證券部文檔管理制度一、總則（一）目的為加強證券部文檔管理，確保文檔的完整性、準確性和安全性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于證券部全體員工在工作過程中所涉及的各類文檔管理。（三）基本原則1.集中統一原則：證券部文檔由專人負責集中管理，確保文檔的有序存放和有效利用。2.分類管理原則：根據文檔的性質、用途等進行分類，便于查找和使用。3.安全保密原則：嚴格保護文檔的安全，防止文檔泄露、丟失或損壞，對涉及公司機密的文檔采取特殊的保密措施。4.規范操作原則：明確文檔管理的流程和標準，確保各項操作規范、統一。二、文檔分類與編號（一）文檔分類1.公司公告類：包括公司發布的定期報告、臨時公告、股東大會決議等各類公告文件。2.合同協議類：與證券業務相關的合同、協議，如承銷協議、保薦協議、財務顧問協議等。3.業務文件類：證券發行、上市、交易等業務過程中產生的文件，如招股說明書、募集資金使用報告、交易記錄等。4.內部管理類：證券部內部的管理制度、工作流程、會議紀要、工作計劃與總結等文件。5.客戶資料類：客戶的基本信息、交易記錄、溝通文件等。6.法律法規類：國家及地方有關證券方面的法律法規、政策文件等。（二）編號規則1.公司公告類：按照公告發布的年份、月份、公告序號進行編號，如[年份][月份][公告序號]。2.合同協議類：合同簽訂年份+合同類別簡稱+合同序號，如[年份]HT[合同類別簡稱][合同序號]。3.業務文件類：業務類別簡稱+文件年份+文件序號，如ZQFX[年份][文件序號]。4.內部管理類：管理類別簡稱+年份+序號，如NBGL[年份][序號]。5.客戶資料類：客戶代碼+資料類別簡稱+年份+序號，如KH[客戶代碼]ZL[年份][序號]。6.法律法規類：法規類別簡稱+年份+法規序號，如FGLF[年份][法規序號]。三、文檔管理職責（一）證券部經理職責1.全面負責證券部文檔管理工作，制定和完善文檔管理制度。2.監督文檔管理工作的執行情況，確保文檔管理工作符合公司要求和相關法律法規。3.協調與其他部門的文檔管理工作，保障文檔的順暢流轉。（二）文檔管理員職責1.負責文檔的收集、整理、歸檔、保管和借閱等具體工作。2.按照文檔分類和編號規則對文檔進行分類編號，建立文檔目錄索引。3.定期對文檔進行清查盤點，確保文檔的完整性和準確性。4.對電子文檔進行備份，防止數據丟失。（三）其他員工職責1.在工作中及時形成并提交各類文檔，確保文檔內容真實、準確、完整。2.按照文檔管理制度的要求，妥善保管和使用本人工作中涉及的文檔，不得擅自銷毀或泄露。四、文檔收集與整理（一）收集范圍1.證券部員工在工作過程中產生的各類文檔，包括紙質文檔和電子文檔。2.外部機構發送給證券部的與證券業務相關的文件、函件等。（二）收集要求1.員工應在工作完成后的規定時間內將相關文檔提交給文檔管理員，確保文檔的及時收集。2.提交的文檔應內容完整、格式規范，簽字、蓋章等手續齊全。（三）整理方法1.文檔管理員收到文檔后，按照文檔分類進行初步整理，去除重復、無效的文檔。2.對每份文檔進行編號，并在文檔上加蓋編號章。3.按照文檔編號順序，將文檔放入相應的文件夾或存儲設備中，并建立電子目錄索引。五、文檔歸檔（一）歸檔時間1.定期報告類文檔在報告發布后的[X]個工作日內歸檔。2.臨時公告類文檔在公告發布后的[X]個工作日內歸檔。3.合同協議類文檔在合同簽訂后的[X]個工作日內歸檔。4.業務文件類文檔在業務完成后的[X]個工作日內歸檔。5.內部管理類文檔在形成后的次月[X]日前歸檔。6.客戶資料類文檔應及時歸檔，確保資料的時效性。7.法律法規類文檔在獲取后的[X]個工作日內歸檔。（二）歸檔流程1.文檔管理員對整理好的文檔進行再次核對，確保文檔編號、內容等準確無誤。2.將紙質文檔按照類別順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年度、起止日期等信息。3.將電子文檔存儲到指定的服務器文件夾中，按照文檔分類建立子文件夾，每個子文件夾以文檔編號命名，并在文件夾內建立相應的文檔索引。4.填寫檔案歸檔登記表，記錄文檔的名稱、編號、歸檔時間、保管期限等信息。六、文檔保管（一）保管方式1.紙質文檔采用檔案盒存放，存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和年度順序排列。2.電子文檔采用服務器存儲和移動存儲設備備份相結合的方式，定期對電子文檔進行檢查和維護，確保數據的安全性和完整性。（二）保管期限1.公司公告類文檔永久保管。2.合同協議類文檔按照合同約定的履行期限屆滿后[X]年保管。3.業務文件類文檔根據業務性質和相關規定確定保管期限，一般為[X]年至[X]年不等。4.內部管理類文檔按照公司檔案管理規定的保管期限執行，一般為[X]年至[X]年。5.客戶資料類文檔在客戶關系結束后[X]年保管。6.法律法規類文檔根據其時效性和重要性確定保管期限，一般為[X]年至[X]年。（三）保管環境1.檔案柜應放置在干燥、通風、防火、防盜的房間內，保持室內溫度和濕度適宜。2.定期對檔案柜進行清潔和檢查，防止檔案發霉、蟲蛀等情況發生。七、文檔借閱（一）借閱范圍1.因工作需要，證券部內部員工可以借閱相關文檔。2.外部單位因合作、審計等原因需要借閱公司文檔的，需按照公司規定辦理相關手續。（二）借閱流程1.內部員工借閱：填寫文檔借閱申請表，注明借閱文檔的名稱、編號、借閱目的、預計歸還時間等信息，經部門經理審批后，到文檔管理員處辦理借閱手續。文檔管理員按照申請表的內容提供文檔，并在借閱登記本上記錄借閱信息。2.外部單位借閱：由公司相關部門提出申請，經公司分管領導審批后，到證券部辦理借閱手續。證券部文檔管理員按照審批意見提供文檔，并與借閱單位簽訂借閱協議，明確借閱期限、保密責任等事項。借閱單位應指定專人負責文檔的保管和歸還，不得擅自轉借他人。（三）借閱期限1.內部員工借閱一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。2.外部單位借閱期限按照借閱協議約定執行，最長不超過[X]個工作日。（四）歸還要求1.借閱人應在規定的借閱期限內歸還文檔，如有特殊情況需要延期，應提前向文檔管理員說明原因并辦理續借手續。2.文檔歸還時，文檔管理員應認真檢查文檔的完整性和準確性，如發現文檔有損壞、丟失等情況，應及時向借閱人查明原因，并要求其按照公司規定進行賠償。八、文檔查閱（一）查閱范圍證券部內部員工因工作需要可以查閱相關文檔。（二）查閱流程填寫文檔查閱申請表，注明查閱文檔的名稱、編號、查閱目的等信息，經部門經理審批后，到文檔管理員處查閱文檔。文檔管理員應在現場監督查閱過程，確保查閱人按照規定查閱文檔，不得擅自復印、拍照或帶出文檔。（三）查閱限制1.涉及公司機密的文檔，未經公司批準，不得查閱。2.查閱人應嚴格遵守保密規定，不得將查閱的文檔內容泄露給無關人員。九、文檔保密（一）保密措施1.對涉及公司機密的文檔，實行專人專管制度，嚴格限制接觸人員范圍。2.在文檔存儲和傳輸過程中，采取加密等安全措施，防止文檔泄露。3.與外部單位交換文檔時，應簽訂保密協議，明確雙方的保密責任。（二）保密責任1.證券部員工應嚴格遵守公司的保密制度，對在工作中接觸到的公司文檔保密信息予以保密。2.如發現文檔有泄露風險，應及時采取措施，并向部門經理報告。3.對于違反保密規定的行為，公司將按照相關規定進行嚴肅處理。十、文檔銷毀（一）銷毀范圍1.已到保管期限且無繼續保存價值的文檔。2.因公司業務調整、機構變更等原因不再需要的文檔。3.經鑒定確屬無效或錯誤的文檔。（二）銷毀流程1.由文檔管理員提出文檔銷毀申請，填寫文檔銷毀申請表，注明銷毀文檔的名稱、編號、數量、銷毀原因等信息。2.經部門經理審核、公司分管領導審批后，確定銷毀方式和時間。3.對于紙質文檔，采用粉碎等方式進行銷毀，并填寫文檔銷毀記錄，記錄銷毀文檔的相關信息和銷毀過程。4.對于電子文檔，采用數據擦除等方式進行銷毀，并在服務器上刪除相關數據，同時填寫電子文檔銷毀記錄。（三）監督檢查公司審計部門或其他指定部門應對文檔銷毀過程進行監督檢查，確保銷毀工作符合規定要求。十一、文檔信息化管理（一）電子文檔存儲1.建立專門的電子文檔存儲服務器，按照文檔分類建立文件夾結構，對電子文檔進行分類存儲。2.定期對電子文檔進行備份，備份存儲介質應異地存放，防止因自然災害、設備故障等原因導致數據丟失。（二）文檔檢索系統1.建立文檔檢索系統，通過文檔編號、關鍵詞等方式