郵件存取柜管理制度總則目的為規范公司郵件存取柜的使用與管理，確保郵件收發的安全、有序、高效，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工以及因工作需要使用公司郵件存取柜的外部人員。管理職責1.行政部門：負責郵件存取柜的整體規劃、采購、分配及日常維護工作。2.安全管理部門：監督郵件存取柜區域的安全防范措施落實情況，確保郵件存放安全。3.各部門負責人：負責本部門員工郵件存取柜使用的指導與監督，督促員工遵守相關規定。郵件存取柜的配置與分配配置標準根據公司員工數量及實際使用需求，合理配置郵件存取柜數量。原則上每[X]名員工配備一個郵件存取柜，確保每位員工都有獨立的存放空間。分配原則1.按照部門、樓層、區域等因素進行合理分配，便于員工使用和管理。2.新入職員工在辦理入職手續后，由行政部門統一分配郵件存取柜。3.員工離職時，所在部門應及時通知行政部門收回其郵件存取柜鑰匙。分配流程1.行政部門統計各部門員工數量，制定郵件存取柜分配方案。2.通過公司內部通告、郵件等方式公布分配結果，告知員工所在的柜號及位置。3.員工憑本人有效證件到行政部門領取郵件存取柜鑰匙。郵件存取柜的使用使用規定1.員工應妥善保管郵件存取柜鑰匙，不得隨意轉借他人。如鑰匙遺失，應及時向行政部門掛失并申請補辦，補辦費用由本人承擔。2.郵件存取柜僅供存放與工作相關的郵件、文件、資料等物品，嚴禁存放易燃、易爆、有毒、有害等危險物品，以及貴重物品和私人財物。3.員工應保持郵件存取柜內部整潔，定期清理柜內物品，不得在柜內存放垃圾或雜物。4.員工應在規定的存取時間內使用郵件存取柜，不得擅自更改或延長存取時間。5.未經行政部門同意，員工不得私自更換郵件存取柜或占用他人的郵件存取柜。6.因工作調動、離職等原因不再使用郵件存取柜時，員工應在離職前將柜內物品清理干凈，并將鑰匙退還行政部門。存取時間1.郵件存取柜的存取時間為工作日[具體時間段]，特殊情況需提前或推遲存取的，應提前與行政部門溝通協調。2.行政部門應在郵件存取柜區域張貼明確的存取時間標識，方便員工知曉。存取流程1.存入郵件員工將郵件、文件等物品整理好，放入郵件存取柜內。確認物品存放妥當后，關閉柜門，用鑰匙鎖好。2.取出郵件員工憑鑰匙打開郵件存取柜柜門。取出所需郵件、文件等物品后，關閉柜門，鎖好鑰匙。郵件存取柜的維護與管理定期檢查1.行政部門定期對郵件存取柜進行檢查，檢查內容包括柜門、鎖具、內部結構等是否完好，是否存在安全隱患。2.對于檢查中發現的問題，行政部門應及時安排維修或更換，確保郵件存取柜正常使用。清潔消毒1.行政部門定期對郵件存取柜進行清潔消毒，特別是在傳染病高發季節，應增加清潔消毒頻次，保障員工健康安全。2.清潔消毒時，應使用符合衛生標準的清潔用品，避免對郵件存取柜造成損壞。故障維修1.員工在使用郵件存取柜過程中如發現故障，應及時向行政部門報告。行政部門接到報告后，應及時安排維修人員進行維修。2.對于因人為原因造成的郵件存取柜損壞，由責任人負責維修或照價賠償。安全管理安全防范措施1.郵件存取柜區域應安裝監控設備，確保24小時監控無死角，保障郵件存放安全。2.郵件存取柜區域應設置門禁系統，只有授權人員才能進入，防止無關人員進入該區域。3.定期對郵件存取柜區域進行安全檢查，及時發現并消除安全隱患。應急處理1.如遇火災、地震等緊急情況，員工應按照公司應急預案的要求，迅速撤離郵件存取柜區域，并確保個人安全。2.事后，行政部門應及時對郵件存取柜及內部存放的郵件、文件等進行清查，如有損失，應及時報告并采取相應的補救措施。違規處理違規行為1.未按規定使用郵件存取柜，如存放危險物品、私人財物等。2.私自轉借郵件存取柜鑰匙或占用他人郵件存取柜。3.故意損壞郵件存取柜或不配合維修工作。4.違反郵件存取時間規定，擅自更改或延長存取時間。處理措施1.對于首次違規的員工，行政部門將給予口頭警告，并責令其立即改正。2.對于多次違規或情節嚴重的員工，行政部門將視情節輕重給予書面警告、罰款、取消郵件存取柜使用資格等處罰，并將處罰結果在公司內部進行通報。3.如因違規行為導致公司郵件、文件等丟失或損壞的，責任人應照價賠償，并承擔相應的法律責