行政部內部管理制度一、總則（一）目的為加強行政部內部管理，提高工作效率和服務質量，確保行政部各項工作的規范化、科學化、制度化，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于行政部全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規及公司各項規章制度。2.高效性原則：優化工作流程，提高工作效率，確保各項工作及時、準確完成。3.服務性原則：樹立服務意識，為公司各部門及全體員工提供優質、高效的服務。4.規范性原則：各項工作流程、標準及行為規范明確、統一，確保工作的一致性和規范性。二、組織架構與職責（一）組織架構行政部設部門經理一名，副經理一名，下設行政事務組、后勤保障組、檔案管理組等若干小組，各小組設組長一名，成員若干。（二）職責分工1.部門經理職責全面負責行政部的日常管理工作，制定部門工作計劃并組織實施。負責與公司其他部門的溝通協調，確保行政部工作與公司整體目標一致。審核行政部各項費用支出，控制部門預算。負責行政部員工的績效考核與培訓發展。完成公司領導交辦的其他臨時性工作任務。2.副經理職責協助部門經理開展工作，負責分管工作的組織實施。負責行政事務組的日常管理，指導和監督行政事務組員工的工作。協助部門經理進行對外聯絡與溝通協調工作。負責行政部相關文件、報告的審核工作。完成部門經理交辦的其他工作任務。3.行政事務組職責負責公司各類文件的起草、審核、印發、歸檔工作。安排公司會議、活動的組織籌備工作，包括會議通知、場地布置、會議記錄等。負責公司印章、證照的管理與使用。負責公司辦公用品、辦公設備的采購、管理與發放。負責公司車輛的調度、管理與維護。負責公司對外聯絡與接待工作。4.后勤保障組職責負責公司辦公區域的環境衛生、安全保衛工作。負責公司食堂、宿舍等后勤設施的管理與維護。負責公司水電、空調等能源設施的管理與維護。負責公司固定資產的登記、清查、盤點工作。負責公司各類物資的采購、存儲、發放工作。5.檔案管理組職責負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管工作。建立健全公司檔案管理制度，確保檔案的完整性、準確性和安全性。負責為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱服務。定期對公司檔案進行清理和鑒定，做好檔案的銷毀工作。三、工作流程與規范（一）文件管理流程1.文件起草各部門根據工作需要起草文件，文件內容應符合國家法律法規及公司相關規定。文件起草完成后，由起草部門負責人審核簽字，送行政部審核。2.文件審核行政部對送審文件進行格式、內容、邏輯等方面的審核，提出修改意見。審核通過的文件，由行政部經理簽字確認后，送公司領導審批。3.文件審批公司領導根據文件內容及相關規定進行審批，審批通過的文件返回行政部。審批不通過的文件，行政部將審批意見反饋給起草部門，由起草部門進行修改后重新送審。4.文件印發行政部根據公司領導審批意見，對文件進行編號、排版、印刷。文件印刷完成后，由行政部負責發放至相關部門，并做好發放記錄。5.文件歸檔文件發放后，行政部負責將文件原件及相關資料進行整理歸檔，確保文件的完整性和準確性。（二）會議組織流程1.會議籌備根據公司領導安排或工作需要，確定會議主題、時間、地點、參會人員等信息。行政事務組負責起草會議通知，明確會議議程、參會要求等內容，并提前發送給參會人員。后勤保障組負責會議場地的布置，包括桌椅擺放、音響設備調試、資料準備等工作。2.會議簽到在會議開始前，行政事務組安排專人負責會議簽到工作，記錄參會人員的姓名、部門、簽到時間等信息。3.會議記錄行政事務組安排專人負責會議記錄，記錄會議討論內容、決議事項、責任部門及完成時間等信息。會議記錄應準確、完整、清晰，會后及時整理形成會議紀要。4.會議紀要會議紀要由行政事務組起草，經行政部經理審核后，發送給參會人員及相關部門。會議紀要應明確會議決議事項及責任部門，各責任部門應按照會議紀要要求及時落實相關工作。5.會議跟進行政部負責對會議決議事項的執行情況進行跟蹤檢查，及時向公司領導匯報。對未按時完成的決議事項，行政部應督促責任部門說明原因，并提出整改措施。（三）辦公用品管理流程1.需求申報各部門根據工作需要，填寫辦公用品需求申請表，注明辦公用品名稱、規格、數量等信息，經部門負責人簽字后提交行政部。2.采購審批行政部對各部門提交的辦公用品需求申請表進行匯總審核，根據庫存情況制定采購計劃。采購計劃經行政部經理審核后，報公司領導審批。3.采購執行行政部根據公司領導審批的采購計劃，選擇合格的供應商進行采購。采購過程中應嚴格控制采購成本，確保采購物品的質量和交貨期。4.驗收入庫辦公用品到貨后，行政部會同相關部門進行驗收，核對物品的名稱、規格、數量、質量等信息。驗收合格的辦公用品辦理入庫手續，填寫入庫單，由倉庫管理人員簽字確認。5.發放領用各部門員工根據工作需要，填寫辦公用品領用申請表，經部門負責人簽字后到倉庫領取辦公用品。倉庫管理人員根據領用申請表發放辦公用品，并做好發放記錄。（四）車輛管理流程1.車輛調度各部門因工作需要使用車輛，應提前填寫車輛使用申請表，注明用車時間、地點、事由等信息，經部門負責人簽字后提交行政部。行政部根據車輛使用情況進行調度安排，合理分配車輛資源。2.派車通知行政部根據車輛調度結果，向駕駛員下達派車通知，明確用車時間、地點、任務等信息。3.車輛使用駕駛員接到派車通知后，應按時到達指定地點出車，確保行車安全。在車輛使用過程中，駕駛員應嚴格遵守交通規則，不得擅自改變行車路線或延長用車時間。4.車輛返回車輛使用完畢后，駕駛員應及時返回公司，并將車輛停放在指定位置。駕駛員應向行政部報告車輛使用情況，包括行車里程、油耗、車輛狀況等信息。5.車輛維護行政部負責制定車輛維護計劃，定期對車輛進行保養和維修。駕駛員應定期檢查車輛狀況，發現問題及時報告行政部，確保車輛始終處于良好的運行狀態。四、考勤與休假制度（一）考勤管理1.行政部員工應嚴格遵守公司規定的作息時間，按時上下班，不得遲到、早退、曠工。2.員工考勤采用打卡制度，每天上下班均需打卡。因特殊原因無法打卡的，應提前向行政部說明情況，并填寫請假申請單。3.行政部負責每月統計員工考勤情況，制作考勤報表，報部門經理審核后交人力資源部。4.遲到或早退10分鐘以內的，每次扣罰績效分[X]分；遲到或早退10分鐘以上30分鐘以內的，每次扣罰績效分[X]分；遲到或早退30分鐘以上的，按曠工半天處理。5.曠工半天的，扣罰當天工資的[X]%，并扣罰績效分[X]分；曠工一天的，扣罰當天工資的[X]%，并扣罰績效分[X]分；連續曠工三天以上或一年內累計曠工五天以上的，公司將予以辭退。（二）休假制度1.法定節假日：員工按照國家規定享受法定節假日。2.年假：員工累計工作已滿1年不滿10年的，年休假5天；已滿10年不滿20年的，年休假10天；已滿20年的，年休假15天。3.病假：員工因病需要請假的，應提供醫院出具的病假證明。病假期間工資按照公司相關規定發放。4.事假：員工因個人原因需要請假的，應提前填寫請假申請單，經部門經理批準后交行政部備案。事假期間無工資。5.婚假：員工符合國家法定結婚年齡結婚的，可享受婚假[X]天。6.產假：女員工生育的，可享受產假[X]天；男員工配偶生育的，可享受陪產假[X]天。7.喪假：員工直系親屬（父母、配偶、子女）去世的，可享受喪假[X]天。8.其他休假：員工因特殊情況需要申請其他休假的，按照公司相關規定執行。五、績效考核制度（一）考核原則1.公平公正原則：績效考核應客觀、公正地評價員工的工作表現，確保考核結果真實可靠。2.全面考核原則：績效考核應涵蓋員工的工作業績、工作能力、工作態度等方面，全面評價員工的綜合素質。3.激勵導向原則：績效考核應與員工的薪酬、晉升、獎勵等掛鉤，充分發揮激勵作用，調動員工的工作積極性和主動性。（二）考核周期績效考核分為月度考核和年度考核。月度考核于每月末進行，年度考核于每年年末進行。（三）考核內容1.工作業績：主要考核員工在考核期內完成的工作任務、工作目標及工作成果，包括工作數量、工作質量、工作效率等方面。2.工作能力：主要考核員工的專業知識、業務技能、溝通協調能力、團隊合作能力等方面。3.工作態度：主要考核員工的工作責任心、工作積極性、工作主動性、工作紀律性等方面。（四）考核方式1.自評：員工在考核期結束后，對自己的工作表現進行自我評價，填寫自評表。2.上級評價：員工的直接上級根據員工的工作表現，對員工進行評價，填寫上級評價表。3.同事評價：員工的同事根據員工在工作中的協作情況，對員工進行評價，填寫同事評價表。4.綜合評價：行政部根據員工的自評、上級評價、同事評價結果，進行綜合評價，確定員工的績效考核成績。（五）考核結果應用1.薪酬調整：根據員工的績效考核成績，調整員工的薪酬水平。績效考核成績優秀的員工，給予薪酬晉升；績效考核成績較差的員工，給予薪酬降檔或不調薪。2.晉升獎勵：績效考核成績優秀的員工，在職位晉升、獎勵評選等方面享有優先權。3.培訓發展：根據員工的績效考核結果，為員工制定個性化的培訓發展計劃，幫助員工提升工作能力和綜合素質。4.辭退淘汰：績效考核成績連續多次較差且無明顯改進的員工，公司將予以辭退淘汰。六、培訓與發展制度（一）培訓目標1.提高行政部員工的專業知識和業務技能，提升工作效率和服務質量。2.培養行政部員工的團隊合作精神和溝通協調能力，增強部門凝聚力。3.促進行政部員工的職業發展，為公司培養高素質的行政人才。（二）培訓內容1.專業知識培訓：包括行政管理、人力資源管理、財務管理、法律法規等方面的知識。2.業務技能培訓：包括文件管理、會議組織、辦公用品管理、車輛管理等方面的技能。3.綜合素質培訓：包括溝通技巧、團隊合作、時間管理、領導力等方面的綜合素質。（三）培訓方式1.內部培訓：由行政部經理或業務骨干擔任培訓講師，定期組織內部培訓課程。2.外部培訓：根據工作需要，選派員工參加外部專業培訓機構舉辦的培訓課程。3.在線學習：鼓勵員工利用網絡平臺進行在線學習，提升自身知識和技能水平。4.實踐鍛煉：通過實際工作任務的安排，讓員工在實踐中鍛煉和提高工作能力。（四）培訓計劃與實施1.行政部每年年初制定年度培訓計劃，明確培訓目標、培訓內容、培訓方式、培訓時間等信息。2.根據年度培訓計劃，行政部負責組織實施各項培訓活動，確保培訓計劃的順利執行。3.每次培訓結束后，行政部負責收集員工的培訓反饋意見，對培訓效果進行評估，總結經驗教訓，不斷改進培訓工作。（五）培訓效果評估1.考試考核：通過考試、撰寫培訓報告等方式，對員工的培訓知識和技能掌握情況進行考核。2.工作表現評估：觀察員工在培訓后的工作表現，評估培訓對員工工作效率和服務質量的提升效果。3.員工反饋評估：收集員工對培訓內容、培訓方式、培訓講師等方面的反饋意見，評估員工對培訓的滿意度。（六）職業發展規劃1.行政部為員工制定個人職業發展規劃，幫助員工明確職業發展方向和目標。2.根據員工的職業發展規劃，行政部為員工提供相應的培訓、晉升機會，支持員工實現職業發展目標。3.員工應積極配合行政部的職業發展規劃工作，不斷提升自身能力和素質，為公司發展貢獻力量。七、保密制度（一）保密范圍1.公司各類文件、資料、檔案、會議記錄、財務報表等涉及公司商業秘密和敏感信息的資料。2.公司業務信息，包括客戶資料、市場調研數據、業務計劃、技術方案等。3.公司員工個人信息，包括員工姓名、聯系方式、薪資待遇、工作經歷等。4.公司內部管理信息，包括組織架構、人員配置、考核結果、薪酬體系等。（二）保密措施1.加強員工保密教育，提高員工保密意識，簽訂保密協議。2.對涉及公司秘密的文件、資料、檔案等進行分類管理，設置專門的保密柜存放。3.嚴格控制公司秘密信息的傳播范圍，未經公司領導批準，不得擅自向外部人員透露。4.在使用公司秘密信息時，應嚴格按照規定的程序和權限進行操作，