設計部傳真管理制度一、總則（一）目的為了規范設計部傳真的管理，確保傳真信息的準確、及時傳遞，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于設計部全體員工。（三）基本原則1.準確及時原則：確保傳真內容準確無誤，及時發送和接收，避免延誤工作。2.安全保密原則：對涉及公司機密的傳真信息嚴格保密，防止信息泄露。3.規范操作原則：明確傳真收發流程和要求，員工應按照規定操作。二、傳真設備管理（一）設備配置1.設計部配備專門的傳真機，放置在指定位置，由專人負責日常維護和管理。2.根據工作需要，可配備適量的傳真紙、墨盒等耗材，并確保隨時有足夠的儲備。（二）設備維護1.定期對傳真機進行清潔、保養，檢查設備運行狀況，確保傳真機正常工作。2.如傳真機出現故障，應及時通知專業維修人員進行維修，并記錄故障情況和維修結果。3.對傳真機的使用情況進行統計，如傳真發送量、接收量等，以便合理安排耗材采購和設備更新。三、傳真收發流程（一）傳真發送1.發送傳真前，應仔細核對傳真內容，確保信息準確無誤。2.在傳真紙上清晰填寫對方傳真號碼、發送日期、頁數等信息。3.將需要發送的文件或資料整齊放置在傳真機進紙口，按照傳真機操作說明進行發送操作。4.發送完成后，及時記錄傳真發送情況，包括對方傳真號碼、發送時間、發送內容等，并保存好傳真發送記錄。（二）傳真接收1.傳真機接收傳真時，應保持設備處于正常接收狀態。2.聽到傳真信號后，及時檢查傳真接收情況，確保傳真完整接收。3.接收完成后，及時取出傳真件，核對傳真內容，并按照文件類別進行整理和歸檔。4.對于重要的傳真文件，應及時通知相關人員進行處理，并做好記錄。四、傳真文件管理（一）文件分類1.設計部收到的傳真文件應按照項目、類別等進行分類，便于查找和管理。2.常見的分類包括設計方案、客戶需求、技術資料、合同文件等。（二）文件歸檔1.對分類后的傳真文件，應及時進行歸檔保存。歸檔時應注明文件名稱、日期、來源等信息。2.設計部應建立專門的傳真文件檔案柜，按照檔案管理要求進行存放，確保文件的安全和完整。3.定期對傳真文件檔案進行整理和清查，確保檔案資料的準確性和完整性。（三）文件查閱1.因工作需要查閱傳真文件時，應填寫《傳真文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、日期、查閱原因等信息。2.申請表經部門負責人批準后，方可到檔案管理人員處查閱文件。查閱時應在檔案管理人員的監督下進行，不得擅自復印、涂改或帶出檔案室外。3.查閱完畢后，應及時將文件歸還檔案管理人員，并在《傳真文件查閱登記表》上簽字確認。五、傳真保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業機密、技術秘密、客戶信息等重要傳真文件均屬于保密范圍。2.包括但不限于設計方案、產品圖紙、客戶名單、合同條款等。（二）保密措施1.對保密范圍內的傳真文件，應嚴格限制知悉范圍，只允許相關人員查閱和處理。2.在傳真文件的傳遞過程中，應采取加密、密封等措施，防止信息泄露。3.員工在使用傳真機時，應注意周圍環境，避免他人窺視傳真內容。4.如發現傳真文件有泄露風險，應立即采取措施進行處理，并及時報告上級領導。（三）保密責任1.設計部全體員工應嚴格遵守傳真保密制度，對自己在工作中接觸到的保密傳真文件負責。2.如因員工疏忽或故意泄露公司傳真機密信息，將按照公司相關規定進行嚴肅處理，情節嚴重的將依法追究法律責任。六、傳真費用管理（一）費用標準1.設計部傳真費用按照公司統一制定的標準執行，具體費用標準根據實際情況定期調整。2.傳真費用包括傳真機使用費用、傳真紙及耗材費用等。（二）費用報銷1.員工在使用傳真機產生費用后，應及時填寫《傳真費用報銷單》，注明傳真日期、對方號碼、傳真內容、費用金額等信息。2.《傳真費用報銷單》經部門負責人審核簽字后，提交至財務部門進行報銷。3.財務部門應嚴格按照公司費用報銷制度對傳真費用進行審核，確保費用支出合理合規。七、違規處理（一）違規行為1.未按照本制度規定的傳真收發流程操作，導致傳真信息錯誤或延誤的。2.對傳真文件未進行妥善管理，造成文件丟失、損壞或泄露的。3.違反傳真保密制度，擅自泄露公司傳真機密信息的。4.虛報、冒領傳真費用的。（二）處理措施1.對于首次出現違規行為的員工，給予口頭警告，并責令其立即改正。2.對于多次出現違規行為或違規情節嚴重的員工，將視情節輕重給予書面警告、罰款、降職、辭退等處理。3.因員工違規行為給公司造成經濟損失的，公司將依法要求其承擔相應的賠償責任。八