酒店籌備期管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規范酒店籌備期的各項工作流程，確保酒店能夠順利開業并高效運營，明確各部門及人員的職責與權限，保障酒店籌備工作的有序進行，為酒店正式營業奠定堅實基礎。（二）適用范圍本制度適用于酒店籌備期間所有參與籌備工作的部門及人員，包括但不限于籌備組工作人員、各專業承包商、供應商等。（三）基本原則1.計劃性原則：各項籌備工作應根據酒店開業計劃制定詳細的工作計劃，并嚴格按照計劃執行。2.責任明確原則：明確各部門及人員在籌備工作中的職責，做到責任到人，避免推諉扯皮。3.質量第一原則：在籌備過程中，要確保各項工作達到高質量標準，為酒店開業后的運營提供良好保障。4.成本控制原則：合理控制籌備成本，確保資源的有效利用，避免浪費。二、組織架構與職責（一）籌備領導小組1.組成：由酒店投資方代表、總經理、副總經理及各部門負責人組成。2.職責：全面領導酒店籌備工作，制定籌備工作的總體方針和戰略規劃。協調各部門之間的工作關系，解決籌備過程中的重大問題。審核籌備工作計劃、預算及重要決策。（二）籌備工作小組1.工程技術組組成：由工程總監、各專業工程師等組成。職責：負責酒店工程建設項目的規劃、設計、施工管理等工作。確保工程質量、進度符合要求，控制工程成本。組織工程驗收，辦理相關工程手續。2.運營籌備組組成：由運營總監、各部門經理及主管等組成。職責：制定酒店開業前的運營籌備計劃，包括人員招聘與培訓、物資采購、市場推廣、服務流程設計等。負責各部門的籌備工作，確保各項運營準備工作就緒。組織開業前的模擬運營，發現并解決存在的問題。3.財務管理組組成：由財務總監、財務經理及相關會計人員組成。職責：制定酒店籌備期財務預算，監控預算執行情況。負責資金籌集與管理，確保籌備資金的合理使用。進行成本核算與控制，審核各項費用支出。建立財務管理制度，進行財務報表編制與分析。4.行政后勤組組成：由行政總監、行政專員等組成。職責：負責酒店籌備期間的行政事務管理，包括辦公設施設備采購、文件管理、證照辦理等。建立酒店后勤保障體系，確保員工生活、工作環境的正常運轉。負責酒店安全保衛工作，制定安全管理制度并組織實施。（三）各部門職責1.前廳部負責酒店接待區域的設計與裝修規劃，包括前臺、大堂等。制定前廳部各項規章制度、工作流程和服務標準。參與人員招聘與培訓，負責員工制服及相關辦公用品的配備。2.客房部負責客房區域的設計與裝修監督，確保客房設施符合標準。制定客房部清潔衛生標準、客房服務流程等。組織客房用品的采購與配置，培訓客房服務人員。3.餐飲部規劃餐飲區域布局，包括餐廳、廚房等的設計與裝修。制定餐飲部菜品菜單、服務標準、成本控制方案等。負責餐飲原材料供應商的篩選與采購管理，組織廚師及服務人員培訓。4.市場營銷部制定酒店市場推廣策略和營銷計劃，提高酒店知名度和市場占有率。進行市場調研，分析競爭對手，為酒店定位提供依據。負責酒店品牌形象設計與宣傳資料制作，組織開展營銷活動。5.人力資源部根據酒店籌備計劃，制定人力資源規劃和招聘方案。組織員工招聘、面試、錄用等工作，建立員工檔案。開展員工培訓與發展工作，制定培訓計劃并組織實施。建立績效考核體系，負責員工薪酬福利、勞動關系管理等。6.財務部編制酒店籌備期財務預算，進行成本費用核算與控制。負責資金籌集、資金管理和財務報表編制與分析。制定財務管理制度和財務審批流程，審核各項費用支出。7.工程部負責酒店工程建設項目的技術管理和施工監督。制定工程質量標準、施工安全規范，確保工程按時交付使用。組織工程驗收，辦理工程竣工結算和移交手續。8.采購部根據酒店籌備需要，制定物資采購計劃。負責各類物資的采購工作，包括設備、用品、原材料等。篩選供應商，建立供應商檔案，進行采購成本控制。9.行政部負責酒店籌備期間的行政事務管理，包括辦公場地租賃、辦公設備采購等。制定行政管理制度，辦理酒店相關證照，組織行政后勤服務保障工作。負責酒店文件管理、會議組織、車輛管理等工作。三、籌備工作計劃與流程（一）籌備工作計劃制定1.籌備領導小組根據酒店開業時間要求，組織各部門制定詳細的籌備工作計劃。2.籌備工作計劃應包括工作目標、工作任務、責任人、時間節點、質量標準等內容。3.各部門籌備工作計劃經籌備領導小組審核通過后執行，并報投資方備案。（二）籌備工作流程1.項目規劃與設計階段籌備領導小組會同專業顧問團隊，對酒店進行整體規劃和功能布局設計。確定酒店的檔次定位、經營規模、設施設備配置等要求，并形成設計任務書。招標選擇設計單位，簽訂設計合同，監督設計進度和質量。2.工程建設階段工程部根據設計方案組織工程施工招標，選擇施工單位，簽訂施工合同。負責工程施工現場管理，協調施工各方關系，確保工程按計劃推進。嚴格控制工程質量、進度和成本，定期進行工程進度檢查和質量驗收。組織工程變更管理，及時解決施工過程中出現的問題。3.運營籌備階段人員招聘與培訓人力資源部根據各部門崗位需求，制定招聘計劃并組織實施。開展員工培訓工作，包括新員工入職培訓、崗位技能培訓、服務意識培訓等。培訓結束后進行考核評估，確保員工具備上崗能力。物資采購與配置采購部根據物資采購計劃，進行設備、用品、原材料等的采購工作。對采購物資進行驗收、入庫管理，確保物資質量和數量符合要求。按照各部門需求，將物資合理配置到相應崗位和區域。市場推廣與營銷籌備市場營銷部制定市場推廣策略和營銷計劃，明確目標客戶群體和營銷渠道。設計酒店品牌形象，制作宣傳資料，開展市場宣傳活動。建立預訂系統，與旅行社、在線旅游平臺等合作，進行市場推廣和客戶預訂工作。服務流程設計與優化運營籌備組組織各部門制定服務流程和操作規范，明確服務標準和質量要求。開展服務流程培訓和模擬演練，確保員工熟悉服務流程和操作規范。根據模擬演練情況，對服務流程進行優化和完善。4.開業籌備階段組織開業前的全面檢查，包括工程驗收、設備調試、物資準備、人員培訓等方面。制定開業典禮方案，組織開業典禮活動，邀請嘉賓及媒體參加。開業前進行試運營，對試運營過程中發現的問題及時整改，確保正式開業順利進行。四、工程管理（一）工程建設管理1.工程部應按照工程建設計劃，嚴格控制工程進度，確保工程按時交付使用。2.建立工程質量管理制度，加強對施工單位的質量管理，定期進行質量檢查和驗收。3.督促施工單位嚴格按照設計要求和施工規范進行施工，確保工程質量符合標準。4.協調工程建設過程中的各方關系，及時解決施工過程中出現的問題，保障工程順利進行。（二）工程變更管理1.工程變更應遵循必要性、合理性和經濟性原則，由工程部提出變更申請。2.變更申請需經籌備領導小組審核批準后實施，并及時調整工程預算和進度計劃。3.工程部應跟蹤工程變更的實施情況，確保變更后的工程質量和進度不受影響。（三）工程驗收管理1.工程竣工后，工程部應組織相關部門進行工程驗收。2.驗收內容包括工程質量、設備運行、資料歸檔等方面，確保工程符合設計要求和相關標準。3.對驗收中發現的問題，施工單位應及時整改，整改完成后進行復查，直至驗收合格。4.工程驗收合格后，辦理工程竣工結算和移交手續，將工程正式交付使用部門。五、物資采購管理（一）采購計劃制定1.采購部應根據酒店籌備工作計劃和各部門需求，制定物資采購計劃。2.采購計劃應明確物資名稱、規格型號、數量、質量要求、采購時間等內容。3.采購計劃經相關部門審核后報籌備領導小組批準執行。（二）供應商選擇與管理1.建立供應商評估體系，對供應商的資質、信譽、產品質量、價格等進行評估。2.通過招標、詢價、談判等方式選擇合格供應商，簽訂采購合同。3.定期對供應商進行考核，根據考核結果調整合作關系，確保供應商提供優質的產品和服務。（三）采購流程控制1.采購人員應按照采購計劃進行采購，嚴格執行采購審批流程。2.采購過程中應與供應商保持密切溝通，確保物資按時、按質、按量供應。3.對采購物資進行驗收，驗收合格后方可辦理入庫手續。4.建立采購檔案，記錄采購過程中的相關信息，包括采購合同、訂單、驗收報告等。六、人力資源管理（一）人員招聘1.人力資源部根據酒店籌備需要，制定人員招聘計劃，明確招聘崗位、人數、任職要求等。2.通過多種渠道進行人員招聘，包括招聘網站、招聘會、內部推薦、獵頭公司等。3.對應聘人員進行資格審查、面試、筆試、背景調查等環節，確保招聘人員符合崗位要求。4.辦理新員工入職手續，簽訂勞動合同，建立員工檔案。（二）員工培訓1.制定員工培訓計劃，根據不同崗位和員工需求，確定培訓內容和方式。2.組織開展新員工入職培訓，使新員工了解酒店基本情況、規章制度、服務流程等。3.進行崗位技能培訓，提高員工的專業技能水平，確保員工能夠勝任工作崗位。4.開展服務意識培訓、企業文化培訓等，提升員工的綜合素質和團隊凝聚力。5.定期對培訓效果進行評估，根據評估結果調整培訓計劃和內容。（三）績效考核1.建立績效考核體系，制定績效考核指標和標準。2.定期對員工進行績效考核，考核結果作為員工薪酬調整、晉升、獎勵、懲罰的依據。3.與員工進行績效溝通，反饋考核結果，幫助員工發現問題并制定改進計劃。4.根據績效考核情況，對表現優秀的員工進行表彰和獎勵，對不符合要求的員工進行培訓、調崗或辭退處理。（四）薪酬福利管理1.制定酒店薪酬福利制度，明確薪酬結構、計算方法、福利待遇等。2.根據員工崗位、績效等情況確定員工薪酬水平，按時發放工資和獎金。3.為員工繳納社會保險、住房公積金等法定福利，提供其他福利項目，如帶薪年假、節日福利等。4.定期對薪酬福利制度進行評估和調整，確保其合理性和競爭力。（五）勞動關系管理1.依法與員工簽訂勞動合同，明確雙方權利和義務。2.處理員工勞動糾紛，維護員工合法權益，同時確保酒店正常運營秩序。3.辦理員工離職手續，做好離職交接工作，對離職員工進行離職面談和滿意度調查。七、財務管理（一）預算管理1.財務部根據酒店籌備工作計劃和目標，編制籌備期財務預算。2.財務預算包括收入預算、成本預算、費用預算等，應明確各項預算指標和編制依據。3.籌備領導小組審核財務預算，經投資方批準后執行。4.定期對預算執行情況進行監控和分析，及時發現偏差并采取措施進行調整。（二）資金管理1.制定資金籌集計劃，根據酒店籌備需要合理籌集資金，確保資金供應。2.加強資金管理，優化資金配置，提高資金使用效率。3.嚴格控制資金支出，執行資金審批流程，確保資金使用合規、合理。4.定期進行資金盤點，保證資金安全。（三）成本費用控制1.建立成本費用核算體系，對酒店籌備期間的各項成本費用進行核算和分析。2.制定成本費用控制措施，加強采購成本、工程成本、人力成本等的控制。3.審核各項費用支出，杜絕不合理開支，確保成本費用控制在預算范圍內。（四）財務報表與分析1.按照財務制度規定，定期編制財務報表，包括資產負債表、利潤表、現金流量表等。2.對財務報表進行分析，提供財務數據和分析報告，為籌備領導小組決策提供依據。3.通過財務分析，評估酒店籌備期的財務狀況和經營成果，發現問題并提出改進建議。八、行政后勤管理（一）行政管理1.負責酒店籌備期間的辦公場地租賃、裝修及辦公設備采購等工作。2.制定行政管理制度，規范文件管理、會議組織、印章管理等工作流程。3.辦理酒店相關證照，如營業執照、稅務登記證、衛生許可證等。4.組織行政后勤服務保障工作，包括辦公用品采購、車輛管理、環境衛生維護等。（二）安全保衛管理1.制定酒店安全保衛制度，明確安全保衛職責和工作流程。2.組織安全保衛人員培訓，提高安全保衛意識和應急處置能力。3.加強酒店安全防范措施，包括門禁管理、監控系統設置、巡邏檢查等。4.制定應急預案，定期組織演練，確保在突發事件發生時能夠迅速響應和處理。九、溝通與協調（一）內部溝通機制1.建立定期的籌備工作會議制度，由籌備領導小組主持，各部門匯報工作進展情況，協調解決存在的問題。2.加強部門之間的日常溝通與協作，通過工作聯系單、電子郵件、即時通訊工具等方式及時傳遞信息。3.鼓勵員工積極提出合理化建議，對在籌備工作中表現突出的部門和個人進行表彰和獎勵。（二）外部溝通協調1.加強與政府相關部門的溝通協調，