規劃院采購管理制度一、總則（一）目的為加強規劃院采購工作的管理，規范采購行為，提高采購效率，保證采購質量，控制采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于規劃院內部所有采購活動，包括但不限于辦公用品、設備儀器、服務采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策要求。2.效益原則：追求采購效益最大化，在保證質量的前提下，降低采購成本。3.公平公正原則：采購過程應公平對待所有供應商，確保競爭環境公正。4.誠實守信原則：采購人員和供應商應誠實守信，履行各自的責任和義務。二、采購組織與職責（一）采購部門1.采購部職責負責制定采購計劃和預算，根據規劃院業務需求，合理安排采購活動。尋找、篩選、評估供應商，建立供應商檔案，維護供應商關系。組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合規劃院利益。跟蹤采購訂單執行情況，協調解決采購過程中的問題。負責采購物資的驗收工作，確保物資符合質量要求。定期進行采購數據分析，總結采購經驗，提出改進建議。2.采購人員崗位要求具備良好的職業道德和敬業精神，誠實守信，廉潔奉公。熟悉采購業務流程，具備較強的溝通協調能力和談判技巧。掌握市場動態，了解相關物資和服務的價格、質量等信息。具備一定的財務知識，能夠進行采購成本核算和控制。（二）需求部門1.需求部門職責提出采購需求，詳細說明所需物資或服務的規格、數量、質量要求、交貨時間等。參與采購供應商的評估和選擇，提供相關意見和建議。協助采購部門進行采購合同的簽訂和執行，配合驗收工作。對采購物資或服務的使用情況進行反饋，提出改進意見。2.需求部門負責人職責審核本部門采購需求的合理性和必要性。協調本部門與采購部門之間的工作，確保采購活動順利進行。（三）審批部門1.審批流程采購預算在[X]元以下的，由采購部門負責人審批。采購預算在[X]元至[X]元之間的，由分管副院長審批。采購預算在[X]元以上的，由院長審批。2.審批職責審批部門應嚴格審核采購申請，確保采購符合規劃院的戰略目標、業務需求和財務預算，對采購的必要性、合理性、合規性負責。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據業務需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資或服務的名稱、規格、數量、質量要求、預計采購時間、用途等信息。2.《采購申請表》經需求部門負責人簽字確認后，提交至采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到《采購申請表》后，進行匯總分析，結合庫存情況和采購預算，制定采購計劃。2.采購計劃應明確采購物資或服務的名稱、規格、數量、采購時間、采購方式等內容。3.采購計劃經采購部門負責人審核后，報審批部門審批。（三）供應商選擇與管理1.供應商尋找采購部門通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。建立供應商信息庫，收集供應商的基本資料、資質證書、業績情況、聯系方式等信息。2.供應商篩選與評估根據采購需求和供應商信息庫，篩選出若干符合要求的供應商。采購部門會同需求部門等相關人員，對供應商進行實地考察或資質審核，評估其生產能力、質量控制水平、價格水平、售后服務能力等。采用評分法對供應商進行綜合評估，設定各項評估指標的權重，計算供應商的綜合得分，選擇得分較高的供應商作為合作對象。3.供應商檔案建立與維護對選定的供應商建立檔案，記錄其基本信息、評估情況、合作歷史、交易記錄等。定期對供應商進行跟蹤評估，根據評估結果調整供應商等級，對于表現不佳的供應商，采取警告、暫停合作、終止合作等措施。（四）采購談判與合同簽訂1.采購談判采購部門與選定的供應商進行采購談判，明確采購物資或服務的價格、交貨時間、質量標準、付款方式、售后服務等條款。談判過程中，采購人員應充分了解市場行情，爭取有利的采購條件，維護規劃院的利益。談判結果形成《采購談判紀要》，雙方簽字確認。2.合同簽訂根據《采購談判紀要》，采購部門起草采購合同，合同內容應符合法律法規要求，明確雙方的權利和義務。采購合同經采購部門負責人審核后，報審批部門審批。審批通過后，采購部門與供應商簽訂正式采購合同，并加蓋規劃院公章。（五）采購訂單下達1.采購部門根據采購合同，向供應商下達采購訂單，明確采購物資或服務的詳細規格、數量、交貨時間、交貨地點等要求。2.采購訂單應及時傳遞給供應商，并要求供應商簽字確認。（六）采購跟蹤與催貨1.采購部門定期跟蹤采購訂單的執行情況，與供應商保持溝通，了解物資生產進度、運輸情況等。2.對于即將到期的采購訂單，采購部門應提前提醒供應商按時交貨。如發現供應商可能無法按時交貨，應及時與供應商協商解決辦法，并采取相應的應急措施，如調整采購計劃、尋找替代供應商等。（七）驗收與付款1.驗收采購物資到貨前，采購部門應通知需求部門做好驗收準備。物資到貨后，由需求部門會同采購部門等相關人員按照采購合同和質量標準進行驗收。驗收內容包括物資的數量、規格、質量、外觀等。驗收合格后，填寫《采購驗收單》，相關人員簽字確認。如驗收不合格，應及時與供應商協商解決，要求供應商更換物資或采取其他補救措施。2.付款采購部門根據采購合同和《采購驗收單》，填寫《付款申請表》，附上相關發票、合同等資料。《付款申請表》經采購部門負責人審核后，報審批部門審批。審批通過后，財務部門按照合同約定的付款方式和時間進行付款。四、采購預算管理（一）預算編制1.采購部門每年年底根據規劃院下一年度的業務發展計劃和工作任務，結合歷史采購數據，編制采購預算草案。2.采購預算草案應包括各類采購物資或服務的名稱、規格、數量、預計采購金額等內容，并按項目或部門進行分類匯總。3.采購預算草案經采購部門負責人審核后，提交至財務部門進行審核。（二）預算審核與調整1.財務部門對采購預算草案進行審核，重點審核預算的合理性、準確性以及與規劃院財務狀況的匹配性。2.根據財務部門的審核意見，采購部門對采購預算草案進行調整，形成正式的采購預算方案。3.采購預算方案經院長辦公會審議通過后，報上級主管部門備案。4.在預算執行過程中，如因業務發展需要等原因確需調整采購預算的，由需求部門提出書面申請，說明調整原因和調整金額。采購部門會同財務部門對申請進行審核，提出審核意見，報審批部門審批。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門定期對采購活動進行風險識別，分析可能存在的風險因素，如供應商違約風險、質量風險、價格波動風險、法律風險等。2.采用定性與定量相結合的方法對風險進行評估，確定風險的等級和影響程度。（二）風險應對措施1.供應商違約風險在采購合同中明確違約責任條款，加大對供應商違約行為的約束力度。對重要供應商進行定期評估和監控，提前發現潛在的違約風險，并采取相應的預防措施。建立供應商違約應急預案，如尋找替代供應商、調整采購計劃等，以降低違約風險對規劃院業務的影響。2.質量風險在采購合同中明確質量標準和驗收條款，加強對采購物資的質量檢驗。要求供應商提供質量保證文件，對關鍵物資可進行實地考察或抽檢。如發現質量問題，及時與供應商協商解決，要求供應商承擔相應的責任，如更換物資、賠償損失等。3.價格波動風險關注市場價格動態，建立價格預警機制，及時掌握價格波動信息。在采購合同中合理約定價格調整條款，如采用固定價格、浮動價格等方式，降低價格波動風險。通過與供應商建立長期合作關系、集中采購等方式，爭取更有利的采購價格。4.法律風險采購人員應熟悉國家法律法規及相關政策要求，確保采購活動合法合規。在采購合同簽訂前，由法務部門對合同條款進行審核，避免法律漏洞。加強對采購人員的法律培訓，提高法律意識，防范法律風險。六、采購監督與審計（一）內部監督1.規劃院內部審計部門定期對采購活動進行監督檢查，重點檢查采購流程的執行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.采購部門應定期向審計部門報送采購業務報表和相關資料，接受審計部門的監督。3.審計部門對監督檢查中發現的問題，及時提出整改意見，要求相關部門限期整改。（二）外部審計1.規劃院定期接受上級