設計類采購管理制度總則1.目的為規范公司設計類采購工作，確保采購活動的科學性、合理性、規范性和高效性，滿足公司設計業務需求，保證設計質量，控制采購成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及設計類物資、服務的采購活動，包括但不限于設計軟件、設計工具、設計素材、設計服務外包等。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策要求。效益原則：在保證設計質量的前提下，追求采購成本的最小化，實現公司經濟效益最大化。公平公正原則：采購過程應公開透明，確保所有供應商享有平等的競爭機會，不偏袒任何一方。質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商和產品，以保障設計工作的順利進行和設計成果的質量。采購需求管理1.需求提出設計部門根據項目任務和業務發展需要，提前制定設計類采購需求計劃。需求計劃應明確采購物資或服務的名稱、規格、數量、質量要求、交付時間等詳細信息。對于緊急采購需求，設計部門應及時與相關部門溝通協調，并說明緊急原因和預計交付時間。2.需求審核采購部門收到設計部門提交的采購需求計劃后，對需求的合理性、必要性進行審核。審核內容包括但不限于需求是否與項目目標相符、數量是否準確、質量要求是否明確等。財務部門對采購預算進行審核，確保采購費用在預算范圍內。如發現需求不合理或超出預算，采購部門應及時與設計部門溝通，協商調整需求或預算。3.需求變更在采購過程中，如因項目調整、設計變更等原因需要變更采購需求，設計部門應填寫《設計類采購需求變更申請表》，詳細說明變更內容、原因及對采購進度和成本的影響。采購需求變更申請表需經設計部門負責人、采購部門負責人和財務部門負責人審批后，采購部門方可按照新的需求進行采購操作。供應商管理1.供應商選擇采購部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商信息庫。信息來源包括但不限于網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。根據設計類采購需求，從供應商信息庫中篩選出潛在供應商，并對其進行初步評估。評估內容包括供應商的資質、信譽、產品質量、價格水平、服務能力等。對于重要的設計類采購項目，采購部門應組織相關人員對潛在供應商進行實地考察，深入了解其生產經營狀況、質量管理體系、技術研發能力等。根據評估和考察結果，采購部門確定合格供應商名單，并與其簽訂采購合作協議，明確雙方的權利和義務。2.供應商評估采購部門定期對供應商進行評估，評估周期為每年一次。評估內容包括供應商的交貨及時性、產品質量、售后服務、價格變動等方面。設計部門應根據實際使用情況，對供應商提供的設計類物資或服務進行評價，反饋使用過程中出現的問題和改進建議。采購部門根據供應商評估結果，對表現優秀的供應商給予獎勵，如增加采購份額、優先合作等；對表現不佳的供應商進行警告、限期整改，如仍無改善，可終止合作。3.供應商淘汰如供應商出現嚴重違反采購合作協議、產品質量問題頻繁、服務態度惡劣等情況，采購部門應及時啟動供應商淘汰程序。采購部門向供應商發出《供應商淘汰通知》，說明淘汰原因，并要求其在規定時間內辦理相關結算和交接手續。采購部門將淘汰供應商信息從供應商信息庫中刪除，并及時更新合格供應商名單。采購流程1.采購申請設計部門根據審核通過的采購需求計劃，填寫《設計類采購申請表》，詳細說明采購物資或服務的名稱、規格、數量、質量要求、預計采購金額、建議供應商等信息。《設計類采購申請表》經設計部門負責人簽字確認后，提交至采購部門。2.采購審批采購部門收到《設計類采購申請表》后，對采購申請進行進一步審核，審核內容包括采購需求的合理性、采購方式的選擇是否恰當、預算是否充足等。采購申請經采購部門負責人審核通過后，按照公司審批流程提交至財務部門負責人、分管領導和總經理審批。如采購申請金額超過公司規定的審批權限，需按照公司相關規定進行特殊審批流程。3.采購實施采購部門根據審批通過的采購申請，選擇合適的采購方式進行采購。采購方式包括但不限于招標采購、競爭性談判、詢價采購、單一來源采購等。對于招標采購項目，采購部門應按照國家法律法規和公司相關規定，編制招標文件，發布招標公告，組織開標、評標、定標等工作。在采購過程中，采購部門應與供應商保持密切溝通，及時了解采購進度，協調解決采購過程中出現的問題。采購部門應要求供應商按照合同約定的時間、地點、方式交付貨物或提供服務，并對交付的物資或服務進行驗收。4.采購驗收設計部門、采購部門和相關質量檢測人員組成驗收小組，對采購的設計類物資或服務進行驗收。驗收內容包括物資的規格、數量、質量、性能等是否符合采購合同要求，服務是否達到約定標準等。驗收合格后，驗收小組填寫《設計類采購驗收報告》，各方簽字確認。如驗收不合格，采購部門應及時與供應商溝通協商，要求其限期整改或退換貨，直至驗收合格為止。5.采購付款采購部門根據采購合同和驗收報告，填寫《設計類采購付款申請表》，附上相關發票、驗收報告等資料，提交至財務部門。財務部門對采購付款申請進行審核，審核內容包括采購合同的執行情況、發票的真實性和合規性、驗收報告的有效性等。財務部門審核通過后，按照公司付款流程辦理付款手續。付款方式應符合公司財務制度規定，確保資金支付的安全和準確。采購合同管理1.合同簽訂采購部門在確定中標供應商或達成采購意向后，應及時與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括物資或服務的名稱、規格、數量、質量要求、價格、交付時間、交付地點、付款方式、違約責任等條款。采購合同簽訂前，需經公司法律顧問審核，確保合同條款符合法律法規要求，避免法律風險。2.合同執行采購部門負責跟蹤采購合同的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保供應商按照合同約定履行義務。設計部門應配合采購部門做好合同執行過程中的相關工作，如提供技術支持、協助驗收等。3.合同變更在采購合同執行過程中，如因不可抗力、項目變更等原因需要變更合同條款，采購部門應及時與供應商協商，并簽訂《采購合同變更協議》。采購合同變更協議需經公司法律顧問審核后生效，并按照公司合同管理流程進行備案。4.合同終止采購合同履行完畢或因其他原因需要終止時，采購部門應及時與供應商辦理終止手續，清理雙方債權債務。采購部門應將合同終止情況及時通知相關部門，并對合同執行情況進行總結分析，為今后的采購工作提供參考。采購風險管理1.風險識別采購部門應定期對設計類采購活動進行風險識別，分析可能存在的風險因素，如供應商違約風險、質量風險、價格波動風險、法律風險等。2.風險評估采購部門對識別出的風險因素進行評估，確定風險發生的可能性和影響程度。根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。3.風險應對對于供應商違約風險，采購部門應選擇信譽良好、實力較強的供應商，并在合同中明確違約責任條款，加強對供應商的監督和管理。對于質量風險，采購部門應加強采購驗收環節的管理，嚴格按照質量標準進行驗收，要求供應商提供質量保證文件，對不合格產品及時進行處理。對于價格波動風險，采購部門應關注市場價格動態，與供應商協商合理的價格調整機制，或采用套期保值等方式進行價格風險管理。對于法律風險，采購部門應加強合同管理，確保合同條款合法合規，及時咨詢公司法律顧問，避免因法律問題給公司帶來損失。采購監督與審計1.內部監督公司內部審計部門定期對設計類采購活動進行監督檢查，檢查內容包括采購流程的執行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。審計部門應及時發現采購活動中存在的問題，并提出整改建議，督促相關部門進行整改。2