行政科崗位管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范行政科工作流程，提高行政工作效率，確保行政工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政科全體工作人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司各項(xiàng)規(guī)章制度。2.高效性原則：優(yōu)化工作流程，提高工作效率，確保各項(xiàng)行政工作及時(shí)、準(zhǔn)確完成。3.服務(wù)性原則：以服務(wù)公司各部門和全體員工為宗旨，提供優(yōu)質(zhì)、高效的行政支持。4.規(guī)范性原則：各項(xiàng)工作流程和操作規(guī)范應(yīng)明確、統(tǒng)一，確保行政工作的標(biāo)準(zhǔn)化。二、崗位職責(zé)（一）行政科科長崗位職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)行政科的日常管理工作，制定行政工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。2.組織制定和完善行政科各項(xiàng)規(guī)章制度、工作流程和操作規(guī)范，并監(jiān)督執(zhí)行。3.負(fù)責(zé)與公司各部門的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解各部門需求，提供有效的行政支持和服務(wù)。4.負(fù)責(zé)行政費(fèi)用的預(yù)算編制、控制和審核，確保行政費(fèi)用合理使用。5.組織公司各類會議、活動(dòng)的策劃、籌備和組織工作，確保會議和活動(dòng)的順利進(jìn)行。6.負(fù)責(zé)公司文件、檔案的管理工作，確保文件、檔案的安全、完整和有效利用。7.負(fù)責(zé)公司辦公用品、固定資產(chǎn)的采購、管理和發(fā)放工作，確保辦公用品和固定資產(chǎn)的正常使用。8.負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度、管理和維護(hù)工作，確保車輛的安全運(yùn)行。9.負(fù)責(zé)公司環(huán)境衛(wèi)生、安全保衛(wèi)等后勤保障工作，營造良好的工作環(huán)境。10.負(fù)責(zé)行政科人員的培訓(xùn)、考核和績效評估工作，提高行政科人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。11.完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性工作任務(wù)。（二）行政專員崗位職責(zé)1.協(xié)助科長制定行政工作計(jì)劃和目標(biāo)，并負(fù)責(zé)具體工作的執(zhí)行和落實(shí)。2.負(fù)責(zé)公司文件的起草、審核、印發(fā)和歸檔工作，確保文件的質(zhì)量和規(guī)范性。3.負(fù)責(zé)公司各類會議、活動(dòng)的通知、記錄和紀(jì)要整理工作，跟蹤會議決議的執(zhí)行情況。4.負(fù)責(zé)公司辦公用品的采購、庫存管理和發(fā)放工作，定期盤點(diǎn)辦公用品庫存，確保辦公用品的充足供應(yīng)。5.負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)的登記、清查和盤點(diǎn)工作，建立固定資產(chǎn)臺賬，確保固定資產(chǎn)的安全和完整。6.負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度、派車單的開具和車輛使用情況的記錄工作，定期對車輛進(jìn)行檢查和維護(hù)。7.負(fù)責(zé)公司環(huán)境衛(wèi)生的檢查和監(jiān)督工作，組織開展環(huán)境衛(wèi)生整治活動(dòng)，營造整潔、舒適的工作環(huán)境。8.負(fù)責(zé)公司安全保衛(wèi)工作的日常檢查和巡邏，協(xié)助處理突發(fā)事件，確保公司安全穩(wěn)定。9.負(fù)責(zé)公司員工宿舍的管理工作，制定宿舍管理制度，安排員工住宿，維護(hù)宿舍秩序。10.完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性工作任務(wù)。（三）前臺接待崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司前臺的日常接待工作，熱情、禮貌地接待來訪人員，及時(shí)傳達(dá)來訪信息。2.負(fù)責(zé)公司電話的接聽、轉(zhuǎn)接和記錄工作，及時(shí)處理客戶咨詢和投訴，確保電話暢通。3.負(fù)責(zé)公司門禁系統(tǒng)的管理，嚴(yán)格執(zhí)行門禁制度，對進(jìn)出公司的人員和車輛進(jìn)行登記和檢查。4.負(fù)責(zé)公司快遞、信件的收發(fā)工作，及時(shí)通知收件人領(lǐng)取快遞和信件，做好記錄和保管工作。5.負(fù)責(zé)公司前臺區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生和物品整理工作，保持前臺區(qū)域的整潔和有序。6.協(xié)助行政專員完成公司辦公用品的發(fā)放、文件的傳遞等工作。7.完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性工作任務(wù)。三、工作流程（一）文件管理流程1.文件起草各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。文件起草完成后，由部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.文件審核行政專員收到部門提交的文件后，對文件的格式、內(nèi)容、邏輯等進(jìn)行審核。審核通過的文件，由行政專員提交科長審批；審核不通過的文件，返回部門修改后重新提交。3.文件審批科長對審核通過的文件進(jìn)行審批，審批通過的文件簽字確認(rèn)后交行政專員印發(fā)。審批不通過的文件，返回部門說明原因，修改后重新提交審批。4.文件印發(fā)行政專員根據(jù)科長審批意見，對文件進(jìn)行編號、排版、印刷，并加蓋公司印章。文件印發(fā)后，行政專員將文件分發(fā)給相關(guān)部門，并做好文件發(fā)放記錄。5.文件歸檔文件發(fā)放完畢后，行政專員負(fù)責(zé)將文件的紙質(zhì)版和電子版進(jìn)行歸檔保存。文件歸檔應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號，確保文件的安全和完整。（二）會議管理流程1.會議籌備會議主辦部門提前填寫《會議申請表》，明確會議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、會議議程等內(nèi)容，提交行政科。行政科根據(jù)會議申請表，負(fù)責(zé)會議場地的預(yù)訂、會議資料的準(zhǔn)備、會議設(shè)備的調(diào)試等籌備工作。2.會議通知行政專員根據(jù)會議申請表，提前向參會人員發(fā)送會議通知，通知內(nèi)容應(yīng)包括會議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、會議議程等。會議通知可以通過郵件、短信、即時(shí)通訊工具等方式發(fā)送，確保參會人員及時(shí)收到通知。3.會議組織會議當(dāng)天，行政專員負(fù)責(zé)會議簽到、會議資料發(fā)放等工作。會議期間，行政專員負(fù)責(zé)會議記錄，記錄會議內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。4.會議紀(jì)要會議結(jié)束后，行政專員及時(shí)整理會議紀(jì)要，會議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確、完整地記錄會議內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。會議紀(jì)要經(jīng)科長審核后，發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門，并跟蹤會議決議的執(zhí)行情況。5.會議總結(jié)會議結(jié)束后，會議主辦部門負(fù)責(zé)對會議效果進(jìn)行評估和總結(jié)，填寫《會議總結(jié)表》，提交行政科。行政科對會議總結(jié)表進(jìn)行整理和分析，為今后的會議組織提供參考。（三）辦公用品管理流程1.需求申請各部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公用品需求申請表》，詳細(xì)列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，提交行政科。2.需求審核行政專員收到辦公用品需求申請表后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過后提交科長審批。審核不通過的申請，返回部門說明原因，修改后重新提交。3.采購審批科長對審核通過的辦公用品需求申請表進(jìn)行審批，審批通過后交行政專員進(jìn)行采購。審批不通過的申請，返回部門說明原因，修改后重新提交審批。4.采購執(zhí)行行政專員根據(jù)審批意見，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購，確保采購的辦公用品質(zhì)量合格、價(jià)格合理。采購?fù)瓿珊螅姓T及時(shí)辦理入庫手續(xù)，填寫《辦公用品入庫單》，并將入庫單交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。5.發(fā)放管理行政專員根據(jù)各部門實(shí)際需求，定期發(fā)放辦公用品，并填寫《辦公用品發(fā)放登記表》。各部門領(lǐng)取辦公用品時(shí)，應(yīng)在登記表上簽字確認(rèn)。6.庫存盤點(diǎn)行政專員定期對辦公用品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。（四）固定資產(chǎn)管理流程1.資產(chǎn)購置各部門根據(jù)工作需要，填寫《固定資產(chǎn)購置申請表》，詳細(xì)列出所需固定資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)算等信息，提交行政科。2.購置審核行政專員收到固定資產(chǎn)購置申請表后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過后提交科長審批。審核不通過的申請，返回部門說明原因，修改后重新提交。3.采購審批科長對審核通過的固定資產(chǎn)購置申請表進(jìn)行審批，審批通過后交行政專員進(jìn)行采購。審批不通過的申請，返回部門說明原因，修改后重新提交審批。4.采購執(zhí)行行政專員根據(jù)審批意見，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購，確保采購的固定資產(chǎn)質(zhì)量合格、價(jià)格合理。采購?fù)瓿珊螅姓T及時(shí)辦理入庫手續(xù)，填寫《固定資產(chǎn)入庫單》，并將入庫單交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。5.資產(chǎn)登記行政專員根據(jù)固定資產(chǎn)入庫單，對固定資產(chǎn)進(jìn)行登記，建立固定資產(chǎn)臺賬，詳細(xì)記錄固定資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、購置日期、使用部門等信息。6.資產(chǎn)使用各部門負(fù)責(zé)本部門固定資產(chǎn)的日常使用和維護(hù)，確保固定資產(chǎn)的正常運(yùn)行。行政科定期對固定資產(chǎn)的使用情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。7.資產(chǎn)清查行政科定期組織對固定資產(chǎn)進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。清查盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。8.資產(chǎn)處置固定資產(chǎn)因損壞、報(bào)廢等原因需要處置時(shí)，使用部門填寫《固定資產(chǎn)處置申請表》，提交行政科。行政科對固定資產(chǎn)處置申請進(jìn)行審核，審核通過后提交科長審批。審批通過后，行政科負(fù)責(zé)辦理固定資產(chǎn)處置手續(xù)，并將處置結(jié)果交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。（五）車輛管理流程1.車輛調(diào)度各部門因工作需要使用車輛時(shí)，提前填寫《車輛使用申請表》，詳細(xì)列出用車時(shí)間、地點(diǎn)、事由、乘車人數(shù)等信息，提交行政科。2.調(diào)度審核行政專員收到車輛使用申請表后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過后提交科長審批。審核不通過的申請，返回部門說明原因，修改后重新提交。3.調(diào)度審批科長對審核通過的車輛使用申請表進(jìn)行審批，審批通過后交行政專員進(jìn)行車輛調(diào)度。審批不通過的申請，返回部門說明原因，修改后重新提交審批。4.派車安排行政專員根據(jù)科長審批意見，安排合適的車輛和駕駛員，并開具派車單。派車單應(yīng)注明用車時(shí)間、地點(diǎn)、事由、乘車人數(shù)、駕駛員等信息。5.車輛使用駕駛員憑派車單出車，按照規(guī)定的時(shí)間、路線和要求行駛，確保行車安全。用車過程中，駕駛員應(yīng)保持車輛整潔，做好車輛的日常維護(hù)和保養(yǎng)工作。6.車輛歸還用車結(jié)束后，駕駛員應(yīng)及時(shí)將車輛歸還公司，并將派車單交回行政科。行政科對車輛的使用情況進(jìn)行檢查和記錄。7.車輛維修車輛出現(xiàn)故障時(shí)，駕駛員應(yīng)及時(shí)向行政科報(bào)告，行政科安排車輛維修。車輛維修前，行政科應(yīng)填寫《車輛維修申請表》，經(jīng)科長審批后送指定的維修廠進(jìn)行維修。車輛維修后，駕駛員應(yīng)檢查維修質(zhì)量，并在維修發(fā)票上簽字確認(rèn)。行政科負(fù)責(zé)辦理車輛維修費(fèi)用的報(bào)銷手續(xù)。8.車輛保養(yǎng)行政科按照車輛保養(yǎng)手冊的要求，定期安排車輛進(jìn)行保養(yǎng)。車輛保養(yǎng)前，行政科應(yīng)填寫《車輛保養(yǎng)申請表》，經(jīng)科長審批后送指定的維修廠進(jìn)行保養(yǎng)。車輛保養(yǎng)后，駕駛員應(yīng)檢查保養(yǎng)質(zhì)量，并在保養(yǎng)記錄上簽字確認(rèn)。四、考核與獎(jiǎng)懲（一）考核內(nèi)容1.工作業(yè)績：包括工作任務(wù)完成情況、工作質(zhì)量、工作效率等。2.工作態(tài)度：包括責(zé)任心、敬業(yè)精神、團(tuán)隊(duì)合作精神等。3.專業(yè)能力：包括業(yè)務(wù)知識、工作技能、溝通能力等。（二）考核方式1.定期考核：每月進(jìn)行一次定期考核，考核結(jié)果作為績效獎(jiǎng)金發(fā)放和崗位晉升的重要依據(jù)。2.不定期考核：根據(jù)工作需要，對行政科人員進(jìn)行不定期考核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。（三）獎(jiǎng)懲措施1.獎(jiǎng)勵(lì)對工作表現(xiàn)優(yōu)秀、業(yè)績突出的行政科人員，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，包括獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書等。對提出合理化建議并被公司采納，為公司帶來顯著經(jīng)濟(jì)效益或社會效益的行政科人員，給予特別獎(jiǎng)勵(lì)。2.懲罰對工作表現(xiàn)不佳、未能完成工作任務(wù)的行政科人員，給予批評教育和績效扣分。對違反公司規(guī)章制度、給公司造成損失的行政科人員，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、罰款、辭退等。五、培訓(xùn)與發(fā)展（一）培訓(xùn)計(jì)劃行政科應(yīng)根據(jù)員工的崗位需求和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間等。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)：包括行政管理制度、工作流程、辦公軟件操作等。2.技能培訓(xùn)：包括溝通技巧、組織協(xié)調(diào)能力、問題解決能力等。3.職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)：包括職業(yè)道德、團(tuán)隊(duì)合作精神、責(zé)任心等。（三）培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)：由行政科科長或經(jīng)驗(yàn)豐富的員工擔(dān)任培訓(xùn)講師，對行政科人