發現問題，及時與項目部門溝通調整。（二）限額領料1.限額設定根據項目預算和施工圖紙，對主要材料設定限額領料指標。限額領料指標應明確材料的名稱、規格、型號、數量等信息，并下達給項目部門和施工班組。2.領料控制項目部門和施工班組在領料時，應按照限額領料指標進行領取。倉庫管理人員憑限額領料單辦理出庫手續，嚴格控制材料的領用數量。如因特殊原因需要超限額領料，應辦理相關審批手續。（三）現場管理1.材料堆放施工單位應按照施工現場平面布置圖，合理堆放材料。材料應分類堆放，整齊有序，并設置標識牌。嚴禁在施工現場隨意堆放材料，影響施工安全和質量。2.材料節約施工單位應加強對材料的管理，采取有效措施節約材料。如合理下料、充分利用邊角料、加強材料回收利用等。對于節約材料的施工班組和個人，應給予獎勵。（四）余料管理1.余料回收施工過程中產生的余料，施工單位應及時回收，并交回倉庫。倉庫管理人員對回收的余料進行驗收和登記，分類存放。2.余料處理對于可再利用的余料，倉庫管理部門應優先安排用于其他項目或工程部位。對于不可再利用的余料，應按照相關規定進行處理，如報廢、變賣等。六、材料成本控制（一）預算控制1.成本預算編制項目部門在項目前期應編制材料成本預算，明確材料采購成本、存儲成本、使用成本等各項費用指標。材料成本預算應根據項目規劃、施工圖紙、市場價格等因素進行編制，并報上級領導審批。2.預算執行監控在項目實施過程中，財務部門和采購部門應定期對材料成本預算的執行情況進行監控。如發現成本超支，應及時分析原因，采取措施進行調整，確保成本控制在預算范圍內。（二）價格控制1.市場調研采購部門應定期進行市場調研，了解材料價格動態。通過與多家供應商溝通、參加行業展會、查閱市場信息等方式，掌握市場價格變化趨勢，為采購決策提供依據。2.價格談判在采購過程中，采購人員應充分利用市場調研結果，與供應商進行價格談判。通過比較不同供應商的價格和服務，爭取更優惠的采購價格。同時，建立價格調整機制，根據市場價格變化及時調整采購價格。（三）庫存控制1.合理庫存設定倉庫管理部門應根據項目施工進度和材料供應情況，合理設定材料庫存水平。避免庫存積壓或缺貨現象的發生，降低庫存成本。2.庫存周轉率提升通過加強庫存管理，提高材料的出入庫效率，縮短庫存周轉周期。定期對庫存進行盤點和清理，及時處理積壓物資，提高庫存周轉率。七、材料盤點與清查（一）盤點計劃1.定期盤點倉庫管理部門應制定定期盤點計劃，明確盤點時間、范圍、人員等信息。定期盤點一般每月或每季度進行一次，確保賬實相符。2.不定期盤點根據項目管理需要，倉庫管理部門可組織不定期盤點。不定期盤點一般在材料出入庫頻繁、庫存變動較大或發生重大事故后進行，及時發現問題并采取措施解決。（二）盤點實施1.盤點準備盤點前，倉庫管理部門應做好各項準備工作。包括清理倉庫、核對賬目、準備盤點工具等。同時，通知相關人員參加盤點工作。2.盤點過程盤點人員按照盤點計劃，對倉庫庫存進行逐一清點。在盤點過程中，應認真核對材料的名稱、規格、型號、數量、質量狀況等信息，確保盤點結果的準確性。3.盤點記錄盤點人員應做好盤點記錄，記錄內容包括材料名稱、規格、型號、數量、實際盤點數量、差異數量、盤點時間、盤點人員等信息。盤點記錄應及時、準確、完整，并由盤點人員簽字確認。（三）清查結果處理1.賬實相符處理如盤點結果賬實相符，倉庫管理部門應將盤點記錄存檔，并向上級領導報告。2.賬實不符處理如盤點結果賬實不符，倉庫管理部門應及時查明原因，并編制盤點差異報告。對于盤盈或盤虧的材料，應按照相關規定進行處理。如屬于人為原因造成的損失，應追究相關責任人的責任。八、材料信息化管理（一）管理系統建設1.系統選型集團應建立統一的材料管理信息系統，對材料采購、驗收、存儲、使用等環節進行信息化管理。在系統選型過程中，應充分考慮系統的功能、性能、安全性、易用性等因素，選擇適合集團業務需求的系統。2.系統實施在系統實施過程中，應制定詳細的實施方案，明確實施步驟、時間節點、責任分工等內容。同時，加強對系統操作人員的培訓，確保系統的正常運行。（二）數據錄入與維護1.數據錄入采購部門、倉庫管理部門、使用部門等相關人員應及時將材料采購、驗收、入庫、出庫、盤點等信息錄入材料管理信息系統。確保數據的準確性、及時性和完整性。2.數據維護定期對材料管理信息系統中的數據進行維護，包括數據備份、數據清理、數據更新等工作。確保系統數據的安全性和可靠性。（三）信息查詢與分析1.信息查詢授權人員可通過材料管理信息系統查詢材料采購、庫存、使用等方面的信息。方便及時掌握材料管理情況，為決策提供依據。2.信息分析利用材料管理信息系統提供的數據分析功能，對材料采購成本、庫存周轉率、材料消耗情況等進行分析。通過數據分析，發現問題，總結經驗，為材料管理工作提供優化建議。九、監督與考核（一）監督機制1.內部審計監督集團內部審計部門定期對材料管理工作進行審計監督，檢查材料采購、驗收、存儲、使用等環節的工作流程是否規范，制度執行是否嚴格，成本控制是否有效等方面。如發現問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.紀檢監察監督集團紀檢監察部門對材料管理工作中的違規違紀行為進行監督檢查。對于發現的違規違紀問題，嚴肅追究相關責任人的責任。（二）考核指標1.采購成本控制指標考核采購部門采購成本降低率、采購價格合理性等指標。2.庫存管理指標考核倉庫管理部門庫存周轉率、庫存準確率等指標。3.材料使用指標考核項目部門材料節約率、限額領料執行情況等指標。（三）考核方式1.定期考核每月或每季度對相關部門和人員的材料管理工作進行定期考核。考核結果作為績效評價和獎懲的依據。2.不定期考核根據工作需要，對材料管理工作進行不定期考核。如在材料采購招標過程中、重大項目驗收時等，對相關部門和人員的工作進行檢查和評價。（四）