自助機(jī)票據(jù)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司自助機(jī)票據(jù)的管理，規(guī)范票據(jù)使用流程，確保公司財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、安全，保障公司的正常運(yùn)營(yíng)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及自助機(jī)票據(jù)使用的部門和個(gè)人。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，確保自助機(jī)票據(jù)的使用合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：保證票據(jù)信息的填寫準(zhǔn)確無(wú)誤，避免因票據(jù)錯(cuò)誤導(dǎo)致的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和工作失誤。3.安全性原則：加強(qiáng)自助機(jī)票據(jù)的保管、存儲(chǔ)和傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)的安全管理，防止票據(jù)丟失、損壞、被盜用或信息泄露。4.規(guī)范性原則：明確自助機(jī)票據(jù)的申請(qǐng)、領(lǐng)取、使用、核銷、歸檔等流程，規(guī)范各環(huán)節(jié)操作標(biāo)準(zhǔn)，確保票據(jù)管理工作有序進(jìn)行。二、票據(jù)種類及用途公司自助機(jī)主要涉及以下幾類票據(jù)：（一）增值稅發(fā)票用于公司銷售貨物、提供應(yīng)稅勞務(wù)或服務(wù)時(shí)，開具給購(gòu)買方作為其進(jìn)項(xiàng)稅額抵扣和記賬憑證。（二）普通發(fā)票包括增值稅普通發(fā)票和通用機(jī)打發(fā)票，主要用于公司與客戶之間的交易結(jié)算，作為財(cái)務(wù)核算和業(yè)務(wù)記錄的依據(jù)。（三）收據(jù)作為公司收到款項(xiàng)的證明，用于非應(yīng)稅業(yè)務(wù)的收款，如押金、預(yù)付款等。三、職責(zé)分工（一）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)自助機(jī)票據(jù)的統(tǒng)一管理，包括票據(jù)的申購(gòu)、印制、保管、發(fā)放、核銷和歸檔等工作。2.制定票據(jù)管理制度和操作流程，并監(jiān)督執(zhí)行情況。3.對(duì)票據(jù)使用情況進(jìn)行定期檢查和統(tǒng)計(jì)分析，確保票據(jù)使用的規(guī)范和準(zhǔn)確。4.負(fù)責(zé)與稅務(wù)機(jī)關(guān)等相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，辦理票據(jù)領(lǐng)購(gòu)、繳銷等涉稅事項(xiàng)。（二）使用部門1.負(fù)責(zé)本部門自助機(jī)票據(jù)的申請(qǐng)、領(lǐng)取、使用和保管工作，嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和要求操作。2.設(shè)立專人負(fù)責(zé)票據(jù)管理，并確保票據(jù)管理人員具備必要的財(cái)務(wù)知識(shí)和責(zé)任心。3.配合財(cái)務(wù)部門做好票據(jù)的核銷和檢查工作，及時(shí)反饋票據(jù)使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。（三）信息技術(shù)部門1.負(fù)責(zé)自助機(jī)軟件系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行，保障票據(jù)打印、存儲(chǔ)、傳輸?shù)裙δ艿姆€(wěn)定和安全。2.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和財(cái)務(wù)管理要求，對(duì)自助機(jī)軟件系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和升級(jí)，提高票據(jù)管理效率和準(zhǔn)確性。3.協(xié)助財(cái)務(wù)部門和使用部門處理自助機(jī)票據(jù)相關(guān)的技術(shù)問(wèn)題，提供技術(shù)支持和培訓(xùn)。四、票據(jù)申購(gòu)與印制（一）申購(gòu)流程1.使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，預(yù)計(jì)未來(lái)一段時(shí)間內(nèi)的票據(jù)使用量，填寫《自助機(jī)票據(jù)申購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明申購(gòu)票據(jù)的種類、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.將《申請(qǐng)表》提交至財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司實(shí)際業(yè)務(wù)情況和庫(kù)存票據(jù)數(shù)量進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，在申請(qǐng)表上加蓋財(cái)務(wù)專用章，并注明申購(gòu)意見。3.財(cái)務(wù)部門將審核后的《申請(qǐng)表》報(bào)送公司管理層審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)向稅務(wù)機(jī)關(guān)或指定的票據(jù)印制單位申購(gòu)票據(jù)。（二）印制要求1.公司選擇具有合法資質(zhì)、信譽(yù)良好的票據(jù)印制單位進(jìn)行票據(jù)印制。財(cái)務(wù)部門應(yīng)與印制單位簽訂印制合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括票據(jù)規(guī)格、樣式、數(shù)量、質(zhì)量要求、印制費(fèi)用、交付時(shí)間等條款。2.票據(jù)印制應(yīng)符合國(guó)家稅務(wù)總局及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，確保票據(jù)的格式、內(nèi)容、防偽措施等符合要求。印制單位應(yīng)在票據(jù)上加蓋本單位的發(fā)票專用章或財(cái)務(wù)專用章，并提供有效的監(jiān)制章樣本供公司備案。3.財(cái)務(wù)部門在收到印制完成的票據(jù)后，應(yīng)組織專人對(duì)票據(jù)的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、內(nèi)容等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確保票據(jù)無(wú)誤后方可入庫(kù)保管。如發(fā)現(xiàn)票據(jù)存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與印制單位溝通協(xié)商解決，直至符合要求為止。五、票據(jù)保管（一）存儲(chǔ)環(huán)境1.設(shè)立專門的票據(jù)保管倉(cāng)庫(kù)或保險(xiǎn)柜，確保存儲(chǔ)環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.票據(jù)應(yīng)分類存放，按照票據(jù)種類、號(hào)碼段等進(jìn)行有序排列，并建立相應(yīng)的庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄票據(jù)的出入庫(kù)日期、數(shù)量、號(hào)碼范圍等信息。（二）保管人員職責(zé)1.票據(jù)保管人員必須具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守票據(jù)保管制度，確保票據(jù)的安全。2.負(fù)責(zé)票據(jù)的日常保管工作，定期對(duì)庫(kù)存票據(jù)進(jìn)行盤點(diǎn)核對(duì)，保證賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)票據(jù)短缺、損壞或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人，并查明原因，采取相應(yīng)的措施處理。3.未經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，不得擅自將票據(jù)轉(zhuǎn)借、挪用或帶出保管場(chǎng)所。（三）安全措施1.安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)票據(jù)保管場(chǎng)所進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，監(jiān)控記錄應(yīng)妥善保存一定期限，以備查閱。2.配備必要的安全防護(hù)用品，如防火器材、防潮設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常使用。3.限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入票據(jù)保管場(chǎng)所，如因工作需要進(jìn)入，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在專人陪同下進(jìn)行。六、票據(jù)發(fā)放（一）發(fā)放流程1.使用部門票據(jù)管理人員填寫《自助機(jī)票據(jù)領(lǐng)取申請(qǐng)表》，注明所需票據(jù)的種類、數(shù)量、號(hào)碼范圍等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.將《申請(qǐng)表》提交至財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門票據(jù)管理人員根據(jù)庫(kù)存情況進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并注明實(shí)發(fā)票據(jù)的種類、數(shù)量、號(hào)碼等信息。3.財(cái)務(wù)部門票據(jù)管理人員按照申請(qǐng)表上注明的信息，向使用部門票據(jù)管理人員發(fā)放票據(jù)，并在雙方的票據(jù)庫(kù)存臺(tái)賬上進(jìn)行登記，記錄發(fā)放日期、票據(jù)號(hào)碼、發(fā)放數(shù)量等內(nèi)容。（二）發(fā)放核對(duì)1.使用部門票據(jù)管理人員在領(lǐng)取票據(jù)時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)票據(jù)的種類、數(shù)量、號(hào)碼等信息，確保與申請(qǐng)表一致。如發(fā)現(xiàn)票據(jù)存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門反饋，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)查明原因并進(jìn)行處理。2.發(fā)放票據(jù)后，財(cái)務(wù)部門和使用部門應(yīng)分別留存好相關(guān)的申請(qǐng)審批記錄和發(fā)放記錄，以備后續(xù)查詢和核對(duì)。七、票據(jù)使用（一）使用規(guī)范1.嚴(yán)格按照國(guó)家稅收法律法規(guī)及相關(guān)財(cái)務(wù)制度的規(guī)定開具自助機(jī)票據(jù)，確保票據(jù)內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.開具票據(jù)時(shí)，應(yīng)使用中文填寫，不得使用簡(jiǎn)化字、異體字或自造字。填寫項(xiàng)目齊全，包括客戶名稱、地址、電話、銀行賬號(hào)、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額、開票日期、開票人等信息，并加蓋公司發(fā)票專用章。3.票據(jù)號(hào)碼必須按照順序依次填寫，不得跳號(hào)、重號(hào)或錯(cuò)號(hào)。如因填開錯(cuò)誤或其他原因需要作廢票據(jù)的，應(yīng)在票據(jù)上加蓋“作廢”字樣的戳記，并全聯(lián)保存。同時(shí)，在自助機(jī)軟件系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的作廢操作記錄。4.不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票，不得自行擴(kuò)大專用發(fā)票使用范圍，不得虛構(gòu)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)活動(dòng)、虛開發(fā)票。（二）操作流程1.使用部門人員在使用自助機(jī)開具票據(jù)前，應(yīng)先登錄自助機(jī)軟件系統(tǒng)，輸入本人賬號(hào)和密碼，驗(yàn)證身份信息。2.根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)情況，在系統(tǒng)中選擇相應(yīng)的票據(jù)種類和開票項(xiàng)目，填寫相關(guān)信息后提交系統(tǒng)生成票據(jù)。3.核對(duì)系統(tǒng)生成的票據(jù)信息無(wú)誤后，點(diǎn)擊“打印”按鈕，使用專用的票據(jù)打印機(jī)打印票據(jù)。打印完成后，再次核對(duì)票據(jù)內(nèi)容是否清晰、完整、準(zhǔn)確，如有問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行調(diào)整或重新打印。4.開具完成的票據(jù)應(yīng)按照順序整理好，妥善保管，以備后續(xù)核銷和歸檔使用。八、票據(jù)核銷（一）核銷期限1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)已使用的自助機(jī)票據(jù)進(jìn)行核銷，原則上每月核銷一次。對(duì)于業(yè)務(wù)量較小、票據(jù)使用量較少的部門，可適當(dāng)延長(zhǎng)核銷周期，但最長(zhǎng)不得超過(guò)一個(gè)季度。2.使用部門應(yīng)在財(cái)務(wù)部門規(guī)定的核銷期限內(nèi)，將已使用完畢的票據(jù)存根聯(lián)及相關(guān)附件整理好，提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核銷。（二）核銷流程1.使用部門票據(jù)管理人員填寫《自助機(jī)票據(jù)核銷申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出已使用票據(jù)的種類、號(hào)碼范圍、開票金額、開票日期等信息，并附上相應(yīng)的票據(jù)存根聯(lián)、記賬聯(lián)副本及其他相關(guān)證明材料。2.將《申請(qǐng)表》及相關(guān)材料提交至財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門票據(jù)管理人員對(duì)提交的材料進(jìn)行審核，核對(duì)票據(jù)存根聯(lián)與記賬聯(lián)副本的一致性，以及開票金額、日期等與系統(tǒng)記錄的準(zhǔn)確性。3.財(cái)務(wù)部門通過(guò)自助機(jī)軟件系統(tǒng)對(duì)已使用票據(jù)進(jìn)行核對(duì)核銷，在系統(tǒng)中標(biāo)記已核銷票據(jù)，并生成核銷記錄。如發(fā)現(xiàn)存在差異或問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與使用部門溝通核實(shí)，查明原因后進(jìn)行相應(yīng)的處理。4.核銷完成后，財(cái)務(wù)部門在《申請(qǐng)表》上簽字蓋章，并將已核銷的票據(jù)存根聯(lián)及相關(guān)材料存檔保管。同時(shí)，將核銷結(jié)果反饋給使用部門。九、票據(jù)歸檔（一）歸檔范圍1.已使用完畢的自助機(jī)票據(jù)存根聯(lián)。2.票據(jù)核銷申請(qǐng)表及相關(guān)證明材料。3.與票據(jù)使用相關(guān)的業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、審批文件等資料。（二）歸檔要求1.歸檔的票據(jù)應(yīng)按照票據(jù)種類、年度、月份等進(jìn)行分類整理，每類票據(jù)應(yīng)連續(xù)編號(hào)，并建立相應(yīng)的檔案索引目錄，便于查找和查閱。2.票據(jù)存根聯(lián)應(yīng)整齊裝訂成冊(cè)，加裝封面和封底，封面應(yīng)注明票據(jù)名稱、年度、月份、起止號(hào)碼、冊(cè)數(shù)等信息，并加蓋財(cái)務(wù)專用章。3.歸檔資料應(yīng)使用專門的檔案盒或檔案柜進(jìn)行存放，并確保存放環(huán)境安全、整潔、干燥，防止檔案資料受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)清理過(guò)期或無(wú)用的檔案資料，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。十、監(jiān)督檢查與考核（一）監(jiān)督檢查1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)公司自助機(jī)票據(jù)的管理情況進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括票據(jù)的申購(gòu)、印制、保管、發(fā)放、使用、核銷、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)。2.檢查方式包括現(xiàn)場(chǎng)檢查、資料查閱、系統(tǒng)核對(duì)等，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.公司審計(jì)部門應(yīng)對(duì)自助機(jī)票據(jù)管理情況進(jìn)行定期審計(jì)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行嚴(yán)肅處理，并提出改進(jìn)建議和措施。（二）考核1.建立健全自助機(jī)票據(jù)管理考核機(jī)制，將票據(jù)管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)相關(guān)部門和個(gè)人進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核指標(biāo)包括票據(jù)管理的規(guī)范性、準(zhǔn)確性、安全性、及時(shí)性等方面，具體考核標(biāo)準(zhǔn)由